wie is aansprakelijk als er verkeerde gegevens in het productpaspoort van een matras staan

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De fabrikant is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor het productpaspoort bij de fabrikant. Dat betekent dat de partij die het matras op de markt brengt, verantwoordelijk is voor de informatie die in dat paspoort staat: materialen, samenstelling, herkomst, onderhoudsinstructies en de andere gegevens die artikel 9 van de ESPR voorschrijft voor het digitaal productpaspoort. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat er iemand binnen de organisatie eigenaar moet zijn van dat gegevensdossier — niet als formaliteit, maar omdat die persoon kan worden aangesproken als blijkt dat er iets niet klopt. Wie precies als fabrikant geldt, is niet altijd vanzelfsprekend; Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR? gaat daar verder op in.

Gegevens moeten herleidbaar zijn tot een methode of bron

Artikel 39 van de ESPR schrijft voor dat gegevens in het paspoort tot stand komen via vastgelegde test-, meet- of berekeningsmethoden. Dat is meer dan een technische bepaling: het betekent dat een bedrijf niet alleen een getal in het paspoort zet, maar ook kan laten zien hoe dat getal is bepaald. Voor een matrassenfabrikant gaat het dan bijvoorbeeld om de herkomst van cijfers over materiaalsamenstelling of over de duurzaamheid van de vulling. Een klein team dat deze gegevens verzamelt van toeleveranciers, doet er praktisch gezien goed aan om per gegeven te documenteren waar het vandaan komt en volgens welke methode het is vastgesteld.

Wijzigingen in het product moeten in het paspoort doorwerken

Artikel 40 van de ESPR gaat over het voorkomen van omzeiling en verslechtering van prestaties. Dat raakt direct aan situaties waarin een matras na verloop van tijd verandert — een andere schuimsoort, een andere leverancier van vulmateriaal, een aangepaste hoes. Het paspoort moet de actuele situatie weerspiegelen, niet de situatie van het moment waarop het product ooit is gelanceerd. Wat dit in de praktijk betekent wanneer de samenstelling wijzigt, staat uitgewerkt op moet ik het productpaspoort aanpassen als ik het schuim of de vulling verander.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen in de praktijk regelmatig terug:

• Een fabrikant neemt de materiaalspecificatie van een toeleverancier over zonder die te controleren, en die specificatie blijkt achterhaald te zijn na een receptwijziging bij de toeleverancier zelf.
• Een bedrijf verkoopt matrassen onder eigen merk maar laat de productie en de paspoortgegevens volledig over aan de fabrikant die het matras maakt, zonder af te spreken wie corrigeert als er een fout wordt gevonden.
• Bij een wijziging in de vulling wordt de productie aangepast, maar het paspoort van de al lopende voorraad wordt niet bijgewerkt, waardoor oude en nieuwe gegevens naast elkaar bestaan.
• Een importeur van buiten de EU levert een matras aan met paspoortgegevens die zijn opgesteld door de fabrikant in het land van herkomst, zonder dat iemand binnen de EU die gegevens heeft nagekeken.
• Een webshop verkoopt matrassen via een marktplaats en gaat ervan uit dat de marktplaats verantwoordelijk is voor het paspoort, terwijl die verplichting elders in de keten ligt.

Deze situaties laten zien dat de vraag "wie is aansprakelijk" zelden op één plek in de keten uitkomt. Voor wie matrassen onder eigen merk laat produceren is het onderscheid tussen merkeigenaar en fabrikant relevant; dat wordt behandeld op wie is verantwoordelijk voor het paspoort als ik matrassen laat maken onder mijn eigen merk. Voor wie te maken heeft met een fabrikant buiten de EU speelt een vergelijkbare vraag, uitgewerkt op Mijn fabrikant zit buiten de Europese Unie — wie regelt het productpaspoort dan?.

Wat u kunt vastleggen

Voor bedrijven die grip willen houden op deze aansprakelijkheidsvraag, is het praktisch om een aantal zaken schriftelijk vast te leggen — niet omdat de wet dat woordelijk zo voorschrijft, maar omdat het bij een vraag achteraf scheelt als het er is:

• Een overzicht van welke afdeling of welke persoon binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het samenstellen en actueel houden van de paspoortgegevens.
• Een dossier per productlijn met de bronnen van de gegevens: testrapporten, materiaalcertificaten, opgaven van toeleveranciers, en de methode waarmee die gegevens zijn bepaald (aansluitend op artikel 39 van de ESPR).
• Afspraken met toeleveranciers over wie een wijziging in materiaal of samenstelling meldt, en binnen welke tijd dat gebeurt.
• Een contractuele afspraak tussen merkeigenaar en fabrikant over wie de paspoortgegevens opstelt, wie ze controleert en wie corrigeert bij een gebleken fout — vooral relevant bij private label constructies.
• Een logboek van wijzigingen in het paspoort, zodat aantoonbaar is wanneer een aanpassing is doorgevoerd naar aanleiding van een productwijziging.
• Een vastgelegde procedure voor het geval een fout wordt ontdekt: wie corrigeert het paspoort, wie informeert de afnemer, en wie beoordeelt of eerdere levering daardoor is geraakt.

Wie nog niet precies weet welke rol de eigen organisatie in deze keten speelt, vindt een algemeen overzicht op Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van matrassen? Dat overzicht helpt om de vraag over foutieve gegevens te plaatsen binnen de bredere rolverdeling tussen fabrikant, importeur, distributeur en verkoper onder eigen merk — een rolverdeling die uiteindelijk bepaalt bij wie de aansprakelijkheidsvraag wordt neergelegd wanneer een paspoort onjuiste informatie blijkt te bevatten.