Hur reglerar jag leveransen av passdata i mitt inköpskontrakt?

Fastställ vem som levererar vilka paspoertsuppgifter och när

Du fastställer leveransen av paspoertsuppgifter genom att beskriva i inköpskontraktet vilken part som levererar vilka uppgifter, i vilken form och från vilket moment denna skyldighet gäller. Detta följer ramverket för ESPR: en aktör på marknaden som är del av leveranskedjan måste lämna korrekt och fullständig information till den part som längre fram i kedjan sammanställer produktpasset (artikel 38 i Förordning (EU) 2024/1781). För en madrakssfabrikant eller importör innebär detta i praktiken att deras egna leverantörer — av skum, textilier, fjädrar, lim och beläggningar — måste leverera grundläggande uppgifter om material och ursprung. Ett inköpskontrakt är stället där denna leverans blir praktisk och verkställbar: inte som ett löst löfte, utan som en avtalsrättslig förpliktelse med en form, ett moment och en ansvarig part.

För leverantörer och importörer, inte för själva passouppbyggnaden

Dessa avtal gäller relationen mellan en inköpande part och leverantören, tillverkaren eller importören som levererar källuppgifterna. De handlar inte om hur paspoertet ser ut innehållsmässigt, vilket dataformat som är obligatoriskt eller vilka fält som exakt är obligatoriska — det bestäms per produktgrupp i en delegerad handling och är en angelägenhet för den plattform som sammanställer och hanterar paspoertet. Denna skillnad är relevant: ett inköpskontrakt reglerar leveransen av uppgifter mellan kommersiella parter, medan paspoertets lagliga innehål är ett separat lager. Det är också viktigt att notera att skyldigheten i artikel 38 riktar sig till aktörer i leveranskedjan i allmänhet, medan artikel 29 specifikt avser importörer: de måste bland annat kontrollera att tillverkaren har upprättat paspoertet och bevara och hålla dokumentation tillgänglig. För en part som själv är importör är det därför viktigt att i inköpskontraktet med den utländska tillverkaren uttryckligen göra klart vem som bär vilken del av denna skyldighet.

Ingen fast datum, men ett etablerat ramverk

Det är ännu oklart när dessa skyldigheter konkret kommer att gälla för madrasser. ESPR själv är i kraft, men skyldigheten att faktiskt föra ett digitalt produktpass för en specifik produktgrupp som madrasser uppstår först genom en delegerad handling för denna produktgrupp. Enligt ESPR:s verkplan för perioden 2025–2030 förväntas denna delegerade handling för madrasser 2028, men detta är en planering och ingen fastställd datum. Så snart handlingen är publicerad kommer det exakta datumet att anges här. Tills dess är det fastställt att skyldigheten för aktörer i leveranskedjan att lämna korrekt information (artikel 38) och skyldigheterna för importörer (artikel 29) redan är inkluderade i förordningen — det handlar alltså inte om ett nytt system som måste konstrueras, utan om ett ramverk vars ikraftträdandedatum för madrasser ännu måste fastställas.

Så hanterar du det avtalsrättsligt

Ordningen i vilken detta vanligtvis hanteras börjar med att kartlägga den egna leverantörskedjan: vilken leverantör som levererar vilket material eller vilken komponent, och vilka av dem som innehar de uppgifter som senare kommer att behövas för passet (materialsammansättning, ursprung, eventuella ämnen av oro). Därefter beskrivs det i inköpskontraktet vilka uppgifter som levereras, i vilket format eller via vilket system, och vid vilket tillfälle — till exempel vid varje leverans, vid ändring av en receptur, eller på första begäran. Sedan är det vanligt att fastslå vem som är ansvarig för riktigheten av de levererade uppgifterna och vem som ser till att det uppdateras när en sammansättning ändras, för ett pass som inte uppdateras förlorar sitt värde. En fjärde punkt är ansvarsfördelningen vid felaktiga eller saknade uppgifter: vad som händer om en leverantör inte levererar data, levererar den för sent eller felaktigt, och vem som bär följderna av detta gentemot slutanvändaren eller tillsynsmyndigheten. Slutligen är det relevant för importörer att inkludera en lagrings- och tillgänglighetsöverenskommelse i kontraktet med tillverkaren, eftersom importören själv är skyldig att lagra dokumentation och visa det på begäran (artikel 29) — denna skyldighet är lättare att uppfylla om de underliggande uppgifterna redan är kontraktsmässigt fordrande från tillverkaren.

Det här bygger på: artikel 38 och artikel 29 i ESPR

Skyldigheten att lämna korrekt och fullständig information till nästa part i kedjan följer av artikel 38 i förordning (EU) 2024/1781, som ställer krav på aktörer i leverantörskedjan. De kompletterande skyldigheterna för importörer — inklusive att kontrollera och lagra dokumentation — följer av artikel 29 i samma förordning. Båda artiklarna utgör tillsammans den juridiska grunden för varför dessa överenskommelser hör hemma i ett inköpskontrakt: förordningen lägger skyldigheten på marknadsaktörerna själva, och kontraktet är det instrument genom vilket denna skyldighet praktiskt genomförs mellan kommersiella parter.

Den som redan arbetar med leverantörer kan redan nu kartlägga sin egen leverantörskedja och vid nästa kontraktsöversyn ta in ett avsnitt om datatoleverans enligt de punkter som nämnts ovan — så att det inte behöver omhändertas under tidsbrist när den delegerade handlingen för matrasser publiceras.

