Fiksnega zneska ni, obstaja pa fiksni niz dejavnikov
Ni mogoče navesti tarife, ki bi veljala za vsako podjetje, saj stroški prilagoditve nabavnih pogodb matračnemu potnu odvisijo od števila pogodb, kako izgledam zdaj in kdo opravi delo. Podjetje z dvema stalnimi ponudnikoma in standardnimi pogodbami ima drugačno nalogo kot uvoznik z desetimi distributerji, razpršenimi po več državah. Odgovor na »koliko to stane« je torej vedno: odvisno je od nekaj konkretnih vidikov, in te navedemo spodaj.
Bistvo je, da matračno potno zahteva podatke, ki morajo priti od nekod: sestavo materialov, poreklo, navodila za vzdrževanje in še več. Če ti podatki zdaj niso pogodbenofiksni med vami in vašim ponudnikom, se morajo še vedno urediti. To delo — ne sama tehnika potnega — je običajno največja postavka stroškov.
Od kje prihaja znesek
V praksi so stroški vsota več komponent. Najprej pravni čas: nekdo mora pregledati obstoječe pogodbe, določiti, katere določbe manjkajo, in oblikovati ali dati oblikovati nove klavzule o dostavi, posodabljanju in preverjanju podatkov o proizvodih. Ali se to dogaja interno pri nekomer, ki je že pravnik, ali eksterno pri odvetnikovem pisarnu ali pravniku za pogodbe, je za znesek velika razlika.
Drugič pogajanja sama. Ponudnik, ki je že vajen deliti to vrsto podatkov, bo dodatno določbo hitro odobril. Ponudnik, ki tega ni vajen, ali ki je izven EU in ima druga pričakovanja, zahteva več pogovora — in zato več časa. To velja bolj za podjetja, ki za vsako situacijo raziskujejo, katere obveznosti zanje veljajo, ker se potreba po pogodbi razlikuje glede na razmerje s ponudnikom.
Tretjič: obseg — koliko pogodb je treba prilagoditi. Preoblikovanje ene okvirne pogodbe s stalnim distributerjem je drugačen del kot pregled dvajsetih ločenih pogodb s ponudniki, vsaka z lastnimi pogoji. Podjetja, ki prodajajo pod lastno blagovno znamko in delujejo z več proizvajalci, imajo pogosto več pogodb za pregled kot trgovina, ki nakupuje pri enem distributerju.
Kaj še vpliva na ceno
Ali lahko delujete s standardnimi klavzulami ali je potrebna prilagoditev, je težko teža. Klavzula, ki nakazuje, da je ponudnik dolžan dostaviti trenutne podatke o proizvodih in pravočasno sporočiti spremembe, je v