Måste ni informera er personal om madraspassen?
Om er företag tillverkar, importerar eller säljer madrasser, förändras något i arbetet för de personer som arbetar med dem: vem som samlar in data, vem som applicerar QR-koden, vem som svarar på kundfrågor. Det finns ingen separat laglig skyldighet att informera personalen specifikt om madraspassen i förordningen, men hur ni organiserar arbetet påverkar befintliga regler om information och medbestämmande.
Huruvida det innebär något för er företag beror på omfattningen av förändringen. Om det handlar om en mindre anpassning av en befintlig arbetsprocess räcker vanligtvis vanlig intern kommunikation. Om arbetsmetoden förändras strukturellt, till exempel eftersom ett nytt steg läggs till i processen eller ny programvara används, blir de vanliga reglerna om information och medbestämmande aktuella, på samma sätt som vid andra förändringar av arbetsprocedurer.
Vad som förändras i praktiken
Passet själv är ingen uppgift för arbetslaget utan en dokumentation som sammanställs av leverantören: material, ursprung, reparations- och återvinningsinformation. Ändå är det någon i företaget som matar in, kontrollerar eller uppdaterar denna dokumentation. På en tillverkare är det ofta någon inom produktion eller kvalitet, på en importör någon inom inköp, på en sangsäljare möjligen säljaren som måste kunna förklara QR-koden i butiken. Vem som får vilken roll fastställer ni bäst på samma sätt som ni fastställer andra ansvarsuppgifter. I kunskapsbanken per ämne presenteras vilken roll som passar tillverkaren, importören eller distributören.
Information: vad som är rimligt att göra
Information till anställda är ingen separat skyldighet enligt madraspassen, utan följer av den allmänna skyldighet en arbetsgivare har att informera personalen om vad som förväntas av dem vid en förändrad arbetsprocess. Det innebär i praktiken vanligtvis: förklara vad passet är, vem som skapar det, och vad en anställd ska göra om en kund frågar om det. För de flesta företag är det en fråga om en kort instruktion, ingen separat utbildning.
Medbestämmande: när blir företagsnämnden aktuell
Lag om företagsnämnder reglerar när en företagsnämnd har godkännanderätt vid ändringar i arbetsorganisationen, till exempel vid införandet av ny programvara eller ett nytt registreringssystem. Huruvida införandet av ett system för madraspassen faller under dessa regler beror på hur omfattande förändringen är för de anställda och på er företagets storlek. Det är ingen fråga som madraspassen besvarar; dessa regler fanns redan och förblir oförändrade vid sidan av passet. Vid osäkerhet är detta en fråga för er egen företagsnämnd, företagsjuristen eller GAK-loket för medbestämmande, inte för själva produktlagstiftningen.
Rekrytering: nya uppgifter, sällan en ny befattning
På många företag leder införandet av passet inte till en ny vakans utan till en extra uppgift inom en befintlig befattning: någon inom kvalitet eller logistik som upprätthåller dokumentationen vid sidan av det arbete de redan utförde. Bara på företag som har många modeller eller levererar internationellt kan omfattningen av arbetet vara anledning till att lägga till kapacitet. Det är en affärsmässig bedömning, ingen juridisk skyldighet.
Vad denna artikel inte är
Denna översikt beskriver hur madraspassen förhåller sig till befintliga regler om information och medbestämmande. Det är inte rådgivning om er egen organisation: huruvida och när företagsnämnden har godkännanderätt beror på er specifika situation och är upp till er jurist, er företagsnämnd eller arbetskommittén att bedöma.
Vill ni först se vilken roll er företag har i kedjan och vilka skyldigheter som följer med det, innan ni fastställer den interna arbetsfördelningen? Med ett par frågor ser ni var ni står. Är ni osäker på om en förändring hos er är anmälningspliktig till företagsrådet eller snarare en fråga om vanliga arbetsinstruktioner, titta då på de vanligaste frågorna om passet i praktiken, eller läs på hur vi sammanställer passet från era uppgifter hur mycket arbete det medför för er organisation.