Welche Daten muss ich bei meinem Matratzenlieferanten anfordern?
Materialherkunft, Zusammensetzung und Dokumentation bilden den Kern
Die Daten, die bei einem Matratzenliefera nten abgefragt werden, betreffen im Kern vier Dinge: die Zusammensetzung der verwendeten Materialien, die Herkunft der Rohstoffe, das Vorhandensein von Stoffen, die unter die Aufmerksamkeit der Gesetzgebung fallen, und Dokumentation über Nachhaltigkeit, Reparatur und Lebensende. Dies folgt aus der Struktur des digitalen Produktpasses, wie er in der ESPR festgelegt ist: Ein Pass bringt Produktinformationen über unter anderem Nachhaltigkeit, Reparierbarkeit, Recyclingfähigkeit und die Umweltauswirkungen eines Produkts zusammen, und diese Informationen müssen von irgendwo herkommen. Für einen Matratzenhersteller oder -importeur bedeutet dies, dass ein Schaumstofflieferant, Textillieferant oder Federkernhersteller genau nach diesen Kategorien gefragt wird: Welche Materialien wurden verarbeitet, in welchem Verhältnis, woher stammen sie, und gibt es Zertifikate oder Testberichte, die dies untermauern. Die genaue, matratzenspezifische Liste mit obligatorischen Datenfeldern ist noch nicht festgelegt – diese folgt aus einer delegierten Handlung, die noch veröffentlicht werden muss – aber die Richtung dessen, was gefragt werden wird, ist durch Artikel 10 der ESPR bereits ziemlich fest vorgegeben.
Für wen dies gilt und wofür noch nicht
Diese Frage betrifft jeden, der in der Lieferkette einer Matratze tätig ist: Rohstofflieferanten, Komponentenhersteller (Schaum, Federn, Textilien, Klebstoffe) und die Partei, die das Endprodukt auf den Markt bringt. Artikel 38 der ESPR legt fest, dass Akteure in der Lieferkette verpflichtet werden können, die Informationen bereitzustellen, die notwendig sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen – dies betrifft also nicht nur den Hersteller, der den Pass zusammenstellen lässt, sondern auch jeden Akteur davor. Was hier noch nicht gilt, ist eine konkrete, durchsetzbare Verpflichtung speziell für Matratzen: die Produktgruppe Matratzen muss noch in einer delegierten Handlung aufgenommen werden, bevor die genauen Datenfelder und Schwellenwerte festgelegt sind. Bis zu diesem Zeitpunkt gibt es also keine gesetzliche Verpflichtung, diese Daten in Passform bereitzustellen, obwohl es für die eigene Geschäftstätigkeit sinnvoll sein kann, bereits zu inventarisieren, was verfügbar ist.
Noch kein festes Datum, aber ein Arbeitsplan
Es gibt noch kein festes Datum, an dem diese Daten verbindlich abgefragt und verarbeitet werden müssen. Der ESPR-Arbeitsplan für den Zeitraum 2025-2030 nennt eine delegierte Handlung, die voraussichtlich 2028 veröffentlicht wird, aber dies ist eine Erwartung aus einem Arbeitsplan und kein festgestelltes Datum. Sobald die delegierte Handlung für Matratzen veröffentlicht ist, wird hier das tatsächliche Geltungsdatum angegeben. Bis dahin gelten zwar bereits die allgemeinen Regelungsbestimmungen der ESPR, aber ohne dass es für Matratzen eine konkrete Verpflichtung gibt, einen Pass zu führen oder Daten bei Lieferanten abzufragen. Das bedeutet nicht, dass es nichts zu tun gibt: Die Praxis zeigt, dass die Erfassung dieser Daten Zeit in Anspruch nimmt, besonders wenn ein Lieferant selbst bei seinen eigenen Lieferanten nachfragen muss.
