Wie dokumentiere ich die Bereitstellung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag?

Legen Sie fest, wer welche Passdaten liefert und wann

Die Lieferung von Passdaten legen Sie fest, indem Sie in Ihrem Kaufvertrag beschreiben, welche Partei welche Daten liefert, in welcher Form und ab welchem Zeitpunkt diese Verpflichtung gilt. Dies entspricht dem Ansatz der ESPR: Ein Marktakteur, der Teil der Lieferkette ist, muss korrekte und vollständige Informationen an die Partei weitergeben, die weiter unten in der Kette den Produktpass zusammenstellt (Artikel 38 der Verordnung (EU) 2024/1781). Für einen Matratzenhersteller oder -importeur bedeutet dies in der Praxis, dass die eigenen Lieferanten — von Schaum, Textilien, Federn bis hin zu Klebstoffen und Beschichtungen — die Basisdaten über Materialien und Herkunft liefern müssen. Ein Kaufvertrag ist der Ort, an dem diese Lieferung praktisch und durchsetzbar gemacht wird: nicht als lockere Zusage, sondern als vertragliche Verpflichtung mit einer Form, einem Zeitpunkt und einem Verantwortlichen.

Für Lieferanten und Importeure, nicht für den Aufbau des Passes selbst

Diese Vereinbarungen regeln das Verhältnis zwischen einer einkaufenden Partei und dem Lieferanten, Hersteller oder Importeur, der die Rohdaten liefert. Sie regeln nicht, wie der Pass inhaltlich aussieht, welches Datenformat vorgeschrieben ist oder welche Felder genau erforderlich sind — das wird pro Produktgruppe in einer delegierten Handlung festgelegt und liegt in der Verantwortung der Plattform, die den Pass zusammenstellt und hostet. Diese Unterscheidung ist relevant: Ein Kaufvertrag regelt die Datenbeschaffung zwischen kommerziellen Akteuren, während der rechtliche Inhalt des Passes eine separate Ebene ist. Wichtig ist auch, dass die Verpflichtung aus Artikel 38 sich an Akteure in der Lieferkette allgemein richtet, während Artikel 29 speziell auf Importeure abzielt: Sie müssen unter anderem überprüfen, dass der Hersteller den Pass erstellt hat, und Dokumentation bewahren und zur Verfügung stellen. Für eine Partei, die selbst importiert, ist es daher wichtig, im Kaufvertrag mit dem ausländischen Hersteller ausdrücklich festzulegen, wer welchen Teil dieser Verpflichtung trägt.

Kein festes Datum, aber ein etablierter Rahmen

Wann diese Verpflichtungen konkret für Matratzen gelten werden, steht noch nicht fest. Die ESPR selbst ist in Kraft, aber die Verpflichtung, für eine spezifische Produktgruppe wie Matratzen tatsächlich einen digitalen Produktpass zu führen, entsteht erst durch eine delegierte Handlung für diese Produktgruppe. Nach dem ESPR-Arbeitsplan für den Zeitraum 2025-2030 wird die delegierte Handlung für Matratzen 2028 erwartet, doch dies ist eine Planung und kein festgelegtes Datum. Sobald die Handlung veröffentlicht ist, wird hier das genaue Datum angegeben. Bis dahin ist jedoch festgehalten, dass die Verpflichtung für Akteure in der Lieferkette, korrekte Informationen weiterzugeben (Artikel 38) und die Verpflichtungen für Importeure (Artikel 29) bereits in der Verordnung enthalten sind — es ist also kein neu zu erfindenes System, sondern ein Rahmen, dessen Geltungsdatum für Matratzen noch festgestellt werden muss.

