Hvor meget tid skal du afsætte, før en softwareleverandør faktisk leverer det digitale produktpasport for dine madrasser? Der er ingen lovfæstet frist, så svaret afhænger af leverandøren, omfanget af dine sortiment og hvor fuldstændige dine data allerede er. I praksis forløber processen i tre faser: udvælgelse og scope, aflevering af matrasdata og teknisk integration med QR-koden. Hver fase har sin egen gennemløbstid, og hver fase har sit eget sted, hvor forsinkelse opstår.
Forordningen selv foreskriver ingen leveringsfrist for softwareleverandører. Det, der står fast: den delegerede retsakt for madrasser forventes omkring 2028 ifølge ESPR-arbejdsplanen 2025-2030, og selve forpligtelsen omkring 2030. Denne dato er endnu ikke fastlagt. Det betyder, at du allerede nu kan starte med en leverandør uden at der er en lovfæstet tidsgrænse, men det betyder også, at ingen kan garantere dig en fast leveringsdato, der er knyttet til loven.
Fase 1: udvælgelse og scope-samtalen
Den første fase handler om, hvilken del af pasporttet leverandøren varetager for dig, og hvilken del der bliver hos dig. Nogle parter tilbyder kun det tekniske lag: hosting, QR-kode og en skabelon til at indtaste data. Andre parter hjælper også med at samle indholdet selv. Denne fase varer så længe, som samtalen skal være for at præcisere, hvem der overtager hvilken del af kæden. Virksomheder, der på forhånd ved, hvilken rolle de har i kæden — producent, importør eller distributør — gennemløber normalt denne samtale hurtigere, fordi ansvaret så allerede er klart. læs begreberne og rollerne i kæden igen hjælper med at forberede denne samtale.
Fase 2: aflevering af matrasdata
Den anden fase er normalt den længste, og det har lidt at gøre med leverandøren. Det handler om at indsamle de data, der skal ind i pasporttet: materialsammensetning, oprindelse, vedligeholdelsesinstruktioner og de tilhørende dokumenter. For virksomheder med én matrasmodel er det et spørgsmål om dage. For virksomheder med dusinvis af varianter, private label-linjer eller import fra flere fabrikker løber det hurtigt op i uger, simpelthen fordi data skal komme fra forskellige parter og ikke altid er i samme format.
Fase 3: teknisk integration og QR-koden
Den sidste fase er integration af dine data med en fungerende QR-datadrager og selve publikationen. Dette er normalt det hurtigste trin, fordi det stort set automatiseres, når dataene er fuldstændige og kontrollerede. Denne phases gennemløbstid siger derfor lidt om leverandøren og meget om, hvor grundigt fase to er gennemløbet.
Hvor gennemløbstiden i praksis bliver forsinket
Det meste af forsinkelsen opstår ikke hos leverandøren, men ved aflevering. Tre tilbagevendende årsager: data, der skal hentes hos producenten i udlandet, og som ikke bliver prioriteret der, intern uenighed om, hvem inden for virksomheden der er ansvarlig for at vedligeholde dataene, og uklarhed om, hvilket kontaktpunkt hos leverandøren der besvarer spørgsmål. Netop derfor er det værdifuldt at stille en fast sæt spørgsmål til en softwareleverandør på forhånd, så ansvaret og afleveringsformater allerede ligger fast fra starten i stedet for at blive udredet løbende.
En anden ofte hørt grund til forsinkelse er, at virksomheder først under processen opdager, at deres madrasser muligvis ikke falder inden for forordningens anvendelsesområde, eller netop vel gør det, mens de ikke forventede det. Det ændrer omfanget af fase et og dermed hele planlægningen. Den, der tjekker det på forhånd, forhindrer, at processen bliver standset halvvejs. Med se hvor I står i fem spørgsmål får du uden forpligtelser en første indikation heraf.
Hvad det betyder for din planlægning
Fordi der ikke eksisterer en lovbestemt leveringsfrist, er den mest pålidelige tilgang at styre selv på den fase, du har kontrol over: dataindberetningen. En virksomhed, der allerede har struktureret sine madrasgegevens, kan afslutte processen på få uger. En virksomhed, der skal begynde med at anmode om materialeoplysninger hos flere leverandører, skal tage højde for måneder. Begge situationer er normale, og ingen af dem siger noget om, hvor compliant slutresultatet er: det afhænger af indholdet, ikke af hastigheden.
Vil du vide, hvordan sådan en proces ser ud i praksis, og hvilke data der kommer fra hvor? På se arbejdsgangen og datakilderne forklares det trin for trin. Og for konkrete spørgsmål om omkostninger, der ofte kommer op sammen med gennemløbstiden, er oversigten over omkostninger og abonnementer et logisk næste trin.
Har du endnu ikke et billede af, hvor din virksomhed står i denne proces? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i vidensbassen for at se, hvilke trin der først er relevant for din situation.