Es gibt keinen Pauschalpreis, aber einen festen Satz von Faktoren
Es gibt keinen Tarif, der für jedes Unternehmen passt, denn die Kosten für die Anpassung von Kaufverträgen an das Matrassenpaspoort hängen davon ab, wie viele Verträge es betrifft, wie diese derzeit aussehen und wer die Arbeit leistet. Ein Unternehmen mit zwei festen Lieferanten und Standardverträgen hat eine andere Aufgabe als ein Importeur mit zehn Großhändlern in mehreren Ländern verteilt. Die Antwort auf „Was kostet das?
. Der Kern ist, dass das Matrassenpaspoort Daten verlangt, die irgendwoher kommen müssen: Materialzusammensetzung, Herkunft, Pflegeanleitung und mehr. Falls diese Daten zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten derzeit nicht vertraglich vereinbart sind, muss das noch geschehen. Diese Arbeit – nicht die Technik des Paspoorts selbst – ist in der Regel der größte Kostenfaktor.
Woher der Betrag kommt
Die Kosten sind in der Praxis eine Summe aus einigen Komponenten. Erstens die juristische Zeit: Jemand muss die bestehenden Verträge durchgehen, feststellen, welche Bestimmungen fehlen, und neue Klauseln entwerfen oder entwerfen lassen zur Bereitstellung, Aktualisierung und Überprüfung von Produktdaten. Ob das intern von jemandem geschieht, der bereits Jurist ist, oder extern durch einen Anwalt oder Vertragsjuristen, macht für den Betrag einen großen Unterschied.
Zweitens die Verhandlung selbst. Ein Lieferant, der es gewohnt ist, diese Art von Daten zu teilen, wird eine Zusatzbestimmung schnell akzeptieren. Ein Lieferant, der das nicht gewohnt ist, oder der außerhalb der EU sitzt und andere Erwartungen hat, braucht mehr Abstimmung – und damit mehr Zeit. Das gilt umso mehr für Unternehmen, die pro Situation abklären, welche Verpflichtungen für sie gelten, da der Vertragsbedarf pro Lieferantenbeziehung unterschiedlich sein kann.
Drittens der Umfang: Wie viele Verträge müssen angepasst werden. Eine Rahmenvereinbarung mit einem festen Großhändler neu zu schreiben ist eine andere Aufgabe als zwanzig einzelne Lieferantenvereinbarungen durchzugehen, jede mit eigenen Bedingungen. Unternehmen, die unter Eigenmarke verkaufen und mit mehreren Herstellern arbeiten, haben oft mehr Verträge zu überprüfen als ein Geschäft, das von einem Großhändler einkauft.
Was die Preis weiter beeinflusst
Ob Sie mit Standardklauseln arbeiten können oder Maßanfertigungen erforderlich sind, wiegt schwer mit. Eine Klausel, die angibt, dass der Lieferant verpflichtet ist, aktuelle Produktdaten bereitzustellen und Änderungen rechtzeitig zu melden, ist in vielen Fällen mit einer vergleichbaren Formulierung über Lieferanten hinweg wiederverwendbar. Sobald ein Lieferant eigene Bedingungen fordert, oder sobald internationale Lieferungen eine Rolle spielen, wird es zur Maßanfertigung — und das kostet mehr Zeit als das Ausfüllen einer Vorlage.
Auch die Frage, ob Sie bereits Software verwenden, um Lieferantendaten zu verwalten, spielt mit. Falls diese Daten bereits irgendwo strukturiert vorliegen, ist der Schritt zu einer vertraglichen Verpflichtung kleiner, als wenn alles noch per E-Mail und als separates Dokument ausgetauscht wird. Das ist auch eine Frage, die gut passt in die Übersicht der Fragen, die Unternehmen häufig stellen über die Verbindung zwischen Einkaufsprozess und Produktpass.
Abschließend zählt, wie oft Verträge in Zukunft erneut angepasst werden müssen. Eine Verordnung, die noch in Entwicklung ist, kann sich in Teilen ändern, bevor die Verpflichtung für Matratzen endgültig in Kraft tritt. Verträge, die flexibel formuliert sind — beispielsweise durch Verweis auf ‚die zum betreffenden Zeitpunkt geltenden gesetzlichen Anforderungen' statt einer festen Liste — müssen später weniger häufig überarbeitet werden. Das spart auf lange Sicht wiederholte Rechtskosten.
Wie Sie sich einen ersten Überblick über Ihre Situation verschaffen
Da die Kosten je Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen, ist der sinnvollste erste Schritt nicht eine Anfrage, sondern eine Bestandsaufnahme: Welche Lieferanten haben Sie, welche Daten liefern Sie bereits jetzt, und welche Verträge bestehen bereits. Mit ein paar Fragen, die aufzeigen, wo Sie stehen erhalten Sie kostenlos eine erste Orientierung, ohne dass dies bereits eine Rechtsberatung zu Ihren spezifischen Verträgen darstellt.
Für die Kosten des Passes selbst, unabhängig von den Vertragsanpassungen, bietet die Übersicht der Gebühren und deren Inhalte ein konkretes Bild. Für die Frage, ob und wie Ihre bestehenden Verträge angepasst werden müssen, ist es ratsam, einen Rechtspfleger zu konsultieren, der die spezifischen Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten beurteilen kann.
Möchten Sie sich zunächst selbst ein Bild davon machen, was für Ihr Unternehmen relevant ist? Nutzen Sie den kostenlosen Quick-Check oder blättern Sie durch die Themen in der Knowledge Base, um zu sehen, welche Schritte für Ihre Situation relevant sind.