Wie oft muss ich die Daten im Produktpass aktualisieren?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR regelt in Artikel 9 und Artikel 10, was ein digitales Produktpass können muss und welche Anforderungen daran gestellt werden, aber eine feste Aktualisierungsfrist — beispielsweise "einmal pro Jahr" oder "innerhalb von dreißig Tagen nach Änderung" — steht dort nicht mit einer konkreten Zahl. Was es aber gibt, ist ein Prinzip: die Daten im Pass müssen mit dem Produkt übereinstimmen, wie es auf dem Markt ist. Für die Praxis eines Matratzenherstellers oder -importeurs bedeutet das eine Reihe erkennbarer Verpflichtungen.

Die Verknüpfung zwischen Produkt und Pass muss stimmen

Das Produktpass gehört zu einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Produktgruppe. Sobald sich die Zusammensetzung, die Konstruktion oder die verwendeten Materialien ändern, stimmen die Informationen im Pass nicht mehr mit dem überein, was tatsächlich verkauft wird. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass Produktänderungen — ein anderer Schaumstofflieferant, eine angepasste Dichte, ein anderer Flammschutzmittel — nicht nur eine interne Notiz für Produktion oder Einkauf sind, sondern auch ein Moment, in dem jemand überprüfen muss, ob der Pass noch aktuell ist. Das erfordert einen festen Fahrplan: Wer im Unternehmen signalisiert eine Änderung, und wer leitet diese dann an den Pass weiter.

Daten von Dritten müssen dokumentiert werden

Ein Matratzenproduktpass besteht aus Daten, die oft von verschiedenen Parteien stammen: dem Schaumstofflieferanten, dem Textillieferanten, dem Hersteller von Flammschutzmitteln. Wenn eine dieser Parteien etwas ändert — eine andere Zusammensetzung, ein anderes Zertifikat — verschiebt sich die Verantwortung, dies zu signalisieren, faktisch auf denjenigen, der den Pass zusammenstellen lässt. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass die Lieferantenbeziehung nicht bei der Einkaufsvereinbarung endet, sondern eine Informationsabsprache über Änderungen enthalten muss, die für den Pass relevant sind.

Der Pass bleibt zehn Jahre lang abrufbar, auch wenn sich das Produkt ändert

Artikel 10 stellt Anforderungen an die Zugänglichkeit des Passes über einen längeren Zeitraum. Für eine Matratze, die über matrapas.eu zehn Jahre lang gehostet wird, bedeutet dies, dass ein Käufer, der den Pass Jahre später erneut abruft — beispielsweise beim Verkauf, bei der Reparatur oder am Ende der Lebensdauer — Daten finden muss, die mit dem Produkt übereinstimmen, wie es damals geliefert wurde. Das ist eine andere Aufgabe als "einmal aktualisieren": Es geht um einen Pass, der während der gesamten Laufzeit zuverlässig bleibt, auch wenn das zugrunde liegende Produktmodell inzwischen weiterentwickelt oder aus der Produktion genommen wurde.

Komponenten, die sich per Definition verändern, erfordern einen eigenen Rhythmus

Nicht alle Informationen im Produktpass sind statisch. Wie begründe ich die erwartete Lebensdauer einer Matratze? ist eine Frage, deren Antwort sich verschiebt, sobald neue Testergebnisse oder praktische Erfahrungen verfügbar werden. Auch Wartungs- oder Reparaturanleitungen können sich ändern, wenn neue Reparaturmethoden entstehen oder wenn frühere Empfehlungen in der Praxis nicht funktionieren. Für solche Komponenten ist es praktisch, zwischen Informationen zu unterscheiden, die bei der Produktion festliegen (wie Materialzusammensetzung) und Informationen, die sich mit Wissen entwickeln, das nach dem Verkauf verfügbar wird.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufig angetroffene Situation ist der Lieferantenwechsel, der nicht gemeldet wird. Ein Hersteller wechselt zu einem anderen Schaumstofflieferanten, weil der ursprüngliche Lieferant nicht liefern kann, die Qualität vergleichbar ist, und niemand an den Produktpass denkt, weil das "einfach dasselbe Produkt" bleibt. Der Produktpass verweist dann auf eine Dichte oder Zusammensetzung, die nicht mehr mit dem übereinstimmt, was in der Matratze steckt.

Eine zweite Situation: ein Flammschutzmittel wird aufgrund einer Änderung der Vorschriften ersetzt, aber die Änderung wird nur in den Produktionsanweisungen umgesetzt und nicht im Produktpass. Fragen zu welche Flammschutzmittel muss ich im Produktpass der Matratze melden? werden dann nicht nur einmal bei der ersten Erstellung gestellt, sondern jedes Mal, wenn sich die Zusammensetzung ändert.

Eine dritte Situation ergibt sich bei Produktlinien, die schrittweise auslaufen. Ein Modell wird nicht mehr hergestellt, aber es sind noch Exemplare beim Fachhändler vorhanden. Das Passierbuch bleibt aktiv, weil das Produkt noch verkauft wird, während sich die Informationen über den Lieferanten des recycelten Materials inzwischen für den Nachfolger geändert haben — und niemand hat festgehalten, welche Version der Daten zu welchem Produktionslos gehört.

Eine vierte Situation entsteht, wenn sich Messmethoden ändern. Wenn sich die Art und Weise ändert, wie ein Wert ermittelt wird — siehe auch die Frage nach welcher Methode muss ich die Werte für das Passierbuch messen? — kann ein zuvor gemessener und veröffentlichter Wert nicht mehr mit einer neuen Messung vergleichbar sein, ohne dass dies im Passierbuch erläutert wird.

Eine fünfte, weniger sichtbare Situation: das Unternehmen selbst ändert sich. Eine Fusion, Übernahme oder Änderung des Importeurs führt dazu, dass sich die Partei ändert, die für die Richtigkeit des Passierbuchs verantwortlich ist, während niemand vereinbart hat, wer die Aktualisierung nach dem Übergang übernimmt.

Was Sie festhalten können

• Ein interner Änderungsprozess, in dem festgehalten ist, wer eine Produktänderung meldet (Einkauf, Produktion, Qualität) und wer diese an die Partei weiterleitet, die das Passierbuch verwaltet.
• Vereinbarungen mit Lieferanten über die Meldung von Änderungen in Material, Zusammensetzung oder Zertifizierung, beispielsweise als Teil der Kaufvereinbarung.
• Eine Übersicht darüber, welche Passierbuch-Teile an welchem Produktionslos oder welcher Produktionsperiode gekoppelt sind, damit bei einer Änderung klar ist, welche früheren Passierbücher unverändert bleiben können.
• Ein festgelegtes Verfahren für die Aktualisierung von Informationen, die sich per Definition ändern können, wie Wartungsempfehlungen — siehe auch muss ich angeben, wie man eine Matratze pflegen oder reparieren lassen kann — und die Begründung der erwarteten Lebensdauer.
• Eine Anmerkung bei Übernahme, Fusion oder Änderung des Importeurs darüber, wer die Verantwortung für das Passierbuch übernimmt.
• Eine Akte, in der für jede Änderung festgehalten ist, wann und warum ein Datensatz im Passierbuch angepasst wurde, damit bei einer Kontrolle nachvollziehbar ist, wie die aktuelle Version entstanden ist.

Sobald die delegierte Handlung für Matratzen veröffentlicht ist und eine konkrete Frist für die Aktualisierung festgelegt wird, wird dies hier ergänzt.