Ja, en del av det digitala produktpasset kan du själv organisera. Insamlingen av produktdata — material, sammansättning, skötselinstruktioner, garantitid — är kunskap som redan finns hos de flesta företag inom inköp, produktion eller kvalitetskontroll. Det som blir svårare är den tekniska delen: att få QR-koden skapad enligt rätt standard, hålla data åtkomlig i tio år, och se till att passet följer med när regelverket eller din produktinformation ändras.
Förordningen föreskriver inte att du måste anlita en extern part. Den som benämns som leverantör — vanligen tillverkaren eller importören som förlägger madrassen på den europeiska marknaden — är ansvarig för innehållet och tillgängligheten av passet, oavsett vem som bygger det tekniskt. Frågan är alltså inte om det är tillåtet, utan om det är praktiskt möjligt i din situation.
Det som kräver främst företagskunskap
Huvuddelen av arbetet ligger i att samla in data som redan finns någonstans i din organisation: materialpasset från din leverantör, testrapporterna för madrassen, garantivillkoren och information om återvinning eller avfallshantering vid slutet av livscykeln. Det här är arbete du själv kan göra, och ofta även bör göra själv, eftersom ingen annan vet exakt vilken leverantör som levererade vilket skum eller vilken garanti som gäller för vilken serie. En bra utgångspunkt är att kontrollera vilka dokument du redan har och vilka som saknas; utrett för varje område vad som är relevant för din situation ger där en ingångspunkt.
Det som kräver mer teknik
Den tekniska delen är en annan historia. Passet måste öppnas via en QR-kod eller liknande databärare, underliggande data måste vara maskinläsbar enligt ett format som Europeiska kommissionen ännu måste fastställa, och informationen måste vara åtkomlig under hela löptiden — för madrasser utgår man för närvarande från tio års hosting — även om ditt företag byter programvarusleverantör eller ett system utgår. Det kräver infrastruktur som fortsätter att fungera, även vid tidpunkter då ingen på ditt företag är aktivt involverad med det. Hur databäraren exakt är utformad och var den underliggande informationen kommer ifrån kan du läsa på sidan som förklarar var data kommer ifrån.
Gränsen mellan att göra det själv och att outsourca
Det finns ingen fast omvandlingspunkt där att göra det själv inte längre är möjligt och outsourcing blir obligatoriskt. Övervägandet är praktiskt: har du någon internt som kan bygga och, viktigare, kan underhålla den tekniska delen under många år? Ändras ditt sortiment ofta, så att produktpass måste uppdateras regelbundet? Och väger tiden det tar upp mot kostnaderna för en part som gör det här för flera kunder samtidigt? För ett företag med en eller två madrässmodeller ser det annorlunda ut än för en tillverkare med dussintals varianter och årliga ändringar.
En annan punkt att väga in är kontinuitet. Passet måste förbli tillgängligt, även om personen som satte upp det inte längre arbetar på företaget eller om ett självsignalerat system blir föråldrat. Vid outsourcing ligger den kontinuiteten hos tjänsteleverantören; vid att göra det själv ligger det ansvaret kvar, även på längre sikt, på din egen organisation.
Det som ännu inte är fastställt
De exakta tekniska kraven på databäraren och dataformatet följer av en delegerad handling som Europeiska kommissionen ännu måste publicera; denna förväntas för närvarande omkring 2028 inom ramen för ESPR:s handlingsplan, med förpliktelser för madrasser som följer därefter. Så länge denna handling inte finns på plats är det svårt att exakt fastställa vad en egen lösning tekniskt måste kunna. Den som börjar nu gör klokt i att ta hänsyn till anpassningar när de slutgiltiga kraven är kända.
Huruvida det är lämpligt att göra det själv i er situation beror på omfattningen av ert sortiment, den kunskap ni har internt och den tid ni kan lägga ned på det. För det juridiska ansvaret som leverantör är ett samtal med en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet fortfarande den lämpligaste vägen. Vill ni först få en uppfattning om vad som ingår i er situation, då ger checklistan som på några minuter ger en första indikation en utgångspunkt, och på kostnadsöversikten för båda alternativen kan ni lägga egen utförande och outsourcing sida vid sida.
Vill ni orientera er mer omfattande innan ni fattar ett beslut? Gör den kostnadsfria snabbgranskningen eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken för att se vilka steg som spelar roll i er situation.