Ja, einen Teil des digitalen Produktpasses können Sie selbst organisieren. Das Sammeln der Produktdaten — Materialien, Zusammensetzung, Pflegeanleitung, Gewährleistungsdauer — ist Wissen, das in den meisten Unternehmen bereits bei Einkauf, Produktion oder Qualitätssicherung vorhanden ist. Schwieriger wird es bei der technischen Seite: den QR-Code nach der richtigen Norm erstellen lassen, die Daten zehn Jahre lang verfügbar halten und dafür sorgen, dass der Pass mitwandert, wenn sich die Verordnung oder Ihre Produktinformationen ändern.
Die Verordnung selbst schreibt nicht vor, dass Sie eine externe Partei einschalten müssen. Wer als Anbieter gilt — üblicherweise der Hersteller oder der Importeur, der die Matratze auf den europäischen Markt bringt — ist verantwortlich für den Inhalt und die Verfügbarkeit des Passes, unabhängig davon, wer ihn technisch erstellt. Die Frage ist also nicht, ob es erlaubt ist, sondern ob es in Ihrer Situation praktisch ist.
Was vor allem Geschäftskenntnisse erfordert
Der größte Teil der Arbeit besteht darin, Daten zusammenzutragen, die bereits irgendwo in Ihrem Unternehmen vorhanden sind: das Materialpass Ihres Lieferanten, die Testberichte der Matratze, die Gewährleistungsbedingungen und Informationen zum Recycling oder zur Entsorgung am Ende der Lebensdauer. Dies ist Arbeit, die Sie selbst erledigen können und oft auch selbst erledigen sollten, da niemand anders genau weiß, welcher Lieferant welchen Schaum geliefert hat oder welche Garantie für welche Serie gilt. Ein guter Ausgangspunkt ist zu überprüfen, welche Dokumente Sie bereits vorhanden haben und welche noch fehlen; pro Thema untersucht, was für Ihre Situation relevant ist gibt dazu einen Anhaltspunkt.
Was mehr Technik erfordert
Die technische Seite ist eine andere Geschichte. Der Pass muss über einen QR-Code oder einen ähnlichen Datenträger freigeschaltet werden, die zugrunde liegenden Daten müssen maschinenlesbar sein gemäß einem Format, das die Europäische Kommission noch festlegen muss, und die Informationen müssen während der gesamten Laufzeit — für Matratzen wird derzeit von zehn Jahren Hosting ausgegangen — verfügbar bleiben, auch wenn Ihr Unternehmen den Softwareanbieter wechselt oder ein System auslaufen gelassen wird. Das erfordert eine Infrastruktur, die funktioniert, auch wenn in Ihrem Unternehmen niemand mehr aktiv damit befasst ist. Wie der Datenträger genau aufgebaut ist und woher die zugrunde liegenden Informationen stammen, können Sie auf der Seite lesen, die erklärt, woher die Daten kommen.
Die Grenze zwischen Eigenregie und Auslagerung
Es gibt keinen festen Übergangsunkt, bei dem Eigenregie nicht mehr möglich ist und Auslagerung zwingend wird. Die Abwägung ist praktisch: Haben Sie jemanden im Haus, der die technische Seite aufbauen kann und, noch wichtiger, jahrelang warten kann? Ändert sich Ihr Sortiment häufig, sodass Pässe regelmäßig aktualisiert werden müssen? Und wiegt die Zeit, die das kostet, gegen die Kosten eines Unternehmens auf, das dies für mehrere Kunden gleichzeitig tut? Für ein Unternehmen mit ein oder zwei Matratzenmodellen sieht das anders aus als für einen Hersteller mit Dutzenden von Varianten und jährlichen Änderungen.
Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist Kontinuität. Der Pass muss verfügbar bleiben, auch wenn die Person, die ihn erstellt hat, nicht mehr beim Unternehmen arbeitet oder wenn ein selbst gebautes System veraltet. Bei Auslagerung liegt diese Kontinuität beim Dienstleister; bei Eigenregie bleibt diese Verantwortung, auch langfristig, bei Ihrer eigenen Organisation.
Was noch nicht feststeht
Die genauen technischen Anforderungen an den Datenträger und das Datenformat ergeben sich aus einer Delegierten Handlung, die die Europäische Kommission noch veröffentlichen muss; diese wird derzeit im Rahmen des Arbeitsplans der ESPR um 2028 erwartet, mit darauffolgenden Verpflichtungen für Matratzen. Solange diese Handlung nicht vorliegt, ist es schwierig, genau festzulegen, was eine Eigenentwicklungs-Lösung technisch können muss. Wer jetzt bereits anfängt, tut gut daran, mit Anpassungen zu rechnen, sobald die endgültigen Anforderungen bekannt sind.
Ob Eigenentwicklung in Ihrer Situation sinnvoll ist, hängt vom Umfang Ihres Sortiments, dem Know-how, das Sie im Haus haben, und der Zeit ab, die Sie dafür aufwenden können. Für die rechtliche Verantwortung als Anbieter bleibt ein Gespräch mit einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde der richtige Weg. Möchten Sie zunächst einen Eindruck bekommen, was in Ihrem Fall alles dazukommt, dann bietet der Fragebogen, der in wenigen Minuten einen ersten Überblick gibt einen Ausgangspunkt, und unter der Übersicht der Kosten bei beiden Varianten können Sie Eigenentwicklung und Fremdvergabe nebeneinander vergleichen.
Möchten Sie sich breiter orientieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welche Schritte in Ihrer Situation relevant sind.