Ja, en del af det digitale produktpasport kan du selv organisere. Indsamlingen af produktoplysninger — materialer, sammensætning, vedligeholdelsesinstruktioner, garantiperiode — er viden, der i de fleste virksomheder allerede findes hos indkøb, produktion eller kvalitetssikring. Det bliver sværere teknisk set: at få QR-koden oprettet efter den korrekte standard, at holde dataene tilgængelige i ti år, og at sikre, at pasportet følger med, hvis lovgivningen eller dine produktoplysninger ændrer sig.
Forordningen foreskriver selv ikke, at du skal inddrage en ekstern part. Den, der bliver betragtet som leverandør — typisk producenten eller importøren, der bringer madrassen på det europæiske marked — er ansvarlig for indholdet og tilgængeligheden af pasportet, uanset hvem der teknisk set bygger det. Spørgsmålet er derfor ikke, om det er tilladt, men om det er praktisk i din situation.
Hvad der først og fremmest kræver virksomhedskendskab
Størstedelen af arbejdet består i at samle oplysninger, der allerede ligger et sted i din organisation: materialepasportet fra din leverandør, testrapporter for madrassen, garantibetingelser og oplysninger om genbrug eller bortskaffelse ved slutningen af levetiden. Dette er arbejde, som du selv kan udføre, og som du ofte også bedst kan udføre selv, fordi ingen anden helt præcist ved, hvilken leverandør der har leveret hvilket skum, eller hvilken garanti der gælder for hvilken serie. Et godt udgangspunkt er at kontrollere, hvilke dokumenter du allerede har, og hvilke der stadig mangler; er det gennemgået efter emne, hvad der er relevant for din situation giver et udgangspunkt for det.
Hvad der kræver mere teknik
Den tekniske side er en anden sag. Pasportet skal låses op via en QR-kode eller lignende datadrager, de underliggende data skal være læsbare for maskiner efter et format, som Europa-Kommissionen stadig skal fastlægge, og oplysningerne skal forblive tilgængelige i hele løbetiden — for madrasser regnes der i øjeblikket med ti års hosting — også hvis din virksomhed skifter softwareleverandør, eller et system udfases. Det kræver en infrastruktur, der fortsætter med at virke, også på tidspunkter, hvor der ikke længere er nogen i din virksomhed, der aktivt arbejder med det. Hvordan datadrager præcist opbygges, og hvor de underliggende oplysninger kommer fra, kan læses på den side, der forklarer, hvor dataene kommer fra.
Grænsen mellem selv at gøre det og at outsource
Der er intet fast skæringspunkt, hvor det ikke længere kan gøres selv, og outsourcing bliver obligatorisk. Vurderingen er praktisk: har du nogen internt, der kan bygge og, vigtigere endnu, vedligeholde den tekniske side i mange år? Ændrer dit sortiment sig ofte, så pasporter skal opdateres regelmæssigt? Og opvejer den tid, som det koster, udgifterne til en part, der gør dette for flere kunder samtidigt? For en virksomhed med en eller to madrasmodeller er det anderledes end for en producent med duetandsvis varianter og årlige ændringer.
Et andet punkt at tage i betragtning er kontinuitet. Pasportet skal forblive tilgængeligt, selv hvis den person, der oprettede det, ikke længere arbejder i virksomheden, eller hvis et selvbygget system bliver forældet. Ved outsourcing ligger denne kontinuitet hos tjenesteudbyder; ved selv at gøre det forbliver dette ansvar, også på længere sigt, hos din egen organisation.
Hvad der endnu ikke er fastlagt
De exacte tekniske krav til databæreren og dataformatet følger af en delegeret retsakt, som Europa-Kommissionen stadig skal offentliggøre; denne forventes på nuværende tidspunkt omkring 2028 inden for ESPR's arbejdsplan, med forpligtelser for matrasser, der derefter følger. Så længe denne retsakt ikke foreligger, er det vanskeligt at fastlægge præcist, hvad en selvbygget løsning teknisk skal kunne. Hvis du begynder nu, er det klogt at være forberedt på ændringer, når de endelige krav bliver kendt.
Om det er fornuftigt at gøre det selv i din situation, afhænger af omfanget af dit sortiment, den viden du har in house, og den tid, du kan bruge på det. Med hensyn til det juridiske ansvar som leverandør er en samtale med en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed den rigtige vej. Hvis du først ønsker at få et indtryk af, hvad der kommer på tale i dit tilfælde, giver spørgeskemaet som på få minutter giver en første indikation et udgangspunkt, og på oversigten over omkostningerne ved begge veje kan du sammenligne det selv at gøre det og at outsource.
Ønsker du at orientere dig bredere, før du træffer en beslutning? Udfør den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i videnbanken for at se, hvilke trin der spiller ind i din situation.