Hvad er registret over digitale produktpaspor, og hvad skal jeg sætte derind?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Artikel 13 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastsætter, at der skal oprettes ét europæisk register, hvor visse data fra digitale produktpasporter skal lagres. Dette register administreres af Europa-Kommissionen, ikke af individuelle fabrikanter. For en madrasfabrikant eller importør betyder det primært, at data, der allerede står i pasportets, også skal kunne findes og udveksles via dette register — det er et lag over pasportets, ikke et separat dokument, som du skal udarbejde særskilt.

Levering af de korrekte data til pasportets, egnet til registrering

Grundlaget for registeret er de data, der allerede findes i matrasens digitale produktpasport. Præcist hvilke data fra pasportets, der ender op i registeret, vil blive nærmere udspecificeret, men logikken er, at det gælder identifikations- og overholdelelsesdata, ikke det fulde produktoplysninger. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det, at de data, der leveres til pasportets — som fx produktets unikke identifikationskode — skal være i orden og konsistente, fordi de samme data bruges andre steder. Hvis en virksomhed kæmper med at tildele disse koder til forskellige madrasmodeller og varianter, finder den baggrund under hvordan du giver hvert produkt en unik identifikationskode.

Sikring af, at pasportets tilslutter webportalen

Artikel 14 i ESPR beskriver en webportal, hvorigennem data fra digitale produktpasporter gøres tilgængelige, blandt andet til marktilsyn og told. Denne portal er tæt forbundet med registeret fra artikel 13: det er det tekniske indgang, hvor instanser kan tilgå data. For fabrikanten eller importøren betyder det, at pasportets ikke kan stå alene, men skal være teknisk tilsluttet den infrastruktur, som Kommissionen indretter til dette formål. Det er en af grundene til, at mange virksomheder ikke forsøger at bygge dette selv, men i stedet outsourcer det til en platform, der tager sig af datadrager og tilslutning. Hvis du allerede bruger et ERP- eller lagersystem, kan du læse hvordan du tilslutter produktpasportets til dit eget system.

Holde data opdateret i hele pasportets levetid

Fordi registeret og webportalen løbende gør data fra pasportets tilgængelige, er kvaliteten af denne tilslutning ikke blot en engangsopgave. En madras, der kan følges på markedet i ti år, skal have et pasport, der er tilgængeligt og opdateret lige så længe. For en virksomhed betyder det, at nogen skal være ansvarlig for at holde pasportdata opdaterede, også når produktet ikke længere bliver produceret. Mere om opbevaringstiden findes under hvor længe et produktpas skal forblive tilgængeligt.

Hvor det går galt i praksis

En første situation, hvor det går galt: en fabrikant tror, at registeret er en separat formular, der skal udfyldes uafhængigt af produktpasportets, og bruger tid på det, som bedre kunne bruges til at forbedre pasportets kvalitet. Registeret bygger på pasportets, ikke ved siden af det.

En anden: virksomheder antager, at de selv skal sætte data ind i registeret, mens hensigten er, at dette sker via tilslutningen af pasportets til den centrale infrastruktur. Hvis du forsøger at ordne dette selv uden den rigtige tekniske tilslutning, risikerer du, at data ikke ankommer, hvor de skal være.

En tredje situation: en madras får en QR-kode, der henviser til et pasport, men den underliggende identifikationskode er ikke unik eller bliver genbrugt til forskellige varianter. Fordi registeret kører på entydig identifikation, fører dette til forvirring, der ikke uden videre kan udbedres med en senere korrektion. Baggrund om forbindelsen mellem kode og pasport findes under hvad GS1 Digital Link er, og om det er nødvendigt for produktpasportets.

En fjerde: en importør tror, at registeret kun er relevant for store producenter med mange modeller, og giver det ingen opmærksomhed for skræddersyede produkter. Netop ved madrasser efter mål, hvor hver kombination af størrelse og materialer kan kræve sit eget produktpasport, er en klar struktur nødvendig for at undgå, at produktpasporter og registeroplysninger ikke længere svarer til det rigtige produkt. Se hertil hvordan produktpasset fungerer for madrasser efter mål.

En femte: en virksomhed ophører med en produktlinje eller holder op med at eksistere, og ingen har fastslået, hvem der er ansvarlig for de oplysninger, der skal forblive tilgængelige via registeret og webportalen. Dette er ikke en teoretisk risiko for en branche, hvor virksomheder bliver overtaget eller ophører; se hvad der sker med produktpasset, hvis en virksomhed ophører.

Hvad du kan dokumentere

• En oversigt over, hvilken entydig identifikationskode der hører til hvilken madrasmodel og hvilken variant, herunder den dato, hvor koden blev tildelt.
• En fastslået aftale med hostingpartneren for produktpasset om den tekniske forbindelse til webportalen i artikel 14 i ESPR, således at oplysninger flyder korrekt gennem.
• Et internt kontaktpunkt for at holde produktpassets oplysninger ajour, også for produkter, der ikke længere produceres.
• En oversigt over, hvilke oplysninger pr. madras er leveret til passportet, således at det ved en kontrol hurtigt er klart, hvilke informationer stammer fra hvor.
• En backup-aftale for det tilfælde, at hostingpartneren for produktpassets oplysninger ophører eller skifter tjeneste; se hvad der sker med produktpassets oplysninger, hvis hostingpartneren ophører.
• Ved flere pasporter pr. produkt (for eksempel på grund af supplerende regulering ved siden af ESPR): en oversigt over, hvordan disse pasporter forholder sig til hinanden, således at registeret ikke fodres med modstridende oplysninger. Se hvordan flere produktpasporter for ét produkt samarbejder.

De eksakte tekniske specifikationer for registeret og webportalen bliver nærmere udarbejdet af Europa-Kommissionen. Det, der er beskrevet her, er baseret på artikel 13 og artikel 14 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781); for den fuldstændige og aktuelle tekst henvises til den officielle kilde via EUR-Lex.