Een fabrikant of importeur met vijf matrasmodellen betaalt niet automatisch vijf keer zoveel als iemand met één model. Het bedrag wordt vooral bepaald door hoeveel gegevens per model daadwerkelijk verschillen, en hoeveel daarvan al eenmalig is vastgelegd voor de hele productlijn. Materiaalsamenstelling, fabricageproces en certificeringen zijn bij veel modellenreeksen grotendeels gelijk; afmetingen, hardheidsgraad en soms de herkomst van een specifiek onderdeel verschillen wel.
Daarom werkt de opbouw van de kosten meestal in twee lagen: een basis die eenmalig wordt ingericht voor uw bedrijf en uw productlijn, en een aanvulling per model of variant die vooral bestaat uit het invullen van de afwijkende gegevens en het genereren van een eigen QR-datadrager. Hoe meer modellen dezelfde onderliggende opbouw delen, hoe kleiner het aandeel per model. Voor een actueel overzicht van tarieven kunt u de actuele prijzen bekijken.
Wat per model apart moet worden vastgelegd
De verordening vraagt om productinformatie die de gebruiker en de toezichthouder kunnen raadplegen, niet om een paspoort per verkochte matras maar per productmodel of -variant. Een model met een andere kernvulling, een andere hardheidsgraad of een ander formaat telt in de regel als een aparte variant, ook als de buitenkant en het merk gelijk blijven. Dat betekent dat een reeks van bijvoorbeeld drie hardheidsgraden binnen één matraslijn drie keer om een eigen set gegevens vraagt, ook al is negentig procent van de onderliggende informatie identiek.
Welke kenmerken precies als aparte variant gelden, hangt af van de definities in de verordening en de gedelegeerde handeling die daarvoor wordt verwacht. Zolang die handeling er niet is, is dit onderscheid nog niet in detail vastgelegd. In de kennisbank per onderwerp staat hoe dit begrip zich verder ontwikkelt zodra er meer duidelijkheid is.
Waarom hergebruik van gegevens de kosten drukt
Het grootste deel van het werk zit doorgaans niet in het invullen zelf, maar in het verzamelen van de brongegevens: leveranciersverklaringen, testrapporten, materiaalsamenstelling. Wanneer die gegevens eenmaal zijn aangeleverd voor één model uit een lijn, kunnen ze voor de overige modellen vaak grotendeels worden hergebruikt, mits de onderliggende materialen en het fabricageproces gelijk zijn. Dat scheelt niet alleen tijd bij het opzetten, maar ook bij het actueel houden ervan.
Omgekeerd geldt: hoe meer een bedrijf werkt met wisselende leveranciers per model, of met matrassen die onder verschillende merken worden verkocht maar uit dezelfde fabriek komen, hoe meer afzonderlijke administratie er nodig is. Dat raakt ook de vraag wie welke rol vervult in de keten, en welke partij welke gegevens moet aanleveren. Met een paar vragen ziet u waar uw situatie ongeveer staat, voordat u met een leverancier of dienstverlener in gesprek gaat.
Wat eenmalig is en wat per model terugkeert
Eenmalig, ongeacht het aantal modellen, is doorgaans de inrichting van het bedrijfsaccount, de koppeling met uw KvK- en btw-gegevens, en de structuur waarin gegevens worden aangeleverd. Per model of variant komt daar doorgaans bij: de specifieke productgegevens, de eigen QR-datadrager, en het beheer van wijzigingen die alleen dat model raken, zoals een aangepaste vulling of een nieuwe testuitslag.
Wie precies bepaalt welke gegevens verplicht zijn en welke vrijwillig, verschilt per onderdeel van de verordening en wordt voor een deel nog ingevuld door de gedelegeerde handeling die voor matrassen wordt verwacht. Tot die tijd is niet met zekerheid te zeggen welke velden voor elk model apart moeten worden bijgehouden en welke generiek mogen blijven.
Wat niet in het basisbedrag zit
Kosten die vaak apart blijven staan, zijn bijvoorbeeld het laten opstellen van ontbrekende testrapporten, het vertalen van gegevens voor verkoop in meerdere EU-landen, en wijzigingen die buiten een reguliere update vallen, zoals een spoedcorrectie na een gewijzigde certificering. Dat zijn geen kosten van het paspoort zelf, maar van de onderliggende documentatie die de verordening vraagt.
Hoe zo'n proces er in de praktijk uitziet en welke informatie waar vandaan komt, staat beschreven op de pagina over hoe de gegevens tot stand komen. Voor vragen die niet productspecifiek zijn maar over het proces zelf gaan, is het antwoord vaak al te vinden bij de veelgestelde vragen.
Wilt u een indicatie voor uw eigen situatie, met uw aantal modellen en varianten? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een eerste richting, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.