So gehen Sie vertraglich vor

Die Reihenfolge, in der dies üblicherweise angegangen wird, beginnt mit der Kartierung der eigenen Lieferkette: Welcher Lieferant liefert welches Material oder Bauteil, und wer von ihnen verfügt über die Daten, die später für das Datenblatt erforderlich sind (Materialzusammensetzung, Herkunft, gegebenenfalls Stoffe von Bedenken). Anschließend wird im Einkaufsvertrag beschrieben, WELCHE Daten geliefert werden, in welchem Format oder über welches System und zu welchem Zeitpunkt — beispielsweise bei jeder Lieferung, bei Änderung einer Rezeptur oder auf erste Anfrage. Danach ist es üblich festzulegen, wer für die Richtigkeit der gelieferten Daten verantwortlich ist und wer für die Aktualisierung sorgt, wenn sich eine Zusammensetzung ändert, denn ein Datenblatt, das nicht aktualisiert wird, verliert seinen Wert. Ein vierter Punkt ist die Haftungsverteilung bei falschen oder fehlenden Daten: Was passiert, wenn ein Lieferant Daten nicht, zu spät oder falsch liefert, und wer trägt die Folgen gegenüber dem Endabnehmer oder der Aufsichtsbehörde. Schließlich ist es für Importeure relevant, im Vertrag mit dem Hersteller eine Aufbewahrungs- und Bereitstellungsvereinbarung aufzunehmen, da der Importeur selbst verpflichtet ist, Dokumentation zu bewahren und auf Anfrage vorzulegen (Artikel 29) — diese Verpflichtung lässt sich leichter erfüllen, wenn die zugrunde liegenden Daten vertraglich bereits vom Hersteller angefordert worden sind.

Worauf dies basiert: Artikel 38 und Artikel 29 der ESPR

Die Verpflichtung, richtige und vollständige Informationen an die nächste Partei in der Kette weiterzugeben, ergibt sich aus Artikel 38 der Verordnung (EU) 2024/1781, die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette stellt. Die zusätzlichen Verpflichtungen für Importeure — einschließlich der Überprüfung und Aufbewahrung von Dokumentation — ergeben sich aus Artikel 29 derselben Verordnung. Beide Artikel bilden zusammen die rechtliche Grundlage, warum diese Vereinbarungen in einen Einkaufsvertrag gehören: Die Verordnung legt die Verpflichtung bei den Marktakteuren selbst, und der Vertrag ist das Instrument, mit dem diese Verpflichtung zwischen kommerziellen Parteien praktisch umgesetzt wird.

Wer bereits mit Lieferanten arbeitet, kann die eigene Lieferkette bereits kartieren und bei der nächsten Vertragsüberprüfung einen Abschnitt über Datenlieferung entlang der oben genannten Punkte aufnehmen — damit nicht unter Zeitdruck nachgebessert werden muss, sobald die delegierte Handlung für Matratzen veröffentlicht ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Wer Matratzen bei einem Hersteller oder Importeur einkauft und selbst ein Passierstück davon zusammenstellen muss, ist auf die Daten angewiesen, die der Lieferant bereitstellt. Die ESPR legt daher nicht nur beim Hersteller, sondern bei allen Akteuren in der Lieferkette eine Rolle fest, wenn es um die Bereitstellung von Informationen geht.

Akteure in der Lieferkette stellen Informationen zur Verfügung

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) sieht vor, dass Akteure in der Lieferkette die Informationen bereitstellen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass ein Schaumstofflieferant, ein Federnhersteller oder ein Polsterer nicht einfach schweigen darf, wenn nach Zusammensetzung, Herkunft oder Materialdaten gefragt wird. Es bietet keine fertige Liste dessen, was genau geliefert werden muss — das ergibt sich aus der delegierten Rechtsakt pro Produktgruppe — aber es legt fest, dass die Informationen verfügbar sein müssen. Welche Daten das in der Praxis sind, können Sie in welche Daten Sie bei Ihrem Matratzenlieferant anfordern müssen.

Importeure haben eine zusätzliche Verantwortung

Wer Matratzen oder deren Komponenten von außerhalb der EU bezieht, erhält durch Artikel 29 der ESPR eine gesonderte Position. Ein Importeur tritt in der Kette als derjenige auf, der das Produkt auf den europäischen Markt bringt, und damit trägt er einen Teil der Verantwortung, der normalerweise beim Hersteller liegt. Für ein mittleres Unternehmen, das Matratzen oder Matratzenkomponenten importiert, bedeutet dies, dass Absprachen mit dem ausländischen Lieferanten über die Bereitstellung von Daten nicht unverbindlich sind — der Importeur haftet selbst, wenn die Daten fehlen oder nicht korrekt sind. Was dies konkret bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet, wird dargelegt auf was das Produktpassierstück bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

In der Praxis scheitern Einkaufsbeziehungen an einer Reihe immer wiederkehrender Punkte.

Eine erste Situation ist der Lieferant, der zwar Matratzenkomponenten liefert, aber die dazugehörigen Materialdaten nicht standardmäßig mitsendet. Der Einkäufer entdeckt dies oft erst dann, wenn das Passierstück zusammengestellt werden muss, und dann ist die Nachlieferung oft langsamer als geplant.

