Oui, vous pouvez organiser vous-même une partie du passeport numérique du produit. La collecte des données produit — matériaux, composition, instructions d'entretien, durée de la garantie — est une connaissance qui existe déjà dans la plupart des entreprises au sein de l'approvisionnement, de la production ou de l'assurance qualité. Là où cela devient plus difficile, c'est du côté technique : faire créer le code QR selon la bonne norme, maintenir les données accessibles pendant dix ans, et veiller à ce que le passeport soit mis à jour si la réglementation ou vos informations produit changent.
La réglementation elle-même ne prescrit pas que vous devez faire appel à une partie externe. Celui qui est désigné comme fournisseur — généralement le fabricant ou l'importateur qui met le matelas sur le marché européen — est responsable du contenu et de la disponibilité du passeport, peu importe qui le construit techniquement. La question n'est donc pas si c'est autorisé, mais si c'est pratique dans votre situation.
Ce qui demande surtout une connaissance du métier
L'essentiel du travail consiste à rassembler les données qui se trouvent déjà quelque part dans votre organisation : le passeport matériel de votre fournisseur, les rapports d'essai du matelas, les conditions de garantie, et les informations sur le recyclage ou l'élimination en fin de vie. C'est un travail que vous pouvez faire vous-même, et souvent aussi celui que vous ferez le mieux, car personne d'autre ne sait exactement quel fournisseur a livré quelle mousse ou quelle garantie s'applique à quelle série. Un bon point de départ est de vérifier quels documents vous avez déjà en interne et lesquels manquent ; examiné par sujet ce qui est pertinent pour votre situation y offre un point de départ.
Ce qui demande plus de technique
Le côté technique est une autre histoire. Le passeport doit être déverrouillé via un code QR ou un support de données comparable, les données sous-jacentes doivent être lisibles par machine selon un format que la Commission européenne doit encore établir, et l'information doit rester accessible pendant toute la durée — pour les matelas, on suppose actuellement une période d'hébergement de dix ans — même si votre entreprise change de fournisseur de logiciels ou si un système est supprimé. Cela nécessite une infrastructure qui fonctionne, même aux moments où personne dans votre entreprise ne s'en occupe activement. La façon exacte dont ce support de données est construit et d'où proviennent les informations sous-jacentes peut être lue sur la page qui explique d'où proviennent les données.
La limite entre faire soi-même et externaliser
Il n'y a pas de point de basculement fixe où faire soi-même n'est plus possible et l'externalisation devient obligatoire. La considération est pratique : avez-vous quelqu'un en interne qui peut construire le côté technique et, plus important encore, qui peut le maintenir pendant des années ? Votre assortiment change-t-il souvent, ce qui nécessite des mises à jour régulières des passeports ? Et le temps que cela prend compense-t-il le coût d'une partie qui fait cela pour plusieurs clients à la fois ? C'est différent pour une entreprise avec un ou deux modèles de matelas que pour un fabricant avec des dizaines de variantes et des changements annuels.
Un autre point à considérer est la continuité. Le passeport doit rester disponible, même si la personne qui l'a créé ne travaille plus pour l'entreprise ou si un système auto-construit devient obsolète. Avec l'externalisation, cette continuité incombe au prestataire de services ; avec l'auto-construction, cette responsabilité reste chez vous, même à long terme.
Ce qui n'est pas encore établi
Les exigences techniques précises concernant le support de données et le format des données résultent d'un acte délégué que la Commission européenne doit encore publier ; celui-ci est actuellement attendu autour de 2028 dans le cadre du plan de travail du ESPR, avec des obligations pour les matelas qui suivront. Tant que cet acte n'existe pas, il est difficile de définir avec précision ce qu'une solution d'auto-construction doit techniquement pouvoir faire. Si vous commencez maintenant, il est judicieux de tenir compte des ajustements dès que les exigences définitives seront connues.
Le fait que faire soi-même soit judicieux dans votre situation dépend de l'ampleur de votre assortiment, des connaissances que vous avez en interne et du temps que vous pouvez y consacrer. Pour la responsabilité juridique en tant que fournisseur, une conversation avec un juriste ou l'autorité de surveillance compétente reste la voie appropriée. Si vous souhaitez d'abord vous faire une idée de ce que cela implique dans votre cas, alors le questionnaire qui donne une première indication en quelques minutes constitue un point de départ, et sur l'aperçu des coûts des deux routes vous pouvez comparer vous-même et sous-traiter l'un à côté de l'autre.
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