Hvad betyder produktpasset, hvis jeg importerer madrasser udefra EU?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Hvis man henter madrasser fra uden for EU og bringer dem på det europæiske marked, er man importør i henhold til ESPR. Det er en selvstændig rolle med egne forpligtelser, adskilt fra hvad fabrikanten i Kina, Tyrkiet eller Vietnam gør eller ikke gør. De forpligtelser, som er beskrevet for importører i artikel 29 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781), kommer for madrasser oven i spørgsmålet om produktet overhovedet er omfattet af forordningen — noget der er uddybet på siden Hvilke produkter fra madrasbranchen falder under ESPR? der bliver uddybet nærmere.

Kontrollere, om pasportet findes og er korrekt

En importør bringer en madras kun på markedet, hvis der følger et digitalt produktpasport med, der opfylder kravene. Det betyder ikke, at importøren selv skal udarbejde pasportet — det ligger som regel hos fabrikanten — men det betyder vel, at importøren kontrollerer, om pasportet findes, om QR-databæreren fungerer, og om indholdet stemmer overens med den madras, der faktisk importeres. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det i praksis: en person i indkøbs- eller kvalitetsteamet, der åbner et pasport før hver forsendelse, sammenholder dataene med ordrespecifikationen og rapporterer afvigelser. Hvordan denne kontrol ser ud, er uddybet på Hvordan kontrollerer jeg, om min leverandørs data stemmer?

Tilføje egne data

Ud over fabrikantens produktdata kommer der oplysninger, der er specifikke for importøren: navn, registreret handelsnavn eller varemærke og kontaktoplysninger. Det er ikke et spørgsmål om at "videresende" data — importøren er selv ansvarlig for, at disse data kommer på det rigtige sted i pasportet og forbliver aktuelle, selv hvis virksomheden flytter eller skifter navn.

Opbevare og stille til rådighed

En importør fører dokumentation, der viser, at madrassen opfylder kravene, og gør denne tilgængelig for tilsynsmyndighederne. For en lille eller mellemstor virksomhed betyder det et dossier pr. produktlinje eller pr. forsendelse: selve pasportet, fabrikantens underliggende erklæringer og korrespondancen, der viser, hvilke aftaler der er indgået om dataene. Hvilke aftaler det er, og hvordan de er dokumenteret, kan bedst ordnes allerede når indkøbskontrakten udarbejdes — se Hvordan fastlægger jeg leveringen af pasdata i min indkøbskontrakt?

Medvirke ved toldkontroller

Artikel 15 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, at toldmyndighederne kan få adgang til det digitale produktpasport under grænsekontrollen, knyttet til "single window"-systemet for tolden. For en importør betyder det, at forsendelsen kan blive forsinket, hvis databæreren ikke kan læses, pasportet ikke kan tilknyttes den rigtige forsendelse, eller dataene er ufuldstændige på importtidspunktet. Det er et praktisk punkt, der er adskilt fra spørgsmålet om, hvorvidt importøren selv har gjort noget forkert: hvis fabrikanten uden for EU leverer et ufuldstændigt pasport, er det importøren, der møder det ved grænsen.

Reagere, hvis noget ikke stemmer

Hvis en importør har grund til at tro, at en madras ikke opfylder kravene, bringer importøren produktet ikke på markedet, før det er i orden, og underretter den relevante tilsynsmyndighed, hvis der er en risiko. Dette kræver en intern aftale om, hvem der træffer denne beslutning, og på hvilket grundlag — et tomt pasport, en ikke-fungerende QR-kode eller data, der ikke stemmer overens med det fysiske produkt, er klare anledninger til det.

Hvor det går galt i praksis

Et par situationer dukker regelmæssigt op hos virksomheder, der importerer madrasser:

• Fabrikanten uden for EU leverer ingen pasportdata eller ufuldstændige data. Uden indflydelse på EU-lovgivningen har en fabrikant i et tredjeland ofte ingen iboende incitament til at give det prioritet, medmindre det er aftalt kontraktligt. Se herom Min leverandør leverer dataene ikke — hvad kan jeg gøre?
• Det antages, at "leverandøren ordner det" er tilstrækkeligt. Forpligtelserne for importøren fra artikel 29 er uafhængige af, hvad fabrikanten gør eller ikke gør. Selv med et fuldt pasport fra fabrikanten forbliver importøren selv ansvarlig for kontrollen og for tilføjelsen af egne data.
• Data fra skum, fjeder og overtræk kommer fra forskellige parter uden for EU og er ikke afstemt med hinanden. For madrasser bestående af flere komponenter med forskellig oprindelse skabes et pasopbygning kun når disse data samles. Hvordan det håndteres, fremgår af hvordan kombinerer jeg data fra forskellige leverandører af skum og fjedring i ét pas
• Ved skift af producent eller leverandør går kobllingen til det eksisterende pas tabt. En importør, der skifter til en anden producent uden for EU for samme model, skal være opmærksom på, at et pas ikke automatisk flyttes. Dette er uddybet på forbliver produktpasset korrekt, hvis jeg skifter til en anden leverandør af madrasprodukter
• Følsomme receptur- eller sammensætningsdata beskyttes ikke, før de deles. Producenter uden for EU er nogle gange tilbageholdende med at dele sammensætningsdata uden fortrolighedsaftale. Se kan jeg aftale en NDA med min leverandør om dataene til passet

Hvad du kan dokumentere

• En oversigt over, hvilke data producenten uden for EU leverer, og hvilke data importøren selv tilføjer — se også Hvilke data skal jeg bede min madrasleverandør om?
• Kontraktlige aftaler med producenten om levering, opdatering og rigtighed af pasdata, herunder et tidspunkt hvor dette kontrolleres forud for forsendelse.
• En intern mappe pr. produktlinje eller sending med pasopbygningen, de underliggende erklæringer og korrespondancen herom
• En fastsat arbejdsgang for kontrol af pasopbygningen og QR-databæreren før ankomst til grænsen, herunder hvem der udfører denne kontrol og hvad der sker ved afvigelser
• En dokumenteret procedure for tilfælde hvor et pas mangler, ikke er læseligt, eller ikke svarer til produktet — herunder hvem internt der beslutter ikke at bringe en sending på markedet