Tak, część cyfrowego paszportu produktu możecie sami zorganizować. Zebranie danych produktu — materiałów, składu, instrukcji pielęgnacji, okresu gwarancji — to wiedza, którą większość firm ma już w działach zakupów, produkcji lub kontroli jakości. Trudniej staje się, jeśli chodzi o stronę techniczną: zlecenie utworzenia kodu QR zgodnie z właściwą normą, utrzymanie dostępności danych przez dziesięć lat oraz zapewnienie, że paszport będzie aktualizowany, gdy zmieni się przepisacja lub informacje o produkcie.
Rozporządzenie samo w sobie nie nakazuje zaangażowania strony trzeciej. Osoba zidentyfikowana jako dostawca — zwykle producent lub importer, który wprowadza materac na rynek europejski — odpowiada za zawartość i dostępność paszportu, niezależnie od tego, kto go technicznie buduje. Pytanie zatem nie brzmi, czy wolno, ale czy jest to praktyczne w waszej sytuacji.
Co wymaga przede wszystkim wiedzy biznesowej
Większość pracy polega na zebraniu danych, które gdzieś już istnieją w waszej organizacji: paszport materiałowy od dostawcy, raporty z badań materaca, warunki gwarancji oraz informacje o recyklingu lub utylizacji na koniec okresu użytkowania. To praca, którą możecie zrobić sami i najczęściej powinniście zrobić sami, ponieważ nikt inny dokładnie nie wie, który dostawca dostarczył które pianki lub jaka gwarancja obowiązuje dla której serii. Dobrym punktem wyjścia jest sprawdzenie, które dokumenty już posiadacie i które wam brakuje; na każdy temat przeanalizowano, co jest istotne dla waszej sytuacji daje punkt zaczepu.
Co wymaga więcej technologii
Strona techniczna to inna sprawa. Paszport musi być odblokowany za pośrednictwem kodu QR lub podobnego nośnika danych, dane bazowe muszą być czytelne dla maszyny zgodnie z formatem, który jeszcze musi ustalić Komisja Europejska, a informacje muszą pozostać dostępne przez cały okres — dla materacy obecnie przewiduje się dziesięć lat hostingu — nawet jeśli wasz zespół zmieni dostawcę oprogramowania lub system zostanie wycofany. To wymaga infrastruktury, która działa nadal, również w momentach, gdy w waszej firmie nikt już aktywnie się tym nie zajmuje. To, jak dokładnie skonstruowany jest nośnik danych i skąd pochodzą dane bazowe, można przeczytać na stronie wyjaśniającej, skąd pochodzą dane.
Granica między wykonywaniem samodzielnie a outsourcingiem
Nie ma ustalonego punktu przegięcia, w którym samodzielne wykonywanie już nie jest możliwe, a outsourcing staje się obowiązkowy. Rozważanie jest praktyczne: czy macie w zespole kogoś, kto potrafi zbudować stronę techniczną i, co ważniejsze, potrafi ją przez lata utrzymywać? Czy wasz asortyment zmienia się często, co wymaga regularnych aktualizacji paszportów? Czy czas poświęcony na to rekompensuje koszty zatrudnienia strony, która to robi dla wielu klientów naraz? Dla firmy z jednym lub dwoma modelami materaca jest inaczej niż dla producenta z dziesiątkami wariantów i rocznymi zmianami.
Innym punktem do rozważenia jest ciągłość. Paszport musi pozostać dostępny, nawet jeśli osoba, która go opracowała, nie pracuje już w firmie lub jeśli samodzielnie zbudowany system się nie uzewnowni. W przypadku outsourcingu ta ciągłość spoczywa na dostawcy usług; w przypadku samodzielnego wykonywania ta odpowiedzialność pozostaje, również na dłuższą metę, w waszej organizacji.
Co jeszcze nie jest ustalone
Dokładne wymogi techniczne dotyczące nośnika danych i formatu danych wynikają z aktu delegowanego, który Komisja Europejska musi jeszcze opublikować; w obecnym planie pracy ESPR spodziewany jest około 2028 r., z obowiązkami dla matrców, które mają następować później. Dopóki ten akt nie będzie dostępny, trudno jest dokładnie określić, co rozwiązanie samodzielne musi być w stanie zrobić technicznie. Kto zaczyna teraz samodzielnie, powinien liczyć się z zmianami, gdy znane będą wymagania ostateczne.
To, czy samodzielne działanie jest rozsądne w Twojej sytuacji, zależy od zakresu Twojego asortymentu, posiadanej przez Ciebie wiedzy i czasu, który możesz na to przeznaczyć. W kwestii odpowiedzialności prawnej jako dostawcy rozmowa z prawnikiem lub właściwym organem nadzorczym pozostaje właściwą drogą. Jeśli chcesz najpierw uzyskać wrażenie, co wiąże się w Twoim przypadku, lista pytań, która w kilka minut daje wstępne wskazanie jest punktem wyjścia, a na przeglądzie kosztów obu tras możesz sam porównać zrobienie we własnym zakresie i zlecenie na zewnątrz.
Chcesz się szerzej zorientować przed podjęciem decyzji? Skorzystaj z bezpłatnej szybkiej oceny lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, które kroki zaistnieją w Twojej sytuacji.