Wie viel Zeit müssen Sie einplanen, bevor ein Softwarelieferant das digitale Produktpass für Ihre Matratzen tatsächlich liefert? Es gibt keine gesetzliche Frist dafür, daher hängt die Antwort vom Lieferanten, dem Umfang Ihres Sortiments und der Vollständigkeit Ihrer Daten ab. In der Praxis verläuft das Projekt in drei Phasen: Auswahl und Umfang, die Beschaffung der Matratzendaten und die technische Kopplung mit dem QR-Code. Jede Phase hat ihre eigene Durchlaufzeit, und jede Phase hat ihren eigenen Ort, wo Verzögerungen entstehen.
Die Verordnung selbst schreibt keine Lieferfrist für Softwarelieferanten vor. Was jedoch feststeht: die Delegierte Handlung für Matratzen wird nach dem ESPR-Arbeitsplan 2025-2030 um 2028 erwartet, und die Verpflichtung selbst um 2030. Dieses Datum steht noch nicht fest. Das bedeutet, dass Sie jetzt schon mit einem Lieferanten beginnen können, ohne dass eine gesetzliche Frist läuft, aber es bedeutet auch, dass niemand Ihnen ein garantiertes Lieferdatum geben kann, das an das Gesetz gebunden ist.
Phase 1: Auswahl und das Gespräch über den Umfang
Die erste Phase geht der Frage nach, welchen Teil des Produktpasses der Lieferant für Sie regelt und welcher Teil bei Ihnen bleibt. Einige Anbieter bieten nur die technische Ebene an: Hosting, QR-Code und eine Vorlage zur Dateneingabe. Andere Anbieter helfen auch bei der Zusammenstellung des Inhalts selbst. Diese Phase dauert so lange, wie das Gespräch braucht, um klar zu machen, wer welchen Teil der Kette übernimmt. Unternehmen, die vorher bereits wissen, welche Rolle sie in der Kette haben — Hersteller, Importeur oder Händler — durchlaufen dieses Gespräch normalerweise schneller, weil die Verantwortlichkeiten dann bereits klar sind. die Begriffe und Rollen in der Kette nachlesen hilft, dieses Gespräch vorzubereiten.
Phase 2: die Beschaffung der Matratzendaten
Die zweite Phase ist in der Regel die längste, und das hat wenig mit dem Lieferanten zu tun. Es geht um die Erfassung der Daten, die später ins Produktpass kommen: Materialzusammensetzung, Herkunft, Pflegeanweisungen und die zugehörigen Dokumente. Für Unternehmen mit einem Matratzenmodell ist dies eine Frage von Tagen. Für Unternehmen mit Dutzenden von Varianten, Private-Label-Linien oder Import aus mehreren Fabriken läuft dies schnell auf Wochen hinaus, einfach weil die Daten von verschiedenen Stellen kommen und nicht immer im gleichen Format vorliegen.
Phase 3: technische Kopplung und der QR-Code
Die letzte Phase ist die Kopplung Ihrer Daten an einen funktionierenden QR-Datenträger und die tatsächliche Veröffentlichung. Dies ist normalerweise der schnellste Schritt, da er größtenteils automatisiert wird, sobald die Daten vollständig und überprüft sind. Die Durchlaufzeit dieser Phase sagt daher wenig über den Lieferanten aus und viel darüber, wie gründlich Phase zwei durchlaufen wurde.
Wo die Durchlaufzeit in der Praxis stecken bleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht beim Lieferanten, sondern bei der Datenbeschaffung. Drei wiederkehrende Ursachen: Daten, die beim ausländischen Hersteller angefordert werden und dort keine Priorität haben, interne Diskussionen darüber, wer im Unternehmen für die Datenverwaltung verantwortlich ist, und Unklarheit darüber, welche Kontaktperson beim Lieferanten Fragen beantwortet. Genau deshalb ist es sinnvoll, einem Softwarelieferanten im Voraus eine feste Reihe von Fragen zu stellen, damit Verantwortlichkeiten und Beschaffungsformate von Anfang an festgelegt sind, statt sie später herauszusuchen.
Ein häufig genannter Grund für Verzögerungen ist, dass Unternehmen erst während des Prozesses feststellen, dass ihre Matratzen möglicherweise nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen oder doch, obwohl sie das nicht erwartet hatten. Das ändert den Umfang der Phase eins und damit die gesamte Planung. Wer das vorher prüft, vermeidet, dass der Prozess in der Mitte unterbrochen wird. Mit in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen erhalten Sie dazu ohne Verpflichtungen einen ersten Hinweis.
Was dies für Ihre Planung bedeutet
Da es keine gesetzliche Lieferfrist gibt, ist der zuverlässigste Ansatz, selbst die Phase zu steuern, die Sie in der Hand haben: die Datenübermittlung. Ein Unternehmen, das seine Matratzenangaben bereits strukturiert hat, kann den Prozess in Wochen abschließen. Ein Unternehmen, das mit der Anforderung von Materialinformationen bei mehreren Lieferanten beginnen muss, muss mit Monaten rechnen. Beide Situationen sind normal, und keine von beiden sagt etwas darüber aus, wie konform das Endergebnis ist: Das hängt vom Inhalt ab, nicht von der Geschwindigkeit.
Möchten Sie wissen, wie ein solcher Prozess in der Praxis aussieht und woher die Daten stammen? Auf die Arbeitsweise und Herkunft der Daten ansehen wird das Schritt für Schritt erläutert. Und für konkrete Kostenfragen, die oft zusammen mit der Durchlaufzeit aufkommen, ist die Übersicht der Kosten und Abonnements ein logischer Fortsatz.
Haben Sie noch keine Vorstellung davon, wo Ihr Unternehmen in diesem Prozess steht? Führen Sie die kostenlose Schnellprüfung durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welcher Schritt für Ihre Situation zuerst ansteht.