Eine zweite Situation ist der Lieferant, der Daten liefert, aber in einer Form, die nicht dem entspricht, was das Passierstück benötigt — zum Beispiel ein Produktblatt statt strukturierter Daten. Das kostet Zeit zur Überarbeitung und birgt das Risiko von Fehlern.

Eine dritte Situation entsteht bei Matratzen, die aus Komponenten verschiedener Zulieferer bestehen: der Schaumkern des einen, die Feder des anderen. Ohne klare Absprache darüber, wer was liefert, entsteht zwischen diesen beiden Lieferanten eine Lücke, für die sich niemand verantwortlich fühlt. Wie das im Passierstück zusammenkommt, ist beschrieben auf wie Sie Daten verschiedener Lieferanten von Schaum und Federn in einem Passierstück zusammenführen.

Eine vierte Situation ist ein Lieferantenwechsel in der Mitte einer Produktlinie. Das Passierstück einer bereits verkauften Matratze muss korrekt bleiben, auch wenn der Hersteller mittlerweile bei einem anderen Schaumstofflieferanten einkauft. Ohne festgelegte Absprachen über die Archivierung der alten Daten gehen diese Informationen manchmal verloren, wenn die Beziehung zum alten Lieferanten endet.

Eine fünfte Situation ist der Lieferant, der Daten liefert, die sich bei der Überprüfung als nicht korrekt erweisen. Ohne vertragliche Absprache über Haftung und Behebung bleibt völlig offen, wer das bei Fehlern korrigiert.

Was Sie festhalten können

Ein Kaufvertrag kann eine Reihe von Dingen festhalten, die solche Situationen verhindern oder zumindest handhabbar machen:

Eine Lieferverpflichtung für Passierstückdaten, mit einer Beschreibung, welche Daten das sind und in welchem Format sie geliefert werden. Ein Anhaltspunkt für diese Beschreibung bietet welche Daten Sie bei Ihrem Matratzenlieferant anfordern müssen.
Ein Zeitpunkt der Bereitstellung, gekoppelt an die Lieferung des physischen Produkts selbst, damit Daten nicht später separat angefordert werden müssen.
Eine Vereinbarung über das Format, damit Daten direkt in das Passdocument übernommen werden können, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.
Eine Haftungs- oder Korrekturbestimmung für den Fall, dass sich Daten später als fehlerhaft erweisen. Wie Sie diese Richtigkeit selbst überprüfen können, finden Sie unter wie Sie die Daten Ihres Lieferanten auf Richtigkeit überprüfen können.
Eine Aufbewahrungsvereinbarung für die Situation, in der der Lieferant gewechselt wird, damit historische Daten für Passdokumente von bereits gelieferten Matratzen verfügbar bleiben. Dies entspricht der Frage, ob das Produktpassdocument korrekt bleibt, wenn Sie einen anderen Lieferanten für Matratzenaterial nehmen.
Eine Geheimhaltungsvereinbarung, für Lieferanten, die zögerlich sind, Zusammensetzungsdaten auszutauschen, weil diese als geschäftssensibel angesehen werden. Eine NDA kann hier eine Lösung bieten; siehe ob Sie mit Ihrem Lieferanten eine Geheimhaltungserklärung über die Daten für das Passdocument vereinbaren können.
Eine Eskalationsvereinbarung für den Fall, dass ein Lieferant die Daten trotz vertraglicher Vereinbarungen nicht liefert, mit einem Verweis auf die danach zu ergreifenden Schritte — siehe was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.

Diese Punkte bilden zusammen weder eine vollständige Liste noch rechtliche Beratung, sondern einen praktischen Ausgangspunkt für ein Gespräch mit einem Lieferanten oder Ihrem eigenen Rechtsbeistand. Für Unternehmen, die zunächst überprüfen müssen, ob ihre Matratzen überhaupt unter diese Regeln fallen, ist dies zunächst die Frage, die beantwortet werden muss unter ob das digitale Produktpassdocument für Ihre Matratzen gilt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen über die Regelgeving, um die sich diese Plattform dreht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihren eigenen Fall konsultieren Sie einen Anwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI verfasst auf der Grundlage der obigen Quellen, überprüft durch einen Menschen am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.