Sí, puede organizar parte del pasaporte digital del producto por su cuenta. La recopilación de datos del producto — materiales, composición, instrucciones de mantenimiento, período de garantía — es un conocimiento que en la mayoría de empresas ya existe en compras, producción o aseguramiento de la calidad. Donde se complica es en el aspecto técnico: hacer crear el código QR según la norma correcta, mantener los datos accesibles durante diez años, y garantizar que el pasaporte se actualice cuando cambie la normativa o su información de producto.
La normativa en sí no prescribe que deba contratar a un tercero. Quien se designe como proveedor — normalmente el fabricante o el importador que coloca el colchón en el mercado europeo — es responsable del contenido y la disponibilidad del pasaporte, independientemente de quién lo desarrolle técnicamente. La pregunta no es pues si está permitido, sino si es práctico en su situación.
Lo que requiere principalmente conocimiento empresarial
La mayor parte del trabajo consiste en reunir datos que ya existen en algún lugar de su organización: el pasaporte de material de su proveedor, los informes de prueba del colchón, las condiciones de garantía, e información sobre reciclaje o eliminación al final de la vida útil. Este es un trabajo que puede hacer usted mismo, y a menudo también es lo mejor que puede hacer por su cuenta, porque nadie más sabe exactamente qué espuma suministró cada proveedor o qué garantía se aplica a qué serie. Un buen punto de partida es comprobar qué documentos ya tiene en casa y cuáles le faltan; analizado por tema lo que es relevante para su situación proporciona un punto de referencia para ello.
Lo que requiere más aspecto técnico
El aspecto técnico es otra historia. El pasaporte debe desbloquearse mediante un código QR o un soporte de datos comparable, los datos subyacentes deben ser legibles por máquina según un formato que la Comisión Europea aún debe establecer, y la información debe permanecer accesible durante toda la duración — para los colchones se está asumiendo actualmente una hosting de diez años — incluso si su empresa cambia de proveedor de software o un sistema queda obsoleto. Esto requiere una infraestructura que funcione continuamente, incluso en momentos en que nadie en su empresa está trabajando activamente en ello. Cómo se construye exactamente ese soporte de datos y de dónde procede la información subyacente puede leer en la página que explica de dónde proceden los datos.
El límite entre hacerlo uno mismo y subcontratarlo
No existe un punto de inflexión fijo en el que ya no sea posible hacerlo uno mismo y la subcontratación sea obligatoria. La evaluación es práctica: ¿tiene a alguien en casa que pueda desarrollar el aspecto técnico y, lo que es más importante, pueda mantenerlo durante años? ¿Cambia a menudo su surtido, lo que requiere actualizar pasaportes con regularidad? ¿Y compensa el tiempo que eso requiere los costos de una empresa que lo hace para múltiples clientes simultáneamente? Para una empresa con uno o dos modelos de colchón, esto es diferente que para un fabricante con decenas de variantes y cambios anuales.
Otro punto a considerar es la continuidad. El pasaporte debe permanecer disponible, incluso si la persona que lo configuró ya no trabaja en la empresa o si un sistema construido internamente se vuelve obsoleto. Al subcontratar, esa continuidad recae en el proveedor de servicios; al hacerlo usted mismo, esa responsabilidad permanece, también a largo plazo, en su propia organización.
Lo que aún no está establecido
Los requisitos técnicos exactos del soporte de datos y el formato de datos se derivan de un acto delegado que la Comisión Europea aún debe publicar; actualmente se espera que se publique alrededor de 2028 en el marco del plan de trabajo de la ESPR, con obligaciones para los colchones que le seguirán. Mientras ese acto no exista, es difícil establecer con precisión qué debe ser capaz de hacer técnicamente una solución de autoconstrucción. Quienes comiencen ahora por su cuenta harían bien en prever ajustes tan pronto como se conozcan los requisitos definitivos.
Que sea sensato hacer esto usted mismo en su situación depende del alcance de su surtido, los conocimientos que tenga en casa y el tiempo que pueda dedicarle. Para la responsabilidad jurídica como proveedor, una conversación con un abogado o la autoridad de supervisión competente sigue siendo el camino indicado. ¿Desea obtener primero una idea de lo que supone en su caso? Entonces, el cuestionario que en unos minutos proporciona una primera indicación es un punto de partida, y en el resumen de costes en ambas rutas puede comparar lado a lado lo que hace usted mismo y lo que externaliza.
¿Desea orientarse más ampliamente antes de tomar una decisión? Realice el análisis rápido gratuito u hojeé los temas en la base de conocimientos para ver qué pasos juegan un papel en su situación.