Was ist das Register der digitalen Produktpässe und was muss ich darin eintragen?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Artikel 13 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt, dass es ein europäisches Register gibt, in das bestimmte Daten aus digitalen Produktpässen gespeichert werden. Dieses Register wird von der Europäischen Kommission verwaltet, nicht von einzelnen Herstellern. Für einen Matratzenhersteller oder Importeur bedeutet dies vor allem, dass Daten, die bereits im Pass vorhanden sind, auch über dieses Register auffindbar und austauschbar sein müssen — es ist eine Schicht über dem Pass, kein zusätzliches Dokument, das Sie separat erstellen müssen.

Die richtigen Daten dem Pass zur Verfügung stellen, geeignet für die Registrierung

Die Grundlage des Registers sind die Daten, die bereits im digitalen Produktpass der Matratze vorhanden sind. Was genau aus diesem Pass in das Register fließt, wird noch näher ausgearbeitet, aber die Logik ist, dass es um Identifikations- und Compliance-Daten geht, nicht um die vollständigen Produktinformationen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Daten, die dem Pass mitgegeben werden — wie der eindeutige Identifikationscode des Produkts — in Ordnung und konsistent sein müssen, da dieselben Daten anderswo erneut verwendet werden. Wer sich mit der Vergabe dieser Codes an verschiedene Matratzenmodelle und Varianten schwertut, findet Hintergrundinformationen bei wie Sie jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode zuteilen.

Sicherstellen, dass der Pass an das Webportal angebunden ist

Artikel 14 der ESPR beschreibt ein Webportal, über das Daten aus digitalen Produktpässen zugänglich gemacht werden, unter anderem für Marktüberwachung und Zoll. Dieses Portal ist eng mit dem Register aus Artikel 13 verbunden: es ist der technische Zugang, über den Behörden Daten abrufen können. Für den Hersteller oder Importeur bedeutet dies, dass der Pass nicht isoliert bestehen kann, sondern technisch an die Infrastruktur angebunden sein muss, die die Kommission dafür einrichtet. Das ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen dies nicht selbst versuchen zu bauen, sondern es bei einer Plattform unterbringen, die den Datenträger und die Anbindung regelt. Wer bereits ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem nutzt, kann lesen wie der Produktpass an ein eigenes System angebunden werden kann.

Daten aktuell halten, solange der Pass besteht

Da Register und Webportal laufend Daten aus dem Pass erschließen, ist die Qualität dieser Anbindung keine einmalige Aufgabe. Eine Matratze, die zehn Jahre lang auf dem Markt nachverfolgt werden kann, benötigt einen Pass, der genauso lange verfügbar und aktuell sein muss. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass jemand die Verantwortung für die Aktualisierung der Passdaten tragen muss, auch wenn ein Produkt längst nicht mehr hergestellt wird. Mehr über die Aufbewahrungsfrist finden Sie unter wie lange ein Produktpass verfügbar bleiben muss.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste Situation, in der es schiefgeht: Ein Hersteller denkt, dass das Register ein separates Formular ist, das unabhängig vom Produktpass ausgefüllt werden muss, und verschwendet Zeit, die besser in die Qualität des Passes selbst investiert wäre. Das Register baut auf dem Pass auf, nicht daneben.

Eine zweite: Unternehmen gehen davon aus, dass sie selbst Daten in das Register eintragen müssen, während die Absicht darin besteht, dass dies über die Anbindung des Passes an die zentrale Infrastruktur geschieht. Wer dies ohne die richtige technische Anbindung selbst zu regeln versucht, läuft Gefahr, dass Daten nicht dort ankommen, wo sie hingehören.

Eine dritte Situation: Eine Matratze erhält einen QR-Code, der auf einen Pass verweist, aber der zugrunde liegende Identifikationscode ist nicht eindeutig oder wird für verschiedene Varianten wiederverwendet. Da das Register auf eindeutiger Identifikation basiert, führt dies zu Verwirrung, die mit einer nachträglichen Korrektur nicht einfach zu beheben ist. Hintergrundinformationen über die Verbindung zwischen Code und Pass finden Sie unter was GS1 Digital Link ist und ob dies für den Produktpass erforderlich ist.

Viertens: Ein Importeur denkt, dass das Register nur für große Hersteller mit vielen Modellen relevant ist, und schenkt Maßanfertigungsprodukten keine Aufmerksamkeit. Gerade bei Matratzen nach Maß, bei denen jede Kombination von Größen und Materialien ein eigenes Produktpass erfordern kann, ist eine klare Struktur erforderlich, um zu vermeiden, dass Produktpässe und Registerdaten nicht mehr zum richtigen Produkt gehören. Siehe dazu wie das Produktpass bei Matratzen nach Maß funktioniert.

Fünftens: Ein Unternehmen stellt eine Produktlinie ein oder existiert nicht mehr, und niemand hat dokumentiert, wer verantwortlich bleibt für die Daten, die über das Register und das Webportal abrufbar bleiben sollen. Dies ist kein theoretisches Risiko für einen Sektor, in dem Unternehmen übernommen werden oder ihre Tätigkeit einstellen; siehe was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit einstellt.

Was Sie festhalten können

• Ein Überblick darüber, welcher eindeutigen Kennzeichnung welches Matratzenmodell und welche Variante zugeordnet ist, einschließlich des Datums der Zuteilung.
• Eine dokumentierte Vereinbarung mit dem Hosting-Anbieter des Produktpasses über die technische Verknüpfung mit dem Webportal des Artikels 14 der ESPR, damit Daten ordnungsgemäß übermittelt werden.
• Eine interne Kontaktstelle für die Aktualität der Produktpass-Daten, auch für Produkte, die nicht mehr hergestellt werden.
• Ein Überblick darüber, welche Daten pro Matratze für den Produktpass bereitgestellt wurden, damit bei einer Kontrolle schnell deutlich wird, welche Informationen woher stammen.
• Eine Ausweichvereinbarung für den Fall, dass der Hosting-Anbieter der Produktpass-Daten seine Tätigkeit einstellt oder den Anbieter wechselt; siehe was mit Produktpass-Daten geschieht, wenn der Hosting-Anbieter damit aufhört.
• Bei mehreren Produktpässen pro Produkt (beispielsweise durch zusätzliche Regelungen neben der ESPR): ein Überblick, wie sich diese Produktpässe zueinander verhalten, damit das Register nicht mit widersprüchlichen Daten gespeist wird. Siehe wie mehrere Produktpässe für ein Produkt zusammenarbeiten.

Die exakten technischen Spezifikationen des Registers und des Webportals werden von der Europäischen Kommission näher ausgearbeitet. Das hier Beschriebene basiert auf Artikel 13 und Artikel 14 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781); für den vollständigen und aktuellen Text wird auf die offizielle Quelle über EUR-Lex verwiesen.