kann ich einen QR-Code später noch auf einer bereits hergestellten Matratze anbringen

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die Frage, ob ein QR-Code nachträglich auf eine bereits hergestellte Matratze aufgebracht werden kann, stellt sich in der Praxis vor allem bei Beständen, die sich bereits im Lager befinden, wenn die Verpflichtung für diese Matratzenart in Kraft tritt. Die ESPR regelt nicht wörtlich den Zeitpunkt des "Aufklebens", aber sehr wohl die Anforderungen, die der Datenträger und das Produktpass erfüllen müssen — und daraus lässt sich ableiten, was praktisch machbar ist und was nicht.

Der QR-Code muss auf oder beim Produkt angebracht sein

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass das digitale Produktpass über ein Datenfeld, etwa einen QR-Code, zugänglich sein muss, das auf dem Produkt selbst oder auf der Verpackung, einem Etikett oder beigefügter Dokumentation angebracht ist. Es steht nicht, dass dies nur während des Produktionsprozesses geschehen darf. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass das nachträgliche Anbringen eines Etiketts an sich nicht ausgeschlossen ist, solange sich der Code an einer der zulässigen Stellen befindet und technisch auf das richtige Produktpass verweist. Wie dieser Code genau erzeugt und verknüpft wird, ist beschrieben auf der Seite über wie der QR-Code für das Produktpass auf eine Matratze kommt.

Die Verknüpfung zwischen Matratze und Produktpass muss stimmen

Ein QR-Code, der nachträglich angebracht wird, muss weiterhin auf das Produktpass verweisen, das zu diesem bestimmten Exemplar gehört. Artikel 11 geht von einer korrekten, lückenlosen Verknüpfung zwischen Produkt und Produktpass aus. Für Bestandsmatratzen ohne Identifizierungscode bedeutet dies, dass zunächst geklärt werden muss, welche Spezifikationen (Füllung, Kern, Größe, Herstellungsdatum) zu welchem Exemplar gehören, bevor ein Etikett aufgebracht werden kann. Ohne ein lückenloses System hierfür besteht das Risiko, dass ein Code auf ein falsches oder unvollständiges Produktpass verweist. Die Art und Weise, wie jedes Exemplar einen eigenen, eindeutigen Code erhält, ist erläutert auf der Seite über die Zuweisung eines eindeutigen Identifizierungscodes pro Produkt.

Das Etikett muss dauerhaft lesbar und nicht irreführend sein

Artikel 16 und Artikel 17 der ESPR behandeln Kennzeichnungen und die Verhinderung nachgeahmter oder irreführender Kennzeichnungen. Ein nachträglich angebrachtes Etikett unterliegt den gleichen Anforderungen wie ein in der Fabrik angebrachtes Etikett: es muss dauerhaft befestigt sein und darf nicht den Eindruck erwecken, dass es etwas anderes ist als das, was es tatsächlich ist. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass ein QR-Aufkleber, der nach dem Verkauf oder während der Lagerung aufgebracht wird, mit ebenso großer Sorgfalt ausgewählt und angebracht werden muss wie ein Etikett, das standardmäßig im Produktionsprozess enthalten ist — andernfalls besteht das Risiko, dass dieser abfällt oder ersetzt werden muss. Was praktisch zu tun ist, wenn ein Etikett trotzdem beschädigt wird oder abfällt, ist beschrieben auf der Seite über was zu tun ist, wenn der QR-Code der Matratze beschädigt ist.

Der Zeitpunkt der Verpflichtung bestimmt, ob es erforderlich ist

Artikel 18 der ESPR regelt die Priorisierung und Planung von Produktgruppen, für die ein digitales Produktpass verpflichtend wird. Für Matratzen ist dieses Datum noch nicht festgelegt; diese Seite wird aktualisiert, sobald die delegierte Handlung veröffentlicht ist. Dies ist relevant für die Frage zum nachträglichen Aufkleben, da die Verpflichtung normalerweise ab einem festgelegten Datum für Produkte gilt, die ab diesem Zeitpunkt auf den Markt gebracht werden. Für Matratzen, die bereits vor diesem Datum hergestellt und auf Lager sind, ist es denkbar, dass ein Hersteller oder Importeur sich selbst dafür entscheidet, auch diesen Bestand nachträglich mit einem Produktpass und einem Code auszustatten – beispielsweise um ein komplettes Sortiment Einkäufern anzubieten, die dies anfordern.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Bestand ohne zugrunde liegende Daten. Ein Hersteller möchte nachträglich Codes auf Matratzen aufkleben, die bereits ein Jahr im Lager liegen, aber die Produktionsdaten (welche Füllung, welcher Kern, welche Charge) sind nicht mehr pro Matratze zurückverfolgbar. Ohne diese Daten kann kein Produktpass zusammengestellt werden, und es bleibt nur ein leerer oder unvollständiger QR-Code übrig.

Falscher Code auf falschem Exemplar. Beim nachträglichen Etikettieren einer großen Charge von Matratzen, die sich untereinander kaum unterscheiden, wird ein Code versehentlich auf das falsche Exemplar geklebt. Der Produktpass stimmt dann nicht mit dem physischen Produkt überein.

Etikett, das gegen Lagerung oder Transport nicht beständig ist. Ein Aufkleber, der schnell und kostengünstig nachträglich angebracht wurde, sitzt nach Monaten im Lager oder während des Transports zum Einzelhandel bereits lose oder ist unleserlich geworden.

Verwechslung zwischen altem und neuem Sortiment. Ein Teil des Bestands erhält einen Produktpass, ein anderer Teil (bereits verkauft oder gerade angekommen) nicht. Ohne klare Absprache darüber, welche Chargen ausgestattet sind und welche nicht, entsteht Verwirrung bei der Bettenfachhandlung oder dem Hoteleinkauf darüber, welche Matratzen einen gültigen Produktpass haben.

Keine Transparenz über das, was ein Marktplatz oder Großhandel bereits getan hat. Ein Importeur geht davon aus, dass der Hersteller die Matratzen bereits mit einem Code versehen hat, während dies nicht geschehen ist, oder umgekehrt. Ohne festgelegte Absprache bleibt unklar, wer wofür verantwortlich ist.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht pro Bestandscharge der Produktionsdaten, die erforderlich sind, um ein Passiertuch zusammenzustellen (Füllung, Kern, Größe, Produktionsdatum, Lieferant von Rohstoffen).
• Ein festgelegtes Verfahren zur Zuordnung eines eindeutigen Codes zu jedem physischen Exemplar, einschließlich Überprüfung auf Richtigkeit vor dem Anbringen des Etiketts.
• Absprachen mit dem Lieferanten des Etiketts oder des Aufklebers über Haltbarkeit und Befestigung, so dass ein nachträglich angebrachtes Etikett genauso haltbar ist wie ein Etikett aus dem Produktionsprozess.
• Eine Übersicht, welche Bestandschargen bereits mit einem Passiertuch versehen sind und welche noch nicht, einschließlich des Datums, an dem dies geschehen ist.
• Vertragliche Vereinbarungen mit Großhändlern oder Importeuren darüber, wer für das Anbringen des Codes auf bereits produziertem Bestand verantwortlich ist — dies schließt an die Frage an, wie Daten aus einem eigenen ERP- oder Bestandsverwaltungssystem mit dem Produktpass verknüpft werden können, sodass Bestandsstatus und Passstatus aufeinander abgestimmt sind.