Neexistuje pevná částka, pouze pevná sada faktorů
Nelze uvést tarif, který by vyhovoval každé společnosti, protože náklady na přizpůsobení nákupních smluv pasu matrace závisí na počtu smluv, na jejich současné podobě a na tom, kdo práci provádí. Společnost se dvěma pevnými dodavateli a standardními smlouvami má jinou úlohu než dovozce s deseti velkoodběrateli rozloženými v několika zemích. Odpověď na otázku "kolik to stojí" je tedy vždy následující: závisí to na několika konkrétních bodech, které zde vypisujeme.
Podstata spočívá v tom, že pas matrace vyžaduje údaje, které musí pocházet odjinud: složení materiálu, původ, pokyny k údržbě a další. Pokud tyto údaje nejsou v současné době smluvně dohodnuty mezi vámi a vaším dodavatelem, musí být později. Tato práce — nikoliv samotná technika pasu — je obvykle největší položkou nákladů.
Odkud se náklady berou
V praxi jsou náklady součtem několika složek. Za prvé právní čas: někdo musí projít stávající smlouvy, určit, které ustanovení chybí, a navrhnout nebo nechat vypracovat nové klauzule týkající se poskytování, údržby a ověřování údajů o produktech. Ať už to probíhá interně prostřednictvím právníka nebo externě prostřednictvím právního zástupce či kontraktačního právníka, je to pro částku velký rozdíl.
Za druhé samotné vyjednávání. Dodavatel, který je již zvyklý sdílet tento druh údajů, rychle schválí doplňující ustanovení. Dodavatel, který na to není zvyklý, nebo který sídlí mimo EU a má jiná očekávání, si vyžádá více konzultací — a tedy více času. To platí více pro společnosti, které si nechají na situaci určit, jaké povinnosti se na ně vztahují, protože potřeba smlouvy se může u jednotlivých vztahů s dodavateli lišit.
Za třetí měřítko: kolik smluv je třeba upravit. Přepis jedné rámcové smlouvy s pevným velkoodběratelem je jiná práce než projití dvaceti jednotlivých smluv s dodavatelem, z nichž každá má své vlastní podmínky. Společnosti, které prodávají pod vlastní značkou a pracují s více výrobci, mají často více smluv ke kontrole než obchod, který nakupuje od jednoho velkoodběratele.
Co ještě ovlivňuje cenu
Zda můžete pracovat se standardními klauzulemi nebo zda je potřeba přizpůsobení, má značný vliv. Klauzule, která stanoví, že dodavatel je povinen poskytnout aktuální údaje o produktu a včas nahlásit změny, lze v řadě případů s podobnou formulací znovu použít u více dodavatelů. Jakmile dodavatel požaduje vlastní podmínky, nebo jakmile se uplatní mezinárodní dodávka, bude to přizpůsobení — a to trvá více času než vyplnění šablony.
Také hraje roli otázka, zda již používáte software k údržbě údajů o dodavatelích. Pokud jsou tyto údaje již nějak strukturovaně dostupné, je krok k smluvní povinnosti menší, než když se vše ještě vyměňuje e-mailem a samostatným dokumentem. Je to také otázka, která se dobře hodí do přehledu otázek, které si společnosti často kladou o propojení mezi nákupním procesem a pasem.
Nakonec záleží na tom, jak často budou smlouvy v budoucnosti znovu upravovány. Nařízení, které je stále ve vývoji, se může v některých ohledech změnit, než se povinnost pro matrace definitivně zavede. Smlouvy, které jsou formulovány flexibilně — například odkazem na "právní požadavky platné v daném čase" místo pevného seznamu — bude potřeba později často méně přepracovávat. To na dlouhodobou hlediska šetří opakovanými právními náklady.
Jak si uděláte první představu o vaší situaci
Protože se náklady velmi liší podle firmy, není nejužitečnějším prvním krokem poptávka, ale inventura: jaké máte dodavatele, jaké údaje již nyní poskytujete a jaké smlouvy již existují. S několika otázkami, které mapují vaši situaci získáte zde zdarma první indicii, aniž by to bylo již právní poradenství týkající se vašich konkrétních smluv.
Pokud jde o náklady na samotné pasové knížky, nezávisle na přizpůsobení smluv, poskytuje přehled sazeb a toho, co v nich je konkrétní obraz. Pokud jde o otázku, zda a jak je nutné přizpůsobit vaše stávající smlouvy, je vhodné konzultovat právníka, který bude schopen posoudit konkrétní dohody s vašimi dodavateli.
Chcete si nejdřív sami udělat představu o tom, co se týká vaší firmy? Proveďte bezplatnou rychlou kontrolu nebo procházejte témata v databázi znalostí a podívejte se, které kroky jsou relevantní pro vaši situaci.