Kako pogosto moram posodabljati podatke v ProductPassportu?

Kaj konkretno morate storiti

Kaj se pričakuje od vas

ESPR ureja v članu 9 in članu 10, kaj mora biti sposoben digitalni produktni potni list in kateri zahtevki se mu postavljajo, vendar v njem ni konkretnega števila za fiksni rok posodobitve — na primer »enkrat letno« ali »v tridesetih dneh po spremembi«. Kaj pa je v njem, je načelo: podatki v potnem listu se morajo ujemati s produktom, kot je na trgu. Za prakso proizvajalca ali uvoznika madraca se to prevede v vrsto prepoznavnih obveznosti.

Povezava med produktom in potnim listom mora ostati pravilna

Potni list pripada določenemu produktu ali določeni skupini produktov. Takoj ko se kaj spremeni pri sestavi, konstrukciji ali uporabljenih materialih, podatki v potnem listu ne ustrezajo več temu, kar se dejansko prodaja. Za podjetje z 10 do 100 zaposlenimi to pomeni, da spremembe produkta — drugi dobavitelj pene, prilagojena gostota, drugi zaviralec ognja — niso samo notranja opomba za proizvodnjo ali nabavo, ampak tudi trenutek, ko mora nekdo preveriti, ali je potni list še aktualen. To zahteva fiksno smernico: kdo v podjetju opazi spremembo in kdo jo nato sporoči potnem listu.

Podatki, ki prihajajo od tretjih oseb, se morajo voditi

Potni list za madrac je sestavljen iz podatkov, ki pogosto prihajajo od različnih strani: dobavitelja pene, dobavitelja tekstila, proizvajalca zaviralov ognja. Kadar ena od teh strani kaj spremeni — drugačno sestavo, drug certifikat — se odgovornost za signaliziranje tega v bistvu premakne na tistega, ki da potni list sestaviti. Za srednje veliko podjetje to pomeni, da se razmerje s dobaviteljem ne konča s pogodbo o nakupu, ampak mora vsebovati dogovor o podatkih o spremembah, ki so relevantne za potni list.

Potni list ostane dostopen deset let, tudi če se produkt spremeni

Člen 10 postavlja zahtevke glede dostopnosti potnega lista v daljšem časovnem obdobju. Za madrac, ki se prek matrapas.eu gostuje deset let, to pomeni, da mora kupec, ki potni list ponovno pregleda po letih — na primer pri prodaji, popravilu ali koncu življenske dobe — najti podatke, ki se ujemajo s produktom, kot je bil takrat dobavljen. To je drugačna naloga kot »enkrat posodobiti«: gre za potni list, ki ostane zanesljiv skozi celoten obseg, tudi kadar se osnovni model produkta medtem nadaljuje ali je izločen iz proizvodnje.

Deli, ki se po definiciji spremenijo, zahtevajo svoj tempo

Vsi podatki v potnem listu niso statični. Kako utemeljim pričakovano življenjsko dobo madrača? je vprašanje, katerega odgovor se lahko spremeni, takoj ko so dostopni novi rezultati preskušanja ali praktične izkušnje. Tudi navodila za vzdrževanje ali popravilo se lahko spremenijo, kadar se pojavijo nove metode popravila ali kadar se prejšnja nasveta v praksi ne izkaže. Za tovrstne dele je praktično smiselno razlikovati med informacijami, ki so določene pri proizvodnji (kot je sestava materiala) in informacijami, ki se lahko premaknejo z znanjem, ki je na voljo po prodaji.

Kje gre narobe v praksi

Pogosta situacija je zamenjava dobavitelja, ki se ne sporoči. Proizvajalec se preusmeri na drugega dobavitelja pene, ker prvotni dobavitelj ne more dobaviti, je kakovost primerljiva in nihče ne razmišlja o potnem listu, ker »produkt ostane enak«. Potni list se nato sklicuje na gostoto ali sestavo, ki se že ne ujema s tistim, kar je dejansko v madracu.

Druga situacija: zaviralec ognja se zamenja zaradi spremembe v predpisih, vendar se sprememba izvede samo v proizvodnih navodilih in ne v potnem listu. Vprašanja o katere zaviralce ognja moram navedti v produktnem potnem listu? se torej ne pojavijo enkrat pri prvi izdelavi, ampak vsakič, ko se sestava spremeni.

Tretja situacija se pojavi pri proizvodnih linijah, ki se postopoma zaustavlijo. Model se ne proizvaja več, vendar so v specializirani trgovini še vedno primerni. Potni list ostane aktiven, ker se izdelek še vedno prodaja, čeprav so se podatki o dobavitelju recikliranega materiala medtem spremenili za naslednika — in nihče ni zabeleţil, katera različica podatkov pripada kateri proizvodnji seriji.

Četrta situacija nastane, ko se spremenijo merilne metode. Če se način, kako se vrednost določi, spremeni — glejte tudi vprašanje po kateri metodi moram izmeriti vrednosti za potni list? — se prej izmerjena in objavljena vrednost ne more več primerjati z novo meritvijo, ne da bi se to razjasnilo v potnem listu.

Peta, manj vidna situacija: samo podjetje se spremeni. Fuzija, prevzem ali sprememba uvoznika povzročita, da se stranka, odgovorna za pravilnost potnega lista, spremeni, čeprav nihče ni dogovoril, kdo prevzame posodobitev po prehodu.

Kaj lahko zabeležite

• Notranji proces spremembe, ki navaja, kdo signalizira spremembo izdelka (nabava, proizvodnja, kvaliteta) in kdo jo sporoči strani, ki upravlja potni list.
• Dogovori z dobavitelji o poročanju o spremembah v materialu, sestavi ali certificiranju, na primer kot del pogodbe o nakupu.
• Pregled, kateri deli potnega lista so povezani s katero serijsko številko ali obdobjem proizvodnje, tako da je pri spremembi jasno, kateri starejši potni listi lahko ostanejo nespremenjeni.
• Ustaljena delovni postopek za posodabljanje podatkov, ki se po definiciji lahko spremenijo, kot je nasvet za vzdrţevanje — glejte tudi mora biti navedeno, kako je mogoče vzorec vzdrževati ali popraviti — in utemeljitev pričakovane ţivljenjske dobe.
• Opomba ob prevzemu, fuziji ali spremembi uvoznika o tem, kdo prevzame odgovornost za potni list.
• Datoteka, v kateri je za vsako spremembo zabeleţeno, kdaj in zakaj je bil podatek v potnem listu spremenjen, tako da je pri pregledu sledljivo, kako je nastala trenutna različica.

Takoj ko bo objavljeno preusmerjeno dejanje za matrače in se natančno postavi rok za posodabljanje, bo to tukaj dopolnjeno.