Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van matrassen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt de verantwoordelijkheid voor het digitaal productpaspoort in de eerste plaats bij de fabrikant. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de verplichtingen van fabrikanten, en artikel 9 van de ESPR beschrijft wat het productpaspoort zelf moet bevatten. Voor een matrassenfabrikant, een importeur of een merkeigenaar die matrassen laat maken, komt dit in de praktijk neer op een aantal concrete taken.

Zorgen dat het paspoort er is en klopt

De partij die als fabrikant geldt, draagt de verantwoordelijkheid dat er voor een matras een productpaspoort bestaat en dat de gegevens daarin overeenkomen met het daadwerkelijke product: materialen, samenstelling, herkomst en de andere elementen die voor matrassen worden vastgelegd. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat iemand — vaak in de kwaliteits- of productafdeling — de brongegevens aanlevert en controleert vóór een paspoort wordt gepubliceerd. Wie precies als fabrikant geldt, is niet in elke situatie vanzelfsprekend; Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR? gaat daar verder op in.

Het paspoort koppelen aan het product

Artikel 9 van de ESPR beschrijft dat het paspoort via een datadrager — in de praktijk een QR-code — met het product verbonden moet zijn. Voor een matrassenproducent betekent dit een aanpassing in het productieproces: er moet een vast punt komen waarop de QR-code op het matraslabel of de verpakking wordt aangebracht, en dat punt moet gekoppeld zijn aan het juiste paspoort per model of batch.

Het paspoort actueel houden

Een productpaspoort is geen momentopname bij lancering. Wanneer de samenstelling van een matras wijzigt — een ander type schuim, een andere vulling — kan dat gevolgen hebben voor de inhoud van het paspoort. Moet ik het productpaspoort aanpassen als ik het schuim of de vulling verander beschrijft wat daarbij komt kijken. Voor een bedrijf met een lopend productieproces betekent dit dat wijzigingen in de inkoop of receptuur ook bij de verantwoordelijke voor het paspoort terecht moeten komen, en niet alleen bij productie of inkoop blijven liggen.

Bewaren en beschikbaar houden

Het paspoort moet gedurende een bepaalde periode raadpleegbaar blijven, ook als een model wordt uitgefaseerd of een bedrijf van hostingpartij wisselt. Voor een kleinere organisatie is dit vaak het praktische knelpunt: er moet iemand verantwoordelijk zijn voor de continuïteit, ook op de lange termijn, en niet alleen voor de eerste publicatie.

Waar het misgaat in de praktijk

In de praktijk ontstaat onduidelijkheid over "wie is verantwoordelijk" meestal op een paar herkenbare punten.

Een eerste situatie: een merk laat zijn matrassen produceren door een derde partij, maar heeft niet vastgelegd wie van de twee de gegevens voor het paspoort aanlevert en actueel houdt. Beide partijen gaan er dan van uit dat de ander het regelt. Wie is verantwoordelijk voor het paspoort als ik matrassen laat maken onder mijn eigen merk gaat specifiek over deze verhouding.

Een tweede situatie: een bedrijf verkoopt matrassen onder een eigen merk, terwijl de matras elders wordt geproduceerd. De vraag wie in dat geval als fabrikant optreedt in de zin van de ESPR wordt vaak pas gesteld nadat er al iets is misgegaan. Ik verkoop matrassen onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik? beschrijft hoe deze rol wordt ingevuld.

Een derde situatie: de fabrikant zit buiten de EU, en de Europese partij die de matrassen invoert gaat ervan uit dat het paspoort een zaak van de buitenlandse fabrikant blijft. Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan? laat zien dat dit uitgangspunt niet zonder meer klopt.

Een vierde situatie: een distributeur of speciaalzaak verkoopt een matras door en neemt aan dat verantwoordelijkheid voor het paspoort volledig bij de fabrikant blijft liggen, terwijl er ook voor de handelaar een rol kan zijn. Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van matrassen? gaat hierop in.

Een vijfde situatie: matrassen worden via een online marktplaats verkocht, en het is onduidelijk of het platform, de verkoper op het platform, of de fabrikant de verantwoordelijkheid draagt voor de datadrager en de inhoud. Wat betekent het productpaspoort als ik matrassen via een online marktplaats verkoop? beschrijft dit vraagstuk.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal afspraken en documenten helpt om de verantwoordelijkheid voor het productpaspoort helder te maken, ook binnen een keten van meerdere partijen:

• Een schriftelijke afspraak tussen merkeigenaar en productiepartij over wie de brongegevens aanlevert, wie ze controleert, en wie de publicatie beheert.
• Een overzicht per matrasmodel van de gebruikte materialen en samenstelling, zodat wijzigingen in schuim of vulling snel te herleiden zijn naar het bijbehorende paspoort.
• Een vast proces voor het aanbrengen van de QR-datadrager in de productielijn, inclusief een controle dat de code naar het juiste paspoort verwijst.
• Een contactpunt binnen de organisatie dat verantwoordelijk is voor het actueel houden van het paspoort gedurende de hostingperiode.
• Een afspraak met eventuele importeurs, distributeurs of marktplaatsen over wie welk deel van de informatie aanlevert of controleert.

Wie deze afspraken niet vastlegt, loopt niet alleen het risico dat de gegevens in het paspoort niet kloppen — wie is aansprakelijk als er verkeerde gegevens in het productpaspoort van een matras staan beschrijft wat daarvan de gevolgen kunnen zijn — maar ook dat er, wanneer een paspoort al verplicht is, niemand aanwijsbaar de taak oppakt. Matrapas.eu stelt sjablonen beschikbaar voor deze afspraken en overzichten, zodat de verantwoordelijkheid binnen een productie- of verkoopketen vooraf is belegd in plaats van pas achteraf te worden uitgezocht.