mitä tapahtuu tuotepasseilleni, jos hosting-palveluntarjoaja lopettaa toimintansa

Vastuu on valmistajalla, ei hosting-palvelun tarjoajalla

Velvoite pitää pasporttitiedot saatavilla kuuluu valmistajalle tai tuojalle, joka tuo tuotteen markkinoille, ei yritykselle, joka järjestää hosting-palvelun. Hosting-palvelun tarjoaja, kuten matrapas.eu, toteuttaa kyseisen velvoitteen tehtävänä, mutta loppuvastuu ei siirry sen mukaan. Jos hosting-palvelun tarjoaja lopettaa toimintansa, se ei tarkoita, että velvoite pitää pasporti saatavilla häviäisi — se säilyy tuotteen markkinoille tuoneen osapuolen vastuulla. Mitä muuttuu, on se, kuka tuo hetkellä huolehtii tekniikasta.

Kenelle tämä koskee ja millaisissa tilanteissa ei

Tämä aihe käsittelee tietojen itsensä jatkuvuutta: pysyy QR-koodin takana oleva tieto saatavilla myös silloin, jos muutoksia tapahtuu hosting-palvelun tarjoajassa. Kyse on eri asiasta kuin siitä, mitä tapahtuu, jos valmistava tai tuova yritys itse lopettaa — tilannetta käsitellään kohdassa mitä tuotepasportille tapahtuu, kun tuotteen takana oleva yritys lopettaa. Kyse ei ole myöskään siitä, kuinka pitkään pasportti kaiken kaikkiaan tulee olla saatavilla; se otetaan esiin kohdassa tuotepasportin säilytysaika. Tämä sivu rajoittuu kysymykseen siitä, mitä käytännössä tapahtuu, kun pasportin tekniikan toimittaja — hosting-palvelun tarjoaja — poistuu, kun taas tuotteen takana oleva yritys jatkaa toimintaansa.

Mitä on jo vahvistettu ja mitä ei

Sitä, milloin velvoite digitaalisesta tuotepasportista matraatseille täsmälleen astuu voimaan, ei ole vielä vahvistettu: ESPR-asetus on voimassa, mutta delegoitu säädös, joka tekee tämän matraatseille konkreettiseksi, odotetaan työsuunnitelmassa 2025–2030, ja päivämäärä mainitaan täällä heti kun säädös on julkaistu. Mikä on jo vahvistettu, on periaate ESPR:stä itsestään: artikla 10 asettaa vaatimukset digitaalisen tuotepasportin saavutettavuudesta ja kestävyydestä, ja artikla 13 määrää, että pasportit otetaan mukaan keskusrekisteriin. Tämä rekisteri on riippumaton siitä osapuolesta, joka tekniikassa säilyttää taustalla olevia tietoja — se on viittausjärjestelmä, ei kaikkien sisältöjen varastointi. Mitä rekisteri täsmälleen ylläpitää ja mitä siihen tulee sisältyä, kuvataan kohdassa tuotepasporttien eurooppalainen rekisteri.

Miten tämä käytännössä toteutetaan

Valmistajalle tai tuojalle, joka tekee yhteistyötä hosting-palvelun tarjoajan kanssa, ensimmäinen askel on tietää, mitä on sopimuksella sovittu siitä, jos hosting-palvelun tarjoaja lopettaa: onko tietojen siirto dokumentoitu ja kenelle tiedot siirretään. Seuraavaksi on tärkeää tietää, missä muodossa tiedot siirretään — aineisto, joka on luettavissa vain yhden toimittajan järjestelmässä, on arvokkaampi kuin aineisto, joka voidaan siirtää toiselle osapuolelle. Tämä liittyy kysymykseen siitä, onko pasporti kytketty ulkoiseen järjestelmään: kuka hallitsee tuotteen tietoja jo ERP- tai varaston hallintajärjestelmässä, kuten kuvataan kohdassa tuotepasportin kytkeminen omaan järjestelmään, on oman tietolähteen, joka ei katoa jos hosting-palvelun tarjoaja lopettaa — kytkentä varmistaa, että taustalla oleva tieto säilyy muualla, vaikka näyttö toimii eri osapuolen kautta.

Tämän jälkeen on merkitystä sillä, mitä tapahtuu QR-koodille ja siihen liittyvälle linkille. Jos hosting-palvelun tarjoaja lopettaa ja tiedot siirtyvät toiseen paikkaan, olemassa olevan QR-koodin tulee jatkaa viittaamista päteviin tietoihin — ei kuolleeseen linkkkiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että taustalla oleva URL usein säilytetään (esimerkiksi uudelleenohjauksen kautta uuteen järjestelmään), jotta jokaisen tuotteen koodia ei tarvitse muuttaa. Joka mietitään, miten kytkentä fyysisen koodin ja digitaalisen tiedon välillä tarkalleen toimii, löytää taustatietoa kohdasta kuinka QR-koodi päätyy matraasin pinnalle. Kun vaihtaa hosting-palveluntarjoajien välillä, on tärkeää varmistaa, että tuotteen tunnistekoodi ja siihen liittyvä data-linkki pysyvät koskemattomina, vaikka taustalla oleva infrastruktuuri vaihtuisikin.

Lopuksi on käytännöllistä kysyä etukäteen, miten hosting-palveluntarjoaja toimii omassa liiketoimintansa lopettamisessa: onko olemassa menettelytapa, joka tulee voimaan, varoitetaanko valmistajaa etukäteen, ja onko olemassa ajanjakso, jonka aikana tietoja voidaan vielä noutaa ennen kuin järjestelmä poistetaan käytöstä. Tällaiset sopimukset määräävät käytännössä, kuinka suuri riski yhden tietyn toimittajan katoamisessa on.

Mille tämä perustuu: ESPR:n 10 ja 13 artikla

ESPR:n 10 artikla (Asetus (EU) 2024/1781) asettaa vaatimukset digitaaliselle tuotepassille, mukaan lukien tietojen saatavuus sillä ajanjaksolla, jonka ajan niiden on pysyttävä saatavilla — vaatimus, joka koskee passia itseään, ei yhtä tiettyä teknistä palveluntarjoajaa. Saman asetuksen 13 artikla sääntelee digitaalisten tuotepassien rekisteriä, johon passit sisällytetään, jotta ne ovat löydettävissä ja tarkistettavissa riippumatta siitä, mikä osapuoli hoitaa taustalla olevaa hosting-palvelua. Yhdessä nämä artiklalit asettavat vastuun tietojen jatkuvasta saatavuudesta sille, joka luo passin eloon, ei jollekin satunnaiselle tekijälle teknisessä toteutuksessa.

Joka tällä hetkellä valitsee tai harkitsee hosting-palveluntarjoajaa, voi käyttää tätä tarkistuslistana: kysy viennin mahdollisuuksista, siitä, mitä tapahtuu QR-linkille mahdollisen vaihdon yhteydessä, ja hosting-palveluntarjoajan oman liiketoiminnan lopettamisen menettelystä — ja kirjaa nämä sopimukset ylös ennen kuin ensimmäiset passit lähtenevät ulos.