Wie dies in der Praxis angegangen wird
Die Reihenfolge, die die meisten Unternehmen einhalten, beginnt mit einer Bestandsaufnahme dessen, was bereits vorhanden ist: Sicherheitsdatenblätter, Zertifikate (beispielsweise für Schaum oder Textilien) und gegebenenfalls Testberichte, die bereits bei der Beschaffung angefordert wurden. Danach folgt ein Gespräch mit jedem Lieferanten über die vier Hauptkategorien: Materialzusammensetzung (welcher Prozentsatz Schaum, Latex, Textilien, Metall), Herkunft (Produktionsland, gegebenenfalls des Rohstoffs), Stoffe von Besorgnis (ob und welche Stoffe verwendet wurden, die unter Chemikalienvorschriften fallen), und Dokumentation über Nachhaltigkeit (Garantiebedingungen, Reparaturmöglichkeiten, Anweisungen für das Lebensende). Ein dritter Schritt besteht darin, einen Ansprechpartner bei jedem Lieferanten für zukünftige Aktualisierungen festzulegen, denn Daten, die jetzt abgerufen werden, müssen nach Veröffentlichung der matratzenspezifischen Vorschriften wahrscheinlich während der gesamten Lebensdauer des Produkts aktuell gehalten werden. Abschließend ist es praktisch, diese Daten strukturiert zu speichern — in einer Tabelle oder einer digitalen Akte pro Produktlinie — damit sie zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Verpflichtung nicht erneut von vorne sammeln müssen.
Die rechtliche Grundlage: Artikel 10 und Artikel 38 der ESPR
Der Inhalt des digitalen Produktpasses ist in Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR) geregelt, in dem festgelegt ist, welche Informationskategorien ein Pass grundsätzlich enthält. Die Verpflichtung, diese Informationen auch tatsächlich innerhalb der Kette bereitzustellen, liegt in Artikel 38 derselben Verordnung, die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette stellt. Beide Artikel bilden zusammen den Rahmen, innerhalb dessen nach Veröffentlichung der produktspezifischen delegierten Handlung für Matratzen genau bestimmt wird, welche Daten verpflichtend sind und von wem sie stammen müssen.
Was jetzt zu tun ist
Wer jetzt bereits vorausschauend planen möchte, kann am besten damit beginnen, die vier Hauptkategorien — Materialzusammensetzung, Herkunft, Stoffe von Besorgnis und Nachhaltigkeitsdokumentation — bei den wichtigsten Lieferanten abzufragen und diese Daten strukturiert zu speichern. Matrapas.eu verfolgt die Veröffentlichung der delegierten Handlung für Matratzen und aktualisiert diese Seite, sobald die genauen Datenfelder und das Stichtum bekannt sind.
Worauf dies basiert
- Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR), Artikel 38 (Anforderungen an Akteure in der Lieferkette)
- Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR), Artikel 10 (Anforderungen an das digitale Produktpass)
Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.
Was Sie konkret tun müssen
Was von Ihnen erwartet wird
Ein Matratzenhersteller, der das digitale Produktpass zusammenstellt, ist auf die Daten angewiesen, die Lieferanten von Schaum, Federn, Textilien und anderen Komponenten bereitstellen. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass Akteure in der Lieferkette die Informationen bereitstellen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Was dies in der Praxis bedeutet, lässt sich in einige erkennbare Punkte unterteilen.
Bestimmen Sie, welche Daten Ihr Lieferant bereitstellen muss
Artikel 10 der ESPR beschreibt, welche Informationen ein digitaler Produktpass enthalten muss: Daten über Materialien, Herkunft, Zusammensetzung und andere Produkteigenschaften, die für den Pass relevant sind. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass pro Komponente — Schaum, Federn, Bezug, Kleber — eine Liste erforderlich ist, was der Lieferant genau bereitstellt. Bei einem Matratzenhersteller mit mehreren Schaum- und Federnlieferanten wird dies schnell unübersichtlich, da nicht jeder Lieferant dieselben Daten auf die gleiche Weise erfasst. Mehr zu dieser Situation finden Sie unter wie kombiniere ich Daten verschiedener Lieferanten von Schaum und Federn in einen Pass.
Daten anfordern, die korrekt und vollständig sind
Es reicht nicht aus, dass ein Lieferant etwas bereitstellt — die Daten müssen auch mit dem übereinstimmen, was sich tatsächlich in der Komponente befindet. Für ein Unternehmen ohne eigenes Labor bedeutet dies oft, dass man sich auf die Angabe des Lieferanten selbst verlässt, gegebenenfalls ergänzt durch Zertifikate oder Testberichte, die der Lieferant bereits hat. Wie diese Kontrolle in der Praxis gestaltet werden kann, wird beschrieben unter wie ich prüfe, ob die Daten meines Lieferanten stimmen.
Vereinbarungen über den Lieferzeitpunkt treffen
Daten, die zu spät eintreffen, verzögern die Zusammenstellung des Passes. Für ein Unternehmen, das Matratzen in Serien produziert, ist es praktisch relevant, im Voraus festzulegen, wann ein Lieferant welche Daten bereitstellt — bei der ersten Lieferung eines neuen Schaumtyps, bei jeder Charge oder jährlich bei unveränderten Spezifikationen. Dies ist typischerweise etwas, das im Kaufvertrag festgehalten wird, wie beschrieben unter wie ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag festhalte.
Daten anfordern, die zur Einfuhr von außerhalb der EU passen
Für Matratzen oder Komponenten, die von außerhalb der Europäischen Union eingeführt werden, kommt eine zusätzliche Ebene hinzu: Der Importeur hat oft weniger direkte Einblicke in die Produktionsbedingungen als ein Hersteller, der selbst produziert. Welche Daten dabei relevant sind, wird erläutert unter was bedeutet das produktpass, wenn ich matratzen von außerhalb der europäischen union importiere.
Wo es in der Praxis schiefgeht
Es gibt einige Situationen, die immer wieder bei Unternehmen auftreten, die zum ersten Mal Daten bei ihren Lieferanten anfordern.
Ein Lieferant stellt zwar Daten bereit, aber nicht in einer Form, die für den Pass verwendet werden kann — beispielsweise ein technisches Datenblatt, das für einen ganz anderen Zweck erstellt wurde, ohne die spezifischen Materialangaben, die der Pass verlangt.
Ein Hersteller fordert Daten bei der Einkaufsabteilung des Lieferanten an, während das Wissen über die Materialzusammensetzung bei der Fachabteilung liegt. Die Antwort kommt daher zu spät, unvollständig oder über einen Vermittler, der die Anfrage nicht gut weitergeben kann.
Bei Matratzen, die aus Komponenten mehrerer Lieferanten bestehen — Schaum von einem Lieferanten, Federn von einem anderen — stellt sich heraus, dass nicht festgelegt wurde, wer welchen Teil der Daten bereitstellt, wodurch Lücken im Pass entstehen.
Ein Lieferant wechselt, beispielsweise der Schaumhersteller, ohne dass die Auswirkungen auf einen Pass berücksichtigt werden, der bereits auf der Grundlage der Daten des vorherigen Lieferanten zusammengestellt wurde. Dies führt zu der Frage, die auf bleibt der Produktpass korrekt, wenn ich einen anderen Lieferanten für Matratzenmaterial nehme.
Ein Lieferant weigert sich, Daten bereitzustellen, da er befürchtet, dass Konkurrenten Einblicke in seine Rezeptur oder Zusammensetzung erhalten. Dies ist besonders bei Schaumlieferanten mit eigener Formulierung der Fall und betrifft sowohl die Frage, was zu tun ist, wenn ein Lieferant sich weigert — siehe mein lieferant stellt die daten nicht bereit — was kann ich tun — als auch die Möglichkeit, Vertraulichkeit vertraglich zu regeln.
Was Sie festhalten können
- Eine Übersicht pro Komponente (Schaum, Federung, Bezug, Kleber, weitere Materialien) darüber, welche Daten der Lieferant bereitstellt und in welcher Form.
- Eine Vereinbarung über den Lieferzeitpunkt: bei der ersten Bestellung eines neuen Materials, bei jeder Charge oder regelmäßig.
- Eine Kontaktperson beim Lieferanten, die inhaltlich für die Materialdaten verantwortlich ist, nicht nur ein Einkaufskontakt.
- Eine Bestimmung im Kaufvertrag über die Lieferung von Passdaten, wie erläutert auf wie ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag festhalte.
- Eine Geheimhaltungserklärung, wenn ein Lieferant sensible Zusammensetzungsdaten teilt, die nicht weiter verbreitet werden dürfen — siehe kann ich mit meinem Lieferanten eine NDA über die Daten für den Pass vereinbaren.
- Ein standardisiertes Verfahren zur Überprüfung der bereitgestellten Daten, bevor diese in den Pass aufgenommen werden.
- Eine Akte pro Lieferant mit den Daten, Zertifikaten und Testberichten, die eingegangen sind, damit diese bei einem Lieferantenwechsel oder bei einer nachträglichen Kontrolle auffindbar sind.
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