Vad detta är baserat på

Förordningen själv finns på EUR-Lex. Vi hänvisar för varje påstående; ni behöver inte tro oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Ungdom som köper madrasser från en tillverkare eller importör och själv måste sammanställa ett pass för dem är beroende av de uppgifter som leverantören tillhandahåller. ESPR fastlägger därför inte bara hos tillverkaren utan hos alla aktörer i försörjningskedjan en roll när det gäller att tillhandahålla information.

Aktörer i försörjningskedjan tillhandahåller information

Artikel 38 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) fastslår att aktörer i försörjningskedjan ska tillhandahålla den information som är nödvändig för att uppfylla kraven i förordningen. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta i praktiken att en skumleverantör, en fjädertillverkare eller en möbelstoppare inte utan vidare får vara tyst när frågor ställs om sammansättning, ursprung eller materialuppgifter. Det ger ingen färdig lista över vad exakt som måste levereras — det följer av den delegerade handlingen per produktkategori — men det fastlägger väl skyldigheten att informationen ska tillhandahållas. Vilka uppgifter det praktiskt taget handlar om läser du i vilka uppgifter du måste begära från din madrassleverantör.

Importörer har ett tilläggande ansvar

Den som hämtar madrasser eller delar av dem från utanför EU får genom artikel 29 i ESPR en särskild ställning. En importör uppträder i kedjan som den som för produkten in på den europeiska marknaden, och därmed hamnar en del av det ansvar som normalt skulle ligga hos tillverkaren på honom. För ett medelstort företag som importerar madrasser eller madrassdelar innebär detta att avtal med den utländska leverantören om leverans av uppgifter inte är utan förpliktelse — importören står själv för det om uppgifterna saknas eller inte är korrekta. Vad detta konkret innebär vid import från utanför EU är utarbetat på vad produktpasset innebär vid import från utanför Europeiska unionen.

Där det går fel i praktiken

I praktiken hakar inköpsrelationer på ett antal återkommande punkter.

En första situation är leverantören som väl levererar madrassdelar men inte automatiskt skickar med motsvarande materialuppgifter. Köparen upptäcker detta ofta först när passet måste sammanställas, och då är efterlevering ofta långsammare än planerat.

En andra situation är leverantören som levererar uppgifter men i en form som inte motsvarar vad passet behöver — till exempel ett produktblad i stället för strukturerad data. Det tar tid att bearbeta och innebär risk för fel.

En tredje situation uppstår när madrasser består av delar från olika leverantörer i försörjningskedjan: skumkärnan från den ena, fjädern från den andra. Utan tydligt avtal om vem som levererar vad uppstår ett gap mellan dessa två leverantörer där ingen känner sig ansvarig. Hur det sammanförs i passet är beskrivet på hur du kombinerar uppgifter från olika leverantörer av skum och fjäder i ett pass.

En fjärde situation är en byte av leverantör mitt i en produktlinje. Passet för en redan såld madras måste fortsätta att stämma, även om tillverkaren nu köper från en annan skumleverantör. Utan fastlagda avtal om arkivering av gamla uppgifter går den informationen ibland förlorad när relationen med den gamla leverantören slutar.

En femte situation är leverantören som levererar uppgifter som vid kontroll visar sig inte vara korrekta. Utan avtalssamtal om ansvar och reparation är frågan vem som rättar till det helt öppen när det går snett.

Vad du kan dokumentera

Ett inköpskontrakt kan fastlägga ett antal saker som förhindrar denna typ av situationer eller i alla fall gör dem hanterbara:

En leveransskyldighet för passupp gifter, med en beskrivning av vilka uppgifter det är och i vilket format de levereras. En utgångspunkt för den beskrivningen erbjuds vilka uppgifter du måste begära från din madrassleverantör.
En leveranstidpunkt, kopplad till leveransen av själva den fysiska produkten, så att uppgifterna inte behöver efterfrågas separat senare.
En överenskommelse om formatet, så att data kan överföras direkt till passet utan manuell bearbetning.
En ansvars- eller rättelseklausul för det fall uppgifterna senare visar sig vara felaktiga. Hur du själv kan kontrollera denna korrekthet framgår av hur du kan kontrollera din leverantörs uppgifter på korrekthet.
En bevarandeöverenskommelse för situationen där leverantören byts ut, så att historiska uppgifter förblir tillgängliga för pass för redan levererade madrasser. Detta ansluter till frågan om produktpasset förblir korrekt om du byter leverantör av madrasmaterial.
En sekretessöverenskommelse, för leverantörer som är återhållsamma med att dela sammanställningsuppgifter eftersom dessa betraktas som affärskänsliga. Ett sekretessavtal kan erbjuda en lösning här; se om du med din leverantör kan komma överens om en sekretessförklaring angående uppgifterna för passet.
En eskalationsöverenkommelse för det fall en leverantör trots avtalsliga överenskommelser inte tillhandahåller uppgifterna, med en hänvisning till de steg som sedan måste tas — se vad du kan göra om din leverantör inte tillhandahåller uppgifterna.

Dessa punkter utgör tillsammans varken en uttömmande lista eller juridisk rådgivning, utan en praktisk utgångspunkt för att föra samtalet med en leverantör eller din egen jurist. För företag som fortfarande utreder om deras madrasser över huvud taget omfattas av dessa regler är det först den fråga som måste besvaras på om det digitala produktpasset gäller för dina madrasser.

Detta är ingen juridisk rådgivning. Denna sida ger allmän information om den reglering som denna plattform behandlar. Vi känner inte till er situation. Om ni är osäker på er egen situation rådgör ni en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten.

Skriven med AI baserat på källorna ovan, kontrollerad av människa den 2026-08-22. Stämmer något inte? Berätta — rättelser prioriteras.