Hvordan fastlægger jeg leveringen af pasdata i min indkøbskontrakt?

Fastlæg hvem der leverer hvilke pasportdata, og hvornår

Du fastlægger leveringen af pasportdata ved i indkøbskontrakten at beskrive hvilken part der leverer hvilke data, i hvilken form, og fra hvilket tidspunkt denne forpligtelse træder i kraft. Det stemmer overens med ESPR's struktur: en markedsaktør, der er del af forsyningskæden, skal videregive korrekt og fuldstændig information til den part, der længere nede i kæden sammensætter produktpassportet (artikel 38 i forordning (EU) 2024/1781). For en madrasprodukent eller -importør betyder det i praksis, at dine egne leverandører — af skum, tekstiler, fjedre til lim og belægninger — skal levere grunddata om materialer og herkomst. En indkøbskontrakt er det sted, hvor denne levering bliver praktisk og bindende: ikke som et løst løfte, men som en kontraktlig forpligtelse med en form, et tidspunkt og en ansvarlig.

For leverandører og importører, ikke for opbygningen af selve pasportet

Disse aftaler handler om forholdet mellem en indkøbende part og den leverandør, producent eller importør, der leverer kildedataene. De handler ikke om, hvordan pasportet ser ud indholdsmæssigt, hvilket dataformat der er obligatorisk, eller hvilke felter der præcis er obligatoriske — det bestemmes pr. produktgruppe i en delegeret handeling og påhviler den platform, der sammensætter og hoster pasportet. Sondringen er relevant: en indkøbskontrakt regulerer datalevering mellem kommercielle parter, mens pasportets juridiske indhold er et separat lag. Det er også vigtigt at bemærke, at forpligtelsen i artikel 38 retter sig mod aktører i forsyningskæden generelt, mens artikel 29 specifikt vedrører importører: de skal blandt andet kontrollere, at producenten har udarbejdet pasportet, og skal opbevare og holde dokumentation tilgængelig. For en part, der selv importerer, er det derfor afgørende at præcisere i indkøbskontrakten med den udenlandske producent, hvem der bærer hvilket aspekt af denne forpligtelse.

Ingen fast dato, men et fastlagt kader

Hvornår disse forpligtelser konkret kommer til at gælde for madrasser, er endnu ikke fastsat. ESPR selv er gældende, men forpligtelsen til faktisk at føre et digitalt produktpasport for en specifik produktgruppe som madrasser opstår først med en delegeret handeling for den pågældende produktgruppe. I henhold til ESPR's arbejdsplan for perioden 2025-2030 forventes den delegerede handeling for madrasser i 2028, men det er en planlægning og ingen fastsat dato. Når handlingen er offentliggjort, vil den præcise dato blive angivet her. Indtil da er det imidlertid fastslået, at forpligtelsen for aktører i forsyningskæden til at videregive korrekt information (artikel 38) og forpligtelserne for importører (artikel 29) allerede er indeholdt i forordningen — det er således ikke et helt nyt system, der skal skabes, men et kader, hvis ikrafttrædelsesdato for madrasser endnu skal fastsættes.

Sådan tackler du det kontraktligt

Den rækkefølge, hvor dette normalt håndteres, begynder med at kortlægge egen forsyningskæde: hvilken leverandør leverer hvilket materiale eller komponent, og hvem af dem har de oplysninger, der senere vil være nødvendige for passettet (materialesammensætning, oprindelse, eventuelle stoffer af concern). Derefter beskrives det i indkøbskontrakten, HVILKE oplysninger der leveres, i hvilket format eller via hvilket system, og på hvilket tidspunkt — for eksempel ved hver levering, ved ændring af en receptur, eller på første anmodning. Derefter er det sædvanligt at fastlægge, hvem der er ansvarlig for korrekthed af de leverede oplysninger, og hvem der sørger for opdateringen, hvis en sammensætning ændres, da et passet, der ikke opdateres, mister sin værdi. Et fjerde punkt er ansvarsfordelingen ved forkerte eller manglende oplysninger: hvad der sker, hvis en leverandør ikke, for sent eller forkert leverer data, og hvem der bærer konsekvenserne heraf over for slutbrugeren eller tilsynsmyndigheden. Endelig er det relevant for importører at optage en opbevarings- og stilles-til-rådighed-aftale i kontrakten med fabrikanten, da importøren selv er forpligtet til at opbevare dokumentation og på anmodning vise den (artikel 29) — denne verpligtelse er lettere at opfylde, hvis de underliggende data er kontraktligt allerede krævet fra fabrikanten.

Hvad dette er baseret på: artikel 38 og artikel 29 i ESPR

Forpligtelsen til at give korrekte og fuldstændige oplysninger til næste part i kæden følger af artikel 38 i Forordning (EU) 2024/1781, som opstiller krav til aktører i forsyningskæden. De supplerende forpligtelser for importører — herunder kontrol og opbevaring af dokumentation — følger af artikel 29 i samme forordning. Begge artikler danner sammen det juridiske grundlag for, at disse aftaler hører hjemme i en indkøbskontrakt: forordningen placerer forpligtelsen hos markedsaktørerne selv, og kontrakten er det instrument, hvormed denne forpligtelse praktisk gennemføres mellem kommercielle parter.

Hvis du allerede arbejder med leverandører, kan du allerede nu kortlægge egen forsyningskæde og ved næste kontraktgennemgang optage et afsnit om datalevering langs de ovennævnte punkter — så du ikke skal udsende henvendelser under tidspres, når den delegerede handling for matrasser er offentliggjort.