Hur mycket tid måste ni avsätta innan en mjukvaruleverantör faktiskt levererar det digitala produktpassen för era madrasser? Det finns ingen lagstadgad tidsfrist för detta, så svaret beror på leverantören, omfattningen av era sortiment och hur fullständiga era data redan är. I praktiken fortskrider processen i tre faser: urval och omfattning, inlämning av madrassdata, och teknisk koppling med QR-koden. Varje fas har sin egen genomloppstid, och varje fas har sin egen plats där försening uppstår.
Förordningen själv föreskriver ingen leveranstid för mjukvaruleverantörer. Det som är fastslaget är: den delegerade handlingen för madrasser förväntas enligt ESPR:s arbetsprogram 2025-2030 omkring 2028, och själva skyldigheten omkring 2030. Det datumet är ännu inte fastslaget. Det betyder att ni redan nu kan börja med en leverantör utan att det finns en juridisk klocka som tickar, men det betyder också att ingen kan garantera er ett hårt leveransdatum som är kopplat till lagen.
Fas 1: urval och samtal om omfattning
Den första fasen handlar om frågan vilket deel av passet leverantören ordnar för er och vilket deel som förblir era ansvar. Vissa aktörer erbjuder endast det tekniska lagret: hosting, QR-kod och en mall för att mata in data. Andra aktörer hjälper också till med att sammanställa innehållet själv. Den här fasen tar så lång tid som samtalet behöver för att göra det klart vem som tar vilket steg i kedjan. Företag som på förhand redan vet vilken roll de har i kedjan — tillverkare, importör eller distributör — genomgår vanligtvis det här samtalet snabbare, eftersom ansvaren då redan är tydliga. läsa begreppen och rollerna i kedjan hjälper till att förbereda det samtalet.
Fas 2: inlämning av madrassdata
Den andra fasen är vanligtvis den längsta, och det har lite att göra med leverantören. Det handlar om att samla in de data som senare kommer in i passet: materialsammansättning, ursprung, skötselinstruktioner och tillhörande dokument. För företag med en madrassmodell är detta en fråga om dagar. För företag med dussintals varianter, privata märkeslinjer eller import från flera fabriker löper detta snabbt upp till veckor, helt enkelt för att data måste komma från olika aktörer och inte alltid är i samma format.
Fas 3: teknisk koppling och QR-koden
Den sista fasen är kopplingen av era data till en fungerande QR-databärare och den faktiska publiceringen. Detta är vanligtvis det snabbaste steget, eftersom det till stor del är automatiserat när data är fullständig och kontrollerad. Genomloppstiden för denna fas säger därför lite om leverantören och mycket om hur grundligt fas två har genomförts.
Var genomloppstiden i praktiken fastnar
Det mesta av förseningen uppstår inte hos leverantören, utan vid inlämningen. Tre återkommande orsaker: data som måste begäras från tillverkaren i utlandet och där inte behandlas som prioritet, intern diskussion om vem inom företaget som ansvarar för att hålla data uppdaterad, och oklarheter om vilken kontaktperson hos leverantören som besvarar frågor. Det sistnämnda är precis därför det är värdefullt att på förhand ställa en fast uppsättning frågor till en mjukvaruleverantör, så att ansvar och inlämningsformat är fastslagna från början i stället för att utredas allt eftersom.
En annan ofta hörd anledning till försening är att företag först under processen upptäcker att deras madrasser möjligen inte faller inom förordningens tillämpningsområde, eller tvärtom, när de inte räknade med det. Det ändrar omfattningen av fas ett, och därmed hela planeringen. Den som kontrollerar det på förhand undviker att processen stoppas mitt i. Med se i fem frågor var ni står får du där utan förpliktelser en första indikation.
Vad detta betyder för din planering
Eftersom det inte finns någon lagstadgad leveranstid är det mest pålitliga sättet att själv styra över den fas som du själv har kontroll över: datainlämningen. Ett företag som redan har strukturerad sin madrassdata kan slutföra processen på några veckor. Ett företag som måste börja med att begära materialsanering från flera leverantörer måste räkna med månader. Båda situationerna är normala, och ingen av dem säger något om hur korrekt slutresultatet är: det beror på innehållet, inte på hastigheten.
Vill du veta hur en sådan process ser ut i praktiken och varifrån dessa data kommer? På visa arbetssättet och datakällan är det förklarat steg för steg. Och för konkreta kostnadsfrågor som ofta kommer upp tillsammans med genomloppstiden finns översikten över kostnader och prenumerationer ett logiskt nästa steg.
Har du ännu inte en klar bild av var ditt företag står i denna process? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbasen för att se vilket steg som är mest relevant för din situation.