Gilt der Produktpass auch für Matratzen, die an Hotels geliefert werden?

Ja, auch Matratzen, die in Hotels gehen, fallen darunter

Der digitale Produktpass für Matratzen ist an das Produkt gebunden, nicht an den Käufer. Eine Matratze, die als Hoteleinkauf geliefert wird, ist für die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) das gleiche Produkt wie eine Matratze, die in einem Bettenfachgeschäft an einen Privatmann verkauft wird. Die Verordnung unterscheidet nicht zwischen einem gewerblichen Abnehmer und einem Verbraucher: Sobald eine Matratze auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird, gelten die Vorschriften für dieses Produkt, unabhängig davon, wer sie letztendlich nutzt. Für Hoteleinkauf bedeutet dies, dass es in der Praxis keine separate, vereinfachte Route gibt, nur weil die Matratzen "für den gewerblichen Markt" bestimmt sind.

Für wen dies gilt und wo die Nuance liegt

Der Anknüpfungspunkt ist nicht die Bestimmung der Matratze, sondern das "Inverkehrbringen" derselben: die erstmalige Verfügbarmachung auf dem EU-Markt im Rahmen einer Handelstätigkeit. Dies geschieht in der Regel durch den Hersteller oder den Importeur. Ein Hotel, das Matratzen über einen regulären Lieferanten oder Großhändler in der EU einkauft, erhält in dieser Lieferkette ein Produkt, für das die Passportverpflichtung bereits beim Hersteller oder Importeur liegt — das Hotel selbst muss dann nichts zusammenstellen. Anders ist es, wenn ein Hotel oder eine Hotelkette Matratzen selbst direkt von außerhalb der EU importiert, zum Beispiel für ein Neubau-Projekt mit einem Lieferanten außerhalb der Union. In diesem Fall kann das Hotel für diese spezifische Lieferung selbst als Importeur angesehen werden, mit den damit verbundenen Verpflichtungen. Einzelhandelsbetriebe, Großhändler und andere Zwischenunternehmen, die Matratzen weiterverkaufen, ohne selbst zu importieren, fallen unter die Bestimmungen für Distributor und Händler.

Was nicht darunter fällt, ist die Frage, wie die Matratze anschließend genutzt oder vermietet wird. Ob eine Matratze in einem Hotelzimmer, in einem Krankenhaus oder zu Hause liegt, ändert nichts an der Passportverpflichtung, die beim Inverkehrbringen entstanden ist. Auch für die Anwendbarkeit von Artikel 1 spielt es keine Rolle, ob die Matratze in großer Menge bestellt oder einzeln verkauft wird — es geht darum, dass das Produkt angeboten wird.

Wann dies in Kraft tritt, steht noch nicht fest

Es gibt noch kein festes Datum, an dem die Passportverpflichtung für Matratzen in Kraft tritt. Die ESPR selbst ist der Rahmen; für jede Produktgruppe erarbeitet die Europäische Kommission die konkreten Anforderungen in einer delegierten Handlung. Für Matratzen steht dies im ESPR-Arbeitsplan 2025-2030, mit einer delegierten Handlung, die 2028 erwartet wird. Solange diese Handlung nicht vorliegt, gelten für Matratzen noch keine konkreten Passportanforderungen — die Verpflichtung entsteht erst mit der Veröffentlichung dieser Handlung, und erst danach folgt auch eine Übergangsfrist bis zu dem Datum, an dem die Einhaltung verpflichtend wird. Bis dahin besteht für Hersteller, Importeure und Hoteleinkauf keine gesetzliche Verpflichtung, einen Matratzenpass zu führen. Sobald die delegierte Handlung veröffentlicht ist, wird das Datum hier ergänzt.

Was dies für Hoteleinkauf bedeutet, Schritt für Schritt

Für Hotels, die bereits Matratzen einkaufen, ist es praktisch, zunächst zu prüfen, über welchen Kanal die Matratzen ankommen: Bei Einkauf über einen Lieferanten oder Großhandel innerhalb der EU liegt die zukünftige Passierpflicht bei dieser Partei, und es ist vor allem wichtig, dies beim Lieferanten auf die Agenda zu setzen, sobald die Verordnung konkret wird. Bei direkter Einfuhr von außerhalb der EU ist es sinnvoll, bereits jetzt zu ermitteln, welche Partei in der Kette später als Importeur gelten würde, damit dies keine Überraschung ist, wenn die delegierte Handlung vorliegt. Für laufende und zukünftige Einkaufsprozesse ist es darüber hinaus praktisch, in Angebotsanfragen und Verträgen bereits eine Frage zur Verfügbarkeit eines digitalen Produktpasses aufzunehmen, damit Lieferanten rechtzeitig darauf reagieren können. Schließlich ist es für Hotelketten mit einem langen Austauschzyklus von Matratzen (oft mehrjährig) nützlich, bereits jetzt zu wissen, dass ein Pass, einmal verpflichtend, während der Lebensdauer des Produkts zugänglich bleiben muss — das ist relevant für diejenigen, die Matratzen jahrelang in Betrieb haben.

Wovon dies ausgeht

Dass die ESPR keine Unterscheidung zwischen gewerblichen und privaten Abnehmern macht, folgt aus Artikel 1 der Verordnung, die den Gegenstand und Geltungsbereich anhand des Inverkehrbringens von Produkten bestimmt, nicht anhand des Käufers. Die Verteilung der Verpflichtungen zwischen Herstellern, Importeuren, Vertreibern und Händlern — relevant für die Frage, welche Rolle jede Partei in der Hotelkette erfüllt — ist in den Artikeln 30 und 31 derselben Verordnung geregelt.

Wer bereits in den Hoteleinkauf involviert ist, sollte am besten bei seinem eigenen Lieferanten erfragen, wer in der Kette als Hersteller oder Importeur auftritt, und diese Frage wiederholen, sobald die delegierte Handlung für Matratzen veröffentlicht ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Matratze, die in einem Hotelzimmer ankommt, ist für die ESPR einfach eine Matratze, die auf den Markt gebracht wird. Artikel 1 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) unterscheidet nicht zwischen einer Matratze, die an einen Privatmann verkauft wird, und einer Matratze, die an einen gewerblichen Abnehmer wie ein Hotel geliefert wird. Der Anwendungsbereich ist an das Produkt selbst und die Produktgruppe gekoppelt, nicht daran, wer der Käufer ist. Sobald die delegierte Handlung für Matratzen vorliegt und Matratzen als Produktgruppe bestimmt worden sind, gilt die Passverpflichtung daher grundsätzlich auch für Lieferungen an Hotels, Pflegeeinrichtungen, Vermietungsunternehmen und andere gewerbliche Abnehmer. Was genau unter die Produktgruppe fällt, ist beschrieben auf welche Produkte der Matratzenbranche fallen unter die ESPR.

Der Hersteller oder Importeur bleibt für das Datenblatt verantwortlich

Wer die Matratze herstellt oder importiert, stellt das Datenblatt zusammen und sorgt dafür, dass es vorhanden ist, wenn das Produkt auf den Markt kommt. Dies ändert sich nicht dadurch, dass der Käufer eine Hotelkette ist anstelle eines Webshops oder eines Bettenspezialgeschäfts. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass der bestehende Weg zur Zusammenstellung und Bereitstellung von Datenblattinformationen auch auf die Matratzen angewandt wird, die speziell für den Hotelmarkt hergestellt werden, einschließlich möglicher Varianten mit abweichenden Abmessungen, Härte oder flammenhemmenden Bezügen, die häufig speziell für Hotels hergestellt werden.

Distributoren und Händler kontrollieren, sie stellen nicht zusammen

Die Artikel 30 und 31 der ESPR beschreiben die Rolle von Distributoren und Händlern: Sie prüfen, ob das Datenblatt vorhanden ist, bevor das Produkt angeboten wird, stellen das Datenblatt aber nicht selbst zusammen. Für einen Lieferanten, der Matratzen an Hotels weiterverkauft, ohne selbst Hersteller zu sein, bedeutet dies vor allem eine Kontrolltätigkeit: Ist ein Datenblatt vorhanden, ist der QR-Code lesbar, und wird das Produkt ohne Datenblatt nicht weiter angeboten. Wer unsicher ist, welche Rolle er in der Kette — Hersteller, Importeur oder Distributor — hat, findet die Grundprinzipien in was ändert die ESPR für die Matratzenbranche.

Große Mengen und Maßanfertigungen für Hotels erfordern die gleiche Sorgfalt

Der Hotelkauf arbeitet oft mit großen, wiederkehrenden Bestellungen eines Matratzenmodells, manchmal in einer Ausführung, die nicht im regulären Konsumentenangebot vorhanden ist. In der Praxis bedeutet dies, dass jedes Modell — auch eine Ausführung, die nur für den gewerblichen Markt hergestellt wird — ein eigenes Datenblatt erhält, das zu diesem spezifischen Modell passt. Ein Datenblatt, das für die Verbraucherversion einer Matratze zusammengestellt wurde, deckt nicht automatisch eine Hotelversion mit anderem Kern, Härte oder Brandschutzvorgaben ab.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Lieferant geht davon aus, dass der gewerbliche Verkauf außerhalb der Regelung liegt, weil der Eindruck besteht, dass das Datenblatt nur für Verbraucherprodukte bestimmt ist. Diese Annahme ist nicht haltbar: Der Anwendungsbereich von Artikel 1 der ESPR macht diese Unterscheidung nicht.

Ein Hersteller fertigt für eine Hotelkette eine angepasste Version eines bestehenden Matratzenmodells — eine andere Härte oder eine zusätzliche flammenhemmende Schicht — und liefert dieses unter dem Datenblatt des Standardmodells, obwohl sich die Materialzusammensetzung unterscheidet.

Ein Importeur liefert direkt an ein Hotel in einem anderen EU-Land und geht davon aus, dass die Regeln des Bestimmungslandes maßgeblich sind, während die ESPR gerade dazu gedacht ist, in der gesamten EU auf gleiche Weise zu funktionieren.

Ein Zwischenhändler, der Matratzen bei einem Hersteller außerhalb der EU kauft und an Hotelketten weiterverkauft, sieht sich selbst als "einfacher Lieferant" an und geht nicht davon aus, dass die Verpflichtungen für Importeure auf seine Rolle anwendbar sind.

Ein Hotelière bestellt Matratzen direkt bei einer Fabrik außerhalb der EU, außerhalb der üblichen europäischen Vertriebskanäle, wobei sich niemand in der Kette dafür verantwortlich fühlt, das Datenblatt zusammenstellen zu lassen.

Was Sie festhalten können

Ein Überblick über alle Matratzenmodelle und Varianten, die speziell für geschäftliche Abnehmer wie Hotels hergestellt werden, einschließlich Abweichungen bei Material, Härte oder Brandschutzausführung gegenüber dem Verbrauchermodell.
Festgehaltene Vereinbarungen mit Hotelketten und Einkaufsorganisationen darüber, wer welche Rolle in der Kette erfüllt — Hersteller, Importeur, Distributor — damit klar ist, wer das Passierschein zusammenstellt und wer nur überprüft.
Ein internes Verfahren, das angibt, dass ein neues Passierschein angefordert wird, sobald ein Matratzenmodell für einen bestimmten geschäftlichen Auftrag angepasst wird, auch wenn es sich um eine kleine Anpassung handelt.
Dokumentation der Daten, die für das Passierschein jedes Modells geliefert wurden, sodass bei einer Kontrolle ersichtlich ist, welche Version zu welchem Passierschein gehört; welche Daten dies genau sind, wird beschrieben auf welche Daten kommen in den Produktpass von Matratzen.
Ein festes Verfahren für die QR-Datenträger bei großen Hotelbestellungen, sodass jede gelieferte Matratze — auch bei Bestellungen von Hunderten von Stücken für ein Hotel — mit dem korrekten, lesbaren Code versehen ist.
Für Unternehmen, die unsicher sind, ob ihre Größe Einfluss auf das hat, was erwartet wird: ein Blick auf gilt der Produktpass auch für kleine Unternehmen gibt dabei eine erste Orientierung.

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