Sim, pode organizar parte do passaporte de produto digital por sua conta. A recolha de dados de produto — materiais, composição, instruções de manutenção, período de garantia — é um conhecimento que na maioria das empresas já existe no departamento de compras, produção ou garantia de qualidade. Onde fica mais complicado é no lado técnico: fazer criar o código QR segundo a norma correta, manter os dados acessíveis durante dez anos, e assegurar que o passaporte se adapta quando a regulamentação ou a sua informação de produto muda.
A própria regulamentação não estabelece que tenha de contratar um terceiro. Quem é designado como fornecedor — normalmente o fabricante ou o importador que coloca o colchão no mercado europeu — é responsável pelo conteúdo e disponibilidade do passaporte, independentemente de quem o constrói tecnicamente. A questão não é portanto se é permitido, mas se é praticamente viável na sua situação.
O que exige principalmente conhecimento empresarial
A maior parte do trabalho está em reunir dados que já existem algures na sua organização: o passaporte de material do seu fornecedor, os relatórios de testes do colchão, as condições de garantia, e informações sobre reciclagem ou eliminação no final da vida útil. Este é um trabalho que pode fazer por sua conta, e muitas vezes é melhor fazer por sua conta, porque ninguém mais sabe exatamente qual fornecedor forneceu qual espuma ou qual garantia se aplica a qual série. Um bom ponto de partida é verificar que documentos já tem na empresa e quais ainda faltam; analisado por tema o que é relevante para a sua situação oferece um ponto de partida para isso.
O que exige mais técnica
O lado técnico é outro assunto. O passaporte tem de ser acedido através de um código QR ou portador de dados comparável, os dados subjacentes têm de ser legíveis por máquina de acordo com um formato que a Comissão Europeia ainda tem de estabelecer, e a informação tem de permanecer acessível durante todo o período — para colchões, está atualmente prevista uma hospedagem de dez anos — mesmo que a sua empresa mude de fornecedor de software ou um sistema seja descontinuado. Isto requer uma infraestrutura que continua a funcionar, inclusive em momentos em que ninguém na sua empresa está ativamente envolvido. Como o portador de dados é exatamente construído e de onde vêm as informações subjacentes pode ler-se em a página que explica de onde vêm os dados.
A fronteira entre fazer por conta própria e terceirizar
Não existe um ponto de viragem fixo em que fazer por conta própria deixe de ser possível e a terceirização se torne obrigatória. A avaliação é prática: tem alguém na empresa que pode construir o lado técnico e, mais importante ainda, pode mantê-lo durante anos? O seu sortimento muda frequentemente, exigindo que os passaportes sejam regularmente atualizados? E o tempo que isso leva compensa os custos de um terceiro que faz isto para vários clientes simultaneamente? Para uma empresa com um ou dois modelos de colchão a situação é diferente da de um fabricante com dezenas de variantes e alterações anuais.
Outro ponto a considerar é a continuidade. O passaporte tem de permanecer disponível, mesmo que a pessoa que o criou já não trabalhe na empresa ou se um sistema autossustentável ficar obsoleto. Quando se terceiriza, essa continuidade é da responsabilidade do prestador de serviços; quando faz por conta própria, essa responsabilidade permanece com a sua própria organização, também a mais longo prazo.
O que ainda não está definido
Os requisitos técnicos exatos para o suporte de dados e o formato de dados decorrem de um acto delegado que a Comissão Europeia ainda deve publicar; espera-se atualmente que seja publicado por volta de 2028 no âmbito do plano de trabalho do ESPR, com obrigações para os colchões que se seguem. Enquanto esse acto não existir, é difícil estabelecer exatamente o que uma solução de construção própria deve ser capaz de fazer tecnicamente. Quem começar agora por sua conta, fará bem em levar em conta ajustes assim que os requisitos definitivos forem conhecidos.
Se fazer por sua conta é sensato na sua situação depende da dimensão do seu sortido, do conhecimento que tem em casa e do tempo que pode dedicar a isso. Relativamente à responsabilidade jurídica enquanto fornecedor, uma conversa com um jurista ou com a autoridade de fiscalização competente continua a ser o caminho indicado. Quer primeiro ter uma ideia do que está envolvido no seu caso? o questionário que em alguns minutos dá uma primeira indicação um ponto de partida, e em a visão geral dos custos de ambas as rotas pode colocar lado a lado o que faz você mesmo e o que terceiriza.
Quer orientar-se mais amplamente antes de tomar uma decisão? Faça a análise rápida gratuita ou navegue pelos tópicos no banco de conhecimento para ver quais passos se aplicam na sua situação.