Was ist ein digitales Produktpass für Matratzen?

Was Sie konkret tun müssen

Ein digitales Produktpass ist im Kern eine digitale Akte, die an einem Produkt hängt: Daten über Materialien, Herkunft, Reparatur und Verwertung am Ende der Lebensdauer, zugänglich über einen Datenträger, der sich auf oder bei dem Produkt befindet. Für Matratzen bedeutet das einen QR-Code auf dem Etikett, der auf eine Online-Seite mit den Daten dieser spezifischen Matratze oder dieser Produktgruppe verweist. Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, dass Produkte, die unter die Verordnung fallen, mit einem solchen Pass versehen werden. Artikel 10 der ESPR regelt aus, welche technischen und inhaltlichen Anforderungen dieser Pass erfüllen muss.

Der Pass ist kein Ersatz für bestehende Kennzeichnungs- oder Zertifizierungspflichten, sondern eine Ebene darüber: eine zentrale, digital abrufbare Quelle, in der die Daten, die sonst über Rechnungen, technische Datenblätter und Verpackungstexte verteilt sind, an einem Ort zusammenkommen. Für die Matratzenindustrie ist das eine Veränderung gegenüber der bisherigen Praxis, bei der ein Kunde oder Einkäufer oft selbst nach Zusammensetzung, Garantiebedingungen oder Wartungsanleitung fragen muss.

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Datenträger auf oder bei dem Produkt

Das Produkt erhält einen physischen oder digitalen Verweis — normalerweise einen QR-Code — der zum Pass führt. Für einen Matratzenhersteller bedeutet dies, dass das Etikett oder die Verpackung angepasst wird, und dass eine technische Entscheidung darüber getroffen werden muss, wo und wie dieser Code angebracht wird: auf dem Matratzenetikett selbst, auf der Verpackung oder auf beiden. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist dies vor allem eine Produktions- und Einkaufstechnische Anpassung: Etiketten und Verpackung müssen überarbeitet werden, und es muss ein Lieferant oder Dienstleister ausgewählt werden, der die QR-Codes generiert und mit den richtigen Daten verknüpft.

Korrekte und aktuelle Daten hinter dem Datenträger

Artikel 10 der ESPR stellt Anforderungen an Inhalt und Zugänglichkeit des Passes. Das bedeutet, dass die Daten hinter dem QR-Code korrekt sein müssen und aktualisiert werden müssen. Für einen Hersteller mit einem Sortiment von Dutzenden von Matratzenmodellen ist dies eine Frage der internen Disziplin: Wer aktualisiert die Daten, wenn ein Rohstofflieferant wechselt, und wer kontrolliert, ob der Pass noch dem tatsächlich verkauften Produkt entspricht? Dies ist eine wiederkehrende Aufgabe, keine einmalige Aktion beim Start.

Zugänglichkeit während der Lebensdauer des Produkts

Der Pass muss einsehbar bleiben, auch nachdem die Matratze verkauft und jahrelang in Gebrauch ist. Für einen Hersteller oder Importeur bedeutet dies, dass es eine Partei geben muss, die das Hosting und die Verfügbarkeit dieser Daten gewährleistet, auch wenn das Unternehmen selbst den Softwarelieferanten wechselt, eine Übernahme erlebt oder eine Produktlinie einstellt. Dies ist genau der Grund, für den matrapas.eu gegründet wurde: Die Daten werden aus der Eingabe des Herstellers oder Importeurs zusammengestellt und zehn Jahre lang gehostet, so dass diese Verfügbarkeit nicht von der internen IT eines einzelnen Unternehmens abhängig ist.

Wissen, um welche Produkte es sich handelt

Nicht jede Matratze, die ein Hersteller fertigt, fällt zwangsläufig auf die gleiche Weise unter diese Regeln, und die Verordnung selbst regelt vor allem den Rahmen — die konkreten Produktgruppen und Anforderungen kommen durch Delegierte Handlungen. Ein Unternehmen, das wissen möchte, ob ein bestimmtes Sortiment unter die Pflicht fällt, tut gut daran, dies pro Produktlinie zu prüfen. Siehe hierzu welche Produkte der Matratzenbranche unter die ESPR fallen und, spezifischer für die eigene Situation, ob der Produktpass für die eigenen Matratzen gilt.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste Situation ist, dass ein Hersteller zwar einen QR-Code anbringt, aber die dahinter liegende Seite bei einer Materialänderung nicht aktualisiert — der Code verweist dann auf Daten, die nicht mehr mit dem gelieferten Produkt übereinstimmen.

Eine zweite ist, dass die Verantwortung zwischen Hersteller und Importeur unklar bleibt, wenn eine Matratze außerhalb der EU hergestellt wird: Wer stellt die Daten zusammen, und wer ist Ansprechpartner, wenn der Datenträger nicht funktioniert oder die Seite offline ist?

Eine dritte Situation entsteht bei zusammengesetzten Produkten. Ein Boxspringbett besteht aus einer Matratze, einem Bettgestell und manchmal einem separaten Kopfteil, und die Frage, ob es ein Produktpass oder mehrere erhält, wird in der Praxis oft zu spät gestellt, wodurch Etiketten und Dokumentation nachträglich angepasst werden müssen. Siehe dazu ob ein Boxspringbett ein Passierschein erhält oder mehrere.

Eine vierte Situation besteht darin, dass Unternehmen die Hosting-Verpflichtung unterschätzen: Der Produktpass muss nicht nur bei der Markteinführung vorhanden sein, sondern muss über Jahre hinweg verfügbar bleiben, auch wenn das Unternehmen selbst das Softwaresystem wechselt oder wenn eine Produktlinie auslaufen wird.

Eine fünfte, häufig vorkommende Situation ist, dass kleinere Hersteller davon ausgehen, dass die Verpflichtung nur für große Fabrikanten gilt, während die Rechtsvorschriften dort keine allgemeine Ausnahme vorsehen. Siehe dazu ob der Produktpass auch für kleine Unternehmen gilt.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht pro Produktlinie, welche Matratzen, Topper und Boxspringkomponenten möglicherweise unter die Verpflichtung fallen, einschließlich der Frage, ob ein Matratzentopper oder eine Matratzenauflage einen eigenen Produktpass benötigt.
• Eine Liste der Daten, die pro Matratzenmodell erfasst werden: Materialien, Herkunft, Pflegeanleitung und Verwertung am Ende der Lebensdauer. Siehe auch, welche Daten konkret in dem Produktpass von Matratzen erwartet werden.
• Eine interne Vereinbarung darüber, wer dafür verantwortlich ist, die Produktpassdaten bei Änderungen der Zusammensetzung oder des Lieferanten aktuell zu halten.
• Ein Dossier mit der Begründung, warum ein bestimmtes Produkt unter die Verpflichtung fällt oder nicht, einschließlich der Überprüfung anhand der geltenden delegierten Handlung — siehe was eine delegierte Handlung ist und warum diese maßgeblich ist.
• Vereinbarungen mit Lieferanten und Importeuren über wer welche Teil der Produktpassdaten liefert, besonders relevant bei Lieferung an geschäftliche Abnehmer wie die Hotelbranche.
• Ein festgelegtes Verfahren für das Hosting und die Verfügbarkeit der Produktpassseite, auch nach möglichem Wechsel des Softwareleveranten.