Det finns inget fast belopp för att byta till en annan leverantör av madraspassen. Vad det kostar beror i praktiken på tre saker: vad ditt nuvarande avtal säger om uppsägning och dataöverföring, hur mycket arbete det är att flytta de befintliga uppgifterna till ett nytt system, och om QR-koden på dina madrasser måste fortsätta att peka på samma plats eller inte.
Den sista punkten är ofta den mest underskattade delen. Ett produktpass lagras under tio år, och QR-koden på madrassen pekar på en fast plats. Om den platsen ändras vid ett byte måste det ske på ett sätt som inte bryter kopplingen till tidigare sålda madrasser. Det är en teknisk fråga, inte en kostnad som du helt enkelt kan jämföra mellan leverantörer.
Vad ditt nuvarande avtal fastslår
Den första platsen att titta på är inte hos den nya leverantören, utan i avtalet som du redan har. Där står vanligtvis om det finns en uppsägningstid, om det tillkommer kostnader för att exportera data, och om leverantören är skyldig att leverera data i ett användbart format. Vissa avtal reglerar detta uttryckligen, andra säger ingenting, och denna skillnad avgör i praktiken om ett byte är en fråga om veckor eller månaders förhandlingar.
Det lönar sig att fråga om detta innan ett byte blir nödvändigt, inte först när du är missnöjd med den nuvarande tjänsten. En leverantör som är transparent om export och uppsägning ger också en indikation på hur den leverantören behandlar dina data under avtalsperioden. Den som vill veta mer om detta innan ett avtal undertecknas hittar i kunskapsbanken med förklaring per situation bakgrund om vad som bör ingå i ett sådant avtal.
Den tekniska sidan: flytta data
Ett produktpass består av mer än bara ett par produktegenskaper. Det innehåller, beroende på vad den delegerade akten senare kräver, uppgifter om material, ursprung, underhåll och möjligen reparations- och återvinningsinformation. All denna data måste överföras till det nya systemet vid ett byte, i ett format som visas korrekt där. Ju fler madrässmodeller du har och ju längre tillbaka historiken går, desto mer arbete är det.
Kostnaderna för detta ligger därför inte bara hos den nya leverantören, utan också på den tid som din egen organisation lägger ned på att kontrollera att allt stämmer efter migreringen. En leverantör som tar detta arbete för dig tar vanligtvis betalt för det; en leverantör som bara öppnar en teknisk kanal och övertar resten till dig är på papperet billigare men skjuter kostnaderna till din egen tid.
Vad som händer med QR-koden
Eftersom QR-koden på madrassen måste fungera i tio år är den viktigaste frågan vid ett byte inte vad den nya leverantören tar betalt per pass, utan hur överföringen av de befintliga koderna regleras. Kan den befintliga koden fortsätta att peka på samma URL, med bara ett tekniskt byte bakom kulisserna? Eller måste en ny kod placeras på redan sålda madrasser, vilket i praktiken är nästan omöjligt att genomföra? Detta är en av de första frågorna som är värd att ställa till en ny leverantör, och det avgör starkt om ett byte är enkelt eller inte.
Varför ett fast belopp saknas
Eftersom dessa tre faktorer skiljer sig åt mellan företag presenterar en leverantör som nämner ett fast övergångsbelopp utan vidare frågor vanligtvis en uppskattning baserad på ett genomsnittligt scenario, inte baserad på er situation. Ett verkligt belopp framkommer först efter att antalet modeller, omfattningen av befintliga data och villkoren i det löpande kontraktet har granskats. En översikt över hur denna typ av belopp är uppbyggd finns på sidan med priser och vad som ingår.
Om ni ännu inte är redo för en övergång men vill veta hur er egen situation förhåller sig till förordningen kan ni få det undersökt på ett par frågor utan att det medför någon förpliktelse. För konkreta frågor som ofta återkommer, till exempel vad som händer med data under en övergång, finns det också en lista över vanliga frågor.
Om ni överväger en övergång eller först vill se vad som är tillämpligt för er företag är en bindande quick-scan ett bra startpunkt för att fastställa vilka frågor ni bör ställa till en leverantör innan ett belopp presenteras.