Kiinteää summaa ei ole, mutta on kiinteä joukko tekijöitä
Ei ole olemassa tariffia, joka sopisi jokaiselle yritykselle, koska inkoostosopimusten mukauttamisen kustannukset matrassipassiin riippuvat siitä, kuinka monta sopimusta on kyseessä, miltä ne nyt näyttävät ja kuka tekee työn. Yrityksen, jolla on kaksi vakiintunutta toimittajaa ja vakiosopimukset, on toinen tehtävä kuin tuojan, jolla on kymmenen tukkukauppiasta eri puolilla maita. Vastaus kysymykseen "mitä tämä maksaa" on siis aina: se riippuu muutamasta konkreettisesta seikasta, ja ne luetellaan alla.
Ydin on, että matrassipassi vaatii tietoja, joiden on tultava jostakin: materiaalin koostumus, alkuperä, huolto-ohjeet ja paljon muuta. Jos näitä tietoja ei nyt ole sopimuksellisesti vahvistettu sinun ja toimittajasi välillä, se on tehtävä silti. Tämä työ – ei itse passin tekniikka – on yleensä suurin kuluerä.
Mistä summa tulee
Käytännössä kustannukset ovat useiden osatekijöiden summa. Ensinnäkin juridinen aika: jonkun on käytävä läpi olemassa olevat sopimukset, määritettävä, mitkä määräykset puuttuvat, ja laadittava tai laadutettava uusia lausekkeita tuotetietojen toimittamisesta, päivittämisestä ja tarkistamisesta. Se, tapahtuuko tämä sisäisesti jonkun toimesta, joka on jo juristin, vai ulkoisesti asianajajan tai sopimusjuridikoitsijan toimesta, on suuri ero summassa.
Toiseksi neuvottelut itse. Toimittaja, joka on jo tottunut jakamaan tällaisia tietoja, hyväksyy lisämääräyksen nopeasti. Toimittaja, joka ei ole tottunut siihen tai joka sijaitsee EU:n ulkopuolella ja odottaa muita asioita, vaatii enemmän neuvotteluja – ja siis enemmän aikaa. Se pätee voimakkaammin yrityksiin, jotka tutkivat tapauskohtaisesti, mitkä velvoitteet niille pätevät, koska sopimustarpeet voivat vaihdella toimittajasuhteiden välillä.
Kolmanneksi mittakaava: kuinka monta sopimusta on muutettava. Yhden puitesopimuksen uudelleenkirjoittaminen vakiintuneelle tukkukauppiaalle on eri tehtävä kuin kahdenkymmenen erillisen toimittajasopimuksen käyminen läpi, joista jokaisella on omat ehdot. Yritykset, jotka myyvät omalla tuotenimellä ja työskentelevät useiden valmistajien kanssa, joutuvat usein tarkistamaan enemmän sopimuksia kuin myymälä, joka ostaa yhdeltä tukkukauppiaalta.
Mitä muu hinnan vaihtelua vaikuttaa
Se, voisitko käyttää vakiolausekkeita vai tarvitsetko räätälöityjä ratkaisuja, on merkittävä tekijä. Lauseke, joka osoittaa, että toimittaja on velvollinen toimittamaan ajantasaisia tuotetietoja ja ilmoittamaan muutokset ajoissa, on monissa tapauksissa uudelleenkäytettävissä samankaltaisella sanamuodolla toimittajista toisiin. Heti kun toimittaja vaatii omia ehtoja, tai kun kansainvälinen toimitus tulee kysymykseen, se tulee räätälöinnillä – ja se kestää enemmän aikaa kuin mallin täyttämisen.
Myös se, käytätkö jo ohjelmistoa toimittajatietojen ylläpitoon, on tekijä. Jos nämä tiedot ovat jo valmiiksi järjestelmällisesti saatavilla, askel sopimukselliseen velvoitteeseen on pienempi kuin silloin, kun kaikki vaihdetaan vielä sähköpostilla ja erillisillä asiakirjoilla. Se on myös kysymys, joka sopii hyvin yhteenvetoon kysymyksistä, joita yritykset usein tekevät inkoostovaatimuksista ja passin välisestä yhteydestä.
Lopuksi huomioitava on, kuinka usein sopimukset on tulevaisuudessa muutettava uudelleen. Verordonnusta, joka on vielä kehitteillä, voidaan muuttaa osittain ennen kuin matrassien velvoite tulee lopullisesti voimaan. Joustavasti muotoillut sopimukset – esimerkiksi viittaamalla "sillä hetkellä voimassa oleviin lakisääteisiin vaatimuksiin" kiinteän luettelon sijaan – voivat vaatia myöhemmin harvemmin tarkistamista. Tämä säästää pitkällä aikavälillä toistuvissa oikeudellisissa kustannuksissa.
Miten saat alustavan kuvan tilanteestasi
Koska kustannukset vaihtelevat huomattavasti yrityksittäin, kannattavin ensimmäinen askel ei ole tarjouspyyntö vaan inventaario: keillä toimittajilla te olette, mitä tietoja toimittaja jo toimittaa, ja mitkä sopimukset ovat jo olemassa. Kun muutaman kysymyksen avulla kartoitetaan nykyinen tilanne saatte siitä maksutta alustavan arvion ilman, että se olisi vielä oikeudellista neuvontaa erityisiä sopimuksistanne.
Matriisipassin itsensä kustannuksista, erillään sopimusten muutoksista, antaa kustannusluettelo ja sen sisällön kuvaus konkreettisen kuvan. Jos joudut pohtimaan, pitäisikö ja miten nykyisiä sopimuksesi muuttaa, on järkevää kuulla asianajajaa, joka voi arvioida toimittajien kanssa tekemäsi sopimukset.
Haluatko ensin saada kuvan siitä, mitä asioita yrityksellesi tulee vastaan? Tee maksutonta pikakartoitusta tai selaa tietokannan aiheita, jotta näet, mitkä vaiheet ovat merkityksellisiä tilanteessasi.