Er bestaat geen vastgesteld tarief voor een digitaal productpaspoort van een matras. De verordening zelf schrijft geen prijs voor; die regelt wat er in het paspoort moet staan en wie daarvoor verantwoordelijk is, niet wat het maken en beheren ervan mag kosten. Wat u uiteindelijk betaalt, hangt af van de leverancier die u kiest en van de manier waarop uw eigen productgegevens nu al zijn vastgelegd.
De kosten bestaan in de praktijk meestal uit een paar vaste onderdelen: het samenstellen en controleren van de gegevens per matrasmodel, het hosten van die gegevens gedurende de verplichte periode, het aanmaken van de QR-code of een andere datadrager, en het bijwerken van het paspoort zodra er iets wijzigt aan een model. Bij matrapas.eu staan deze onderdelen uitgewerkt in het overzicht van onze tarieven, zodat u vooraf weet waar een bedrag uit is opgebouwd.
Waar het bedrag vandaan komt
Een productpaspoort is geen los document maar een dataset die tien jaar lang bereikbaar moet blijven via een QR-code op of bij het matras. Dat brengt andere kosten met zich mee dan een eenmalige vertaling of technische tekening. Er is werk nodig om de juiste gegevens te verzamelen bij de fabrikant of importeur, er is hosting nodig die niet na een paar jaar wegvalt, en er is een systeem nodig dat de QR-code koppelt aan de juiste versie van de gegevens. Verandert er iets aan een matrasmodel, bijvoorbeeld een ander vulmateriaal of een aangepaste samenstelling, dan moet het paspoort daarop worden bijgewerkt. Die laatste stap wordt vaak vergeten bij een eerste kostenraming, terwijl het juist het onderdeel is dat over meerdere jaren blijft terugkomen.
Wat de kosten in de praktijk bepaalt
De belangrijkste factor is het aantal modellen dat u op de markt brengt. Een fabrikant met drie basismodellen heeft een andere opgave dan een fabrikant met tientallen varianten in maat, hardheid en overtrek. Een tweede factor is de staat van uw huidige gegevens: staan specificaties, materialen en herkomst al gestructureerd in een systeem, of moeten ze nog worden opgehaald uit facturen, certificaten en e-mails van toeleveranciers? Hoe meer uitzoekwerk nodig is, hoe hoger de opstartkosten. Een derde factor is of u voor meerdere landen of talen tegelijk werkt, want dat kan extra vertaal- en controlewerk betekenen. Een laatste factor is de keuze tussen zelf bouwen en een bestaande dienst afnemen, wat hieronder verder aan bod komt.
Eenmalig opzetten versus jaren onderhouden
Het is verstandig om bij een kostenraming onderscheid te maken tussen de eenmalige opzet en het doorlopende beheer. De eenmalige opzet omvat het verzamelen en invoeren van gegevens per model en het aanmaken van de eerste QR-code. Het doorlopende beheer omvat de hosting voor de resterende looptijd, de bijwerking bij wijzigingen, en eventueel het toevoegen van nieuwe modellen. Een leverancier die alleen de opzet aanbiedt en niets zegt over het beheer nadien, laat een deel van de kosten onbenoemd. Vraag daarom niet alleen naar een bedrag per matras, maar ook naar wat er gebeurt als een model wordt aangepast of uit productie gaat.
Zelf bouwen of een dienst afnemen
Sommige grotere fabrikanten overwegen om de hosting en de QR-koppeling zelf te bouwen, bijvoorbeeld als onderdeel van een bestaand ERP-systeem. Dat kan aantrekkelijk lijken als de techniek al grotendeels aanwezig is, maar vraagt wel om iemand die de gegevens tien jaar lang beschikbaar houdt, ook als het systeem ondertussen wordt vervangen of de leverancier stopt. Een dienst zoals matrapas.eu neemt dat hostingvraagstuk over en richt zich op het samenstellen, bijwerken en tonen van het paspoort. Welke aanpak voordeliger uitpakt, verschilt per bedrijf en hangt sterk af van het aantal modellen en de beschikbare interne capaciteit. In de toelichting op onze werkwijze leest u hoe wij de gegevens verzamelen, hosten en tonen via de QR-code.
De gedelegeerde handeling die de exacte eisen aan het matrasdossier vastlegt, wordt momenteel rond 2028 verwacht binnen het werkplan van de Europese Commissie; deze datum staat nog niet vast. Zodra er meer duidelijkheid is over de precieze inhoud van de verplichting, kan dat ook iets zeggen over de omvang van het werk en daarmee over de kosten. Tot die tijd is het vooral zinvol om na te gaan hoe uw eigen productgegevens er nu voor staan, want dat bepaalt een groot deel van de opstartkosten, ongeacht welke leverancier u uiteindelijk kiest.
Wilt u een eerste indruk krijgen van wat dit voor uw eigen assortiment betekent? Met de gratis quick-scan van een paar vragen ziet u snel waar u staat, en in de kennisbank per onderwerp vindt u de achtergrond bij de begrippen die in dit artikel zijn genoemd.