Ein Hersteller oder Importeur mit fünf Matratzenmodellen zahlt nicht automatisch fünfmal so viel wie jemand mit einem Modell. Der Betrag wird vor allem dadurch bestimmt, wie viele Daten pro Modell tatsächlich unterschiedlich sind und wie viele davon bereits einmalig für die gesamte Produktlinie festgehalten wurden. Materialzusammensetzung, Herstellungsprozess und Zertifizierungen sind bei vielen Modellreihen weitgehend gleich; Abmessungen, Härtegrad und manchmal die Herkunft eines bestimmten Teils unterscheiden sich jedoch.
Daher erfolgt der Kostenaufbau in der Regel in zwei Ebenen: eine Grundlage, die einmalig für Ihr Unternehmen und Ihre Produktlinie eingerichtet wird, und eine Ergänzung pro Modell oder Variante, die hauptsächlich aus dem Ausfüllen der abweichenden Daten und der Erstellung eines eigenen QR-Datenträgers besteht. Je mehr Modelle die gleiche zugrunde liegende Struktur teilen, desto kleiner ist der Anteil pro Modell. Für einen aktuellen Überblick über die Tarife können Sie die aktuellen Preise einsehen.
Was pro Modell separat festgehalten werden muss
Die Verordnung verlangt nach Produktinformationen, die der Nutzer und die Aufsichtsbehörde abfragen können, nicht nach einem Pass pro verkaufter Matratze, sondern pro Produktmodell oder -variante. Ein Modell mit einer anderen Kernfüllung, einem anderen Härtegrad oder einem anderen Format gilt in der Regel als separate Variante, auch wenn die Außenseite und die Marke gleich bleiben. Das bedeutet, dass eine Serie von beispielsweise drei Härtegraden innerhalb einer Matratzenreihe dreimal um einen eigenen Datensatz bittet, auch wenn neunzig Prozent der zugrunde liegenden Informationen identisch sind.
Welche Merkmale genau als separate Variante gelten, hängt von den Definitionen in der Verordnung und der delegierten Handlung ab, die dafür erwartet wird. Solange diese Handlung noch nicht vorhanden ist, ist diese Unterscheidung noch nicht im Detail festgehalten. In der Wissensdatenbank zu jedem Thema wird beschrieben, wie sich dieses Konzept weiterentwickelt, sobald mehr Klarheit besteht.
Warum die Datenwiederverwertung die Kosten senkt
Der größte Teil der Arbeit liegt normalerweise nicht im Ausfüllen selbst, sondern in der Erfassung der Quelldaten: Lieferantenerklärungen, Testberichte, Materialzusammensetzung. Wenn diese Daten einmal für ein Modell aus einer Reihe eingereicht wurden, können sie für die übrigen Modelle häufig weitgehend wiederverwendet werden, sofern die zugrunde liegenden Materialien und das Herstellungsverfahren gleich sind. Dies spart nicht nur Zeit bei der Einrichtung, sondern auch bei der Aktualisierung.
Umgekehrt gilt: Je mehr ein Unternehmen mit wechselnden Lieferanten pro Modell arbeitet oder mit Matratzen, die unter verschiedenen Marken verkauft werden, aber aus derselben Fabrik stammen, desto mehr separate Verwaltung ist erforderlich. Dies betrifft auch die Frage, wer welche Rolle in der Kette erfüllt und welche Partei welche Daten bereitstellen muss. Mit ein paar Fragen sehen Sie, wo Ihre Situation ungefähr liegt, bevor Sie mit einem Lieferanten oder Dienstleister in Gespräch gehen.
Was einmalig ist und was pro Modell wiederkehrt
Einmalig, unabhängig von der Anzahl der Modelle, ist in der Regel die Einrichtung des Unternehmenskontos, die Verknüpfung mit Ihren Handelsregisterdaten und Steuernummer sowie die Struktur, in der Daten eingereicht werden. Pro Modell oder Variante kommt in der Regel hinzu: die spezifischen Produktdaten, der eigene QR-Datenträger und die Verwaltung von Änderungen, die nur dieses Modell betreffen, wie z.B. eine geänderte Füllung oder ein neues Testergebnis.
Wer genau bestimmt, welche Daten verpflichtend sind und welche freiwillig, unterscheidet sich je nach Teil der Verordnung und wird teilweise noch durch die delegierte Handlung konkretisiert, die für Matratzen erwartet wird. Bis dahin lässt sich nicht mit Sicherheit sagen, welche Felder für jedes Modell separat gepflegt werden müssen und welche generisch bleiben können.
Was nicht im Basisbetrag enthalten ist
Kosten, die oft separat anfallen, sind beispielsweise die Erstellung fehlender Testberichte, die Übersetzung von Daten für den Verkauf in mehreren EU-Ländern und Änderungen, die außerhalb einer regulären Aktualisierung liegen, wie eine Notfallkorrektur nach einer geänderten Zertifizierung. Das sind keine Kosten des Produktpasses selbst, sondern der zugrunde liegenden Dokumentation, die die Verordnung verlangt.
Wie ein solcher Prozess in der Praxis aussieht und welche Informationen woher kommen, ist beschrieben auf der Seite über die Entstehung der Daten. Bei Fragen, die nicht produktspezifisch sind, sondern den Prozess selbst betreffen, findet sich die Antwort oft bereits in den häufig gestellten Fragen.
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