En tillverkare eller importör med fem maträssmodeller betalar inte automatiskt fem gånger mer än någon med en modell. Kostnaden bestäms främst av hur mycket data per modell som faktiskt skiljer sig åt, och hur mycket av detta redan engångsvis är fastställt för hela produktserien. Materialsammansättning, tillverkningsprocess och certifieringar är ofta i stort sett identiska för många modellserier; däremot skiljer sig dimensioner, hårdhedsgrad och ibland källan till en specifik komponent.
Därför är kostnadsstrukturen vanligtvis uppdelad i två lager: en grund som engångsvis upprättas för ert företag och er produktlinje, och ett tillägg per modell eller variant som främst består av att fylla i avvikande data och generera en egen QR-databärare. Ju fler modeller som delar samma underliggande struktur, desto mindre blir andelen per modell. För en aktuell översikt över priser kan ni se de aktuella priserna.
Vad som måste fastställas separat per modell
Förordningen kräver produktinformation som användaren och tillsynsmyndigheten kan hämta upp, inte ett pass per såld madrass utan per produktmodell eller -variant. En modell med en annan kärnfyllning, en annan hårdhedsgrad eller ett annat format räknas i regel som en separat variant, även om framsidan och märket är identiska. Det betyder att en serie med till exempel tre hårdhedsgrader inom en maträsslinje kräver tre separata uppsättningar data, även om nittio procent av den underliggande informationen är identisk.
Vilka egenskaper som exakt räknas som separat variant beror på definitionerna i förordningen och den delegerade handlingen som förväntas för detta. Så länge den handlingen inte finns på plats är denna distinktion ännu inte närmare fastställd. I kunskapsbanken per ämne beskrivs hur detta begrepp utvecklas vidare när det blir större klarhet.
Varför återanvändning av data sänker kostnaderna
Det största arbetet ligger vanligtvis inte i själva ifyllningen utan i insamlingen av källdata: leverantörsförklaringar, testrapporter, materialsammansättning. När dessa data väl har lämnats in för en modell från en serie kan de ofta återanvändas i stort sett helt för övriga modeller, förutsatt att de underliggande materialen och tillverkningsprocessen är identiska. Det sparar inte bara tid vid upprättandet utan även vid uppdateringen.
Omvänt gäller: ju mer ett företag arbetar med växlande leverantörer per modell, eller med madrasser som säljs under olika märken men kommer från samma fabrik, desto mer separat administration krävs. Det påverkar också frågan om vem som har vilken roll i kedjan, och vilken part som måste leverera vilka data. Med ett par frågor ser ni ungefär var er situation ligger, innan ni talar med en leverantör eller tjänsteleverantör.
Vad som är engångsöverförande och vad som återkommer per modell
Engångsvis, oavsett antalet modeller, är vanligtvis konfigurationen av företagskontot, länkningen med er KvK- och momsuppgifter, och strukturen för hur data levereras. Per modell eller variant kommer vanligtvis att läggas till: de specifika produktdata, en egen QR-databärare, och hanteringen av ändringar som endast rör den modellen, till exempel en modifierad fyllning eller ett nytt testresultat.
Vem som exakt bestämmer vilka data som är obligatoriska och vilka som är frivilliga skiljer sig åt beroende på vilken del av förordningen det gäller och kommer delvis att fastställas av den delegerade handlingen som förväntas för madrasser. Tills dess är det inte säkert att säga vilka fält som måste underhållas separat för varje modell och vilka som kan förbli generiska.
Vad som inte ingår i grundbeloppet
Kostnader som ofta står separat är till exempel att ta fram saknade testrapporter, att översätta data för försäljning i flera EU-länder och ändringar som faller utanför en vanlig uppdatering, såsom en brådskande korrigering efter ett ändrat certifikat. Det är inte kostnader för själva passet, utan för den underliggande dokumentation som förordningen kräver.
Hur sådan process ser ut i praktiken och vilken information som kommer varifrån beskrivs på sidan om hur uppgifterna tas fram. För frågor som inte är produktspecifika utan handlar om själva processen finns svaret ofta redan bland de vanliga frågorna.
Vill du ha en indikation för din egen situation, med ditt antal modeller och varianter? Den kostnadsfria snabbscanningen ger i ett par frågor en första vägledning, utan att du behöver ett konto för det.