Min leverantör levererar inte data — vad kan jag göra?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En madraffabrikant som sammanställer produktpasset är ansvarig för dess fullständighet och riktighet enligt artikel 27 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781). Det ansvaret ändras inte om en leverantör inte tillhandahåller de erforderliga uppgifterna, tillhandahåller dem för sent eller tillhandahåller dem ofullständigt. Samtidigt fastställer artikel 38 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) också en roll för aktörer i leverantörskedjan — alltså även för leverantören av skum, fjädring, textil eller andra komponenter — när det gäller att göra information tillgänglig som är nödvändig för passet. Vad detta innebär i praktiken för ett företag med 10 till 100 anställda kan delas upp i ett par delar.

Tillverkaren förblir ansvarig även när leverantören är tyst

En tillverkare som sätter madratser på marknaden kan inte gömma sig bakom en leverantör som inte svarar. Det är inte en fråga om ilska eller ovilja från en tillsynsmyndighets sida, utan en följd av hur ansvaret i artikel 27 i ESPR är utformat: det ligger på den som sätter produkten på marknaden. För ett medelstort företag innebär detta att frånvaron av data är ett problem som kräver åtgärd, och inte något vars följder automatiskt hamnar hos leverantören.

Leverantörer har själva också en roll

Artikel 38 i ESPR gör det klart att aktörer i leverantörskedjan är involverade i att göra produktinformation tillgänglig. Det ger en tillverkare grund för att begära uppgifter, och det ger också förfrågan vikt: det är inte bara en fråga av välvilja, utan något som passar in i hur kedjan är utformad i förordningen. I praktiken innebär detta att en begäran om uppgifter bäst görs specifik och skriftlig — vilka uppgifter och för vilket ändamål. Vilka data måste jag begära från min madrassleverantör? beskriver vad en sådan begäran bör handla om.

Skyldigheten existerar oberoende av hur kontraktet är utformat

Huruvida en leverantör tillhandahåller uppgifter beror i praktiken starkt på vad som har avtalats om detta. Ett företag som först efter att uppgifterna uteblir granskar vad som är avtalat kontraktsmässigt kommer ofta fram till slutsatsen att det finns lite på papper. Det är inte en skyldighet från själva ESPR, men väl ett praktiskt villkor för att göra skyldigheten enligt artikel 27 genomförbar. Hur reglerar jag leveransen av passdata i mitt inköpskontrakt? går in på hur ett sådant avtal kan se ut.

Där det går fel i praktiken

Leverantören svarar långsamt eller inte alls. En begäran om materialuppgifter försvinner i inkorgen på en försäljningsavdelning som inte är van vid denna typ av frågor, och det kommer inget svar. Utan avtalad leveranstid finns det lite att falla tillbaka på.

Leverantören tillhandahåller uppgifter, men ofullständiga. En sammansättning av skummet kommer, men ingenting om ursprunget till fjädringen eller de använda limtyperna. Tillverkaren upptäcker luckorna först när passet sammanställs, när tidsfristen redan är nära.

Leverantören vägrar att dela uppgifter av konkurrensskäl. Särskilt för specifika skumsammansättningar eller beläggningar finns rädslan för att konkurrenter via passet får insikt i recepturet. Detta är ett verkligt spänningsfält, och det är en av anledningarna till varför kan jag träffa en sekretessavtal med min leverantör om uppgifterna för passet är en fråga som förekommer oftare än man tror.

Uppgifterna kommer, men ingen verifierar dem. En tillverkare antog att leverantören hade tillhandahållit rätt materialkoder, och först vid en stickprovskontroll visade det sig att en felaktig råvarukod hade angetts. Utan en verifieringssteg kommer något sådant sent fram.

Leverantören byter, och de gamla uppgifterna försvinner. En madraffabrikant byter skumleverantör eftersom priset eller leveranstiden är bättre, men uppgifterna från den tidigare leverantören är inte arkiverade någonstans. Passet för tidigare levererade madratser saknar därför plötsligt ett stöd.

Vad du kan dokumentera

• En överblick över vilka uppgifter som är nödvändiga per komponent (skum, fjädring, textil, beläggningar), så att en begäran till leverantören är konkret och fullständig på en gång.
• En skriftlig begäran med en svarsfrist, i stället för en muntlig eller löst skickad e-postfråga utan uppföljning.
• En avtalsbestämmelse om leverans av passuportdata, som ingår i inköpskontraktet eller som bilaga till det — se hur fastställer jag leveransen av passuportdata i mitt inköpskontakt.
• Ett etablerat kontrollsteg för inkommande data, så att fel eller luckor upptäcks innan passuportuppsättningen sammanställs — detta ansluter till hur verifierar jag att min leverantörs data är korrekta.
• Ett arkiv per leverantör och per leverans, så att data inte försvinner vid ett leverantörsbyte. Detta är direkt relevant om ett företag överväger att byta leverantör; se förblir produktpasset korrekt om jag byter till en annan leverantör av madrass-material.
• En sekretessöverenskommelse, om en leverantör är motvillig på grund av konfidentiell recept eller sammansättning, så att data delas utan att leverantören får intrycket av att ge bort konkurrenskänslig information.
• En tydlig tilldelning av data per komponent, särskilt när skum och fjädering kommer från olika leverantörer — detta förhindrar dubbel eller motsägelsefull information i ett passuport, se hur kombinerar jag uppgifter från olika leverantörer av skum och fjädring i ett pass.

En leverantör som inte levererar något är alltså inte bara en praktisk olägenheter; det är en situation där ansvaret för passuportet förblir hos tillverkaren, medan grunden för det ligger hos någon annan. Den som fastställer detta i förväg — vad som behövs, när, och vad som händer om det uteblir — står betydligt starkare än den som upptäcker det först när data redan borde ha kommit.