Der er ingen fast pris for at skifte til en anden udbyder af matratpasporten. I praksis afhænger det af tre ting: hvad jeres nuværende kontrakt siger om opsigelse og dataoverførsel, hvor meget arbejde det er at overføre de eksisterende data til et nyt system, og om QR-koden på jeres madrasser skal fortsætte med at pege på samme sted eller ej.
Det sidste punkt er ofte den mest undervurderede del. Et produktpasport bliver hostet i ti år, og QR-koden på madrassen peger på en fast placering. Hvis denne placering ændrer sig ved et skifte, skal det ske på en sådan måde, at forbindelsen til tidligere solgte madrasser ikke brydes. Det er et teknisk spørgsmål, ikke en omkostningspost, som I blot kan sammenligne mellem udbydere.
Hvad jeres nuværende kontrakt fastslår
Det første sted at se er ikke hos den nye udbyder, men i den aftale, som I allerede har. Deri står der normalt, om der gælder en opsigelsesperiode, om der beregnes gebyrer for export af data, og om udbyderen er forpligtet til at levere data i et brugbart format. Nogle kontrakter regulerer dette eksplicit, andre tier herom, og denne forskel bestemmer i praksis, om et skifte er et spørgsmål om uger eller måneder med forhandlinger.
Det lønner sig at spørge om dette, før et skifte bliver nødvendigt, ikke når I først er utilfreds med den aktuelle service. En udbyder, der er transparent om export og opsigelse, giver dermed også en indikation af, hvordan denne udbyder behandler jeres data i kontraktens løbetid. Hvis I gerne vil vide mere herom, før en kontrakt underskrives, finder I vidensbanken med forklaring pr. situation baggrundsinformation om, hvad der hører til i en sådan aftale.
Den tekniske side: dataoverførsel
Et produktpasport består af mere end nogle få produktkarakteristika. Det indeholder, afhængigt af hvad den delegerede handling senere kræver, data om materialer, herkomst, vedligeholdelse og muligvis reparations- og genbrugsinformation. Al denne data skal ved et skifte overføres til det nye system i et format, som vises korrekt der. Jo flere matrasmodeller I fører, og jo længere tilbage historikken går, jo mere arbejde er det.
Omkostningerne hertil ligger således ikke kun hos den nye udbyder, men også i den tid, som jeres egen organisation bruger på at kontrollere, at alt stemmer efter migreringen. En udbyder, der påtager sig dette arbejde for jer, beregner normalt et gebyr herfor; en udbyder, der blot åbner en teknisk kanal og overlader resten til jer, er på papiret billigere, men flytter omkostningerne til jeres egen tid.
Hvad der skal ske med QR-koden
Fordi QR-koden på madrassen skal fungere i ti år, er det vigtigste spørgsmål ved et skifte ikke, hvad den nye udbyder beregner pr. pasport, men hvordan overføringen af de eksisterende koder reguleres. Kan den eksisterende kode fortsætte med at pege på samme URL, blot med en teknisk omskiftning i baggrunden? Eller skal der være en ny kode på allerede solgte madrasser, hvilket i praksis næppe kan gennemføres? Dette er et af de første spørgsmål, som det er værd at stille til en ny udbyder, og det bestemmer i høj grad, om et skifte er simpelt eller ikke.
Hvorfor en fast pris mangler
Fordi disse tre faktorer varierer fra virksomhed til virksomhed, angiver en udbyder, der uden videre spørgsmål nævner et fast omskiftningsbeløb, normalt et skøn baseret på et gennemsnitligt scenarie, ikke baseret på jeres situation. Et reelt beløb kommer først til syne, når antallet af modeller, omfanget af eksisterende data og vilkårene for den aktuelle kontrakt er blevet undersøgt. En oversigt over, hvordan denne type beløb er opbygget, findes på siden med priser og hvad der er inkluderet.
Hvis du endnu ikke er klar til en omskifting, men gerne vil vide, hvordan din egen situation forholder sig til forordningen, kan du få det undersøgt på få spørgsmål uden at det medfører nogen forpligtelse. For konkrete spørgsmål, der ofte dukker op, såsom hvad der sker med data under en omskifting, er der også en oversigt over ofte stillede spørgsmål.
Hvis du overvejer en omskifting eller først vil se, hvad der gælder for din virksomhed, er en uforpligtende quick-scan et godt udgangspunkt til at bestemme, hvilke spørgsmål du skal stille til en udbyder, før der kommer et beløb på bordet.