Det finns inget fast belopp, men väl en fast uppsättning faktorer
Det går inte att ange någon taxa som passar varje företag, eftersom kostnaderna för att anpassa inköpskontrakt till matrasproduktspasset beror på hur många kontrakt det rör sig om, hur de ser ut nu och vem som utför arbetet. Ett företag med två fasta leverantörer och standardkontrakt har en annan uppgift än en importör med tio grossister spridda över flera länder. Svaret på 'vad kostar detta' är därför alltid: det beror på ett par konkreta punkter, och dessa listar vi upp nedan.
Kärnan är att matrasproduktspasset kräver uppgifter som måste komma någonstans ifrån: materialsammansättning, ursprung, skötselanvisningar och mer. Om dessa uppgifter för närvarande inte är avtalsreglerade mellan dig och din leverantör måste det göras nu. Det arbetet — inte själva passtekniken — är vanligtvis den största kostnadsposten.
Var beloppet kommer ifrån
Kostnaderna är i praktiken en summa av ett par komponenter. För det första juridisk tid: någon måste gå igenom befintliga kontrakt, avgöra vilka bestämmelser som saknas och upprätta eller låta upprätta nya klausuler om leverans, uppdatering och verifiering av produktuppgifter. Oavsett om detta sker internt av någon som redan är jurist eller externt av en advokat eller kontraktsjurist, gör det stor skillnad på beloppet.
För det andra förhandlingen själv. En leverantör som redan är van vid att dela den här typen av uppgifter accepterar ett tilläggsbeslut snabbt. En leverantör som inte är van vid det, eller som ligger utanför EU och har andra förväntningar, kräver mer diskussion — och därmed mer tid. Det gäller ännu mer för företag som utreder från situation till situation vilka förpliktelser som gäller för dem, eftersom avtalsbehovet kan skilja sig åt beroende på leverantörsrelationen.
För det tredje omfattningen: hur många kontrakt måste anpassas. Att skriva om ett ramavtal med en fast grossist är ett annat arbete än att gå igenom tjugo separata leverantörsavtal, var och en med egna villkor. Företag som säljer under eget varumärke och arbetar med flera tillverkare har ofta fler kontrakt att granska än en butik som köper in från en grossist.
Vad som påverkar priset vidare
Huruvida du kan arbeta med standardklausuler eller om skräddarsydda lösningar behövs väger tungt. En klausul som anger att leverantören är skyldig att leverera aktuella produktuppgifter och meddela ändringar i tid är i många fall återanvändbar med en liknande formulering mellan leverantörer. Så snart en leverantör kräver egna villkor, eller så snart internationell leverans spelar in, blir det skräddarsytt — och det tar mer tid än att fylla i en mall.
Också frågan om du redan själv använder programvara för att underhålla leverantörsuppgifter spelar in. Om dessa uppgifter redan finns strukturerade någonstans är steget till en avtalsbestämmelse mindre än när allt fortfarande utbyts per e-post och löst dokument. Det är också en fråga som passar bra in i översikten över frågor som företag ofta ställer om kopplingen mellan inköpsprocess och passet.
Slutligen räknas hur ofta kontrakt i framtiden behöver anpassas igen. En förordning som fortfarande håller på att utvecklas kan ändras i vissa delar innan förpliktelsen för madrasser träder i kraft definitivt. Kontrakt som är formulerade flexibelt — till exempel genom att hänvisa till 'de då gällande lagkraven' istället för en fast lista — behöver inte granskas lika ofta senare. Det sparar återkommande juridiska kostnader på längre sikt.
Hur du får en första överblick över din situation
Eftersom kostnaderna skiljer sig så mycket mellan företag är det mest användbart första steget inte en prisförfrågan utan en inventering: vilka leverantörer har ni, vilka uppgifter levererar ni redan nu, och vilka avtal finns redan? Med ett par frågor som kartlägger var ni står får ni där gratis en första indikation av, utan att det redan är en juridisk rådgivning om era specifika avtal.
För kostnaderna för själva passet, oavsett kontraktanpassningarna, ger översikten över taxor och vad de innehåller en konkret bild. För frågan om och hur era nuvarande avtal behöver anpassas, är det fortfarande klokt att konsultera en jurist som kan bedöma de specifika avtalen med era leverantörer.
Vill ni först själva få en bild av vad som gäller för ert företag? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken för att se vilka steg som är relevanta för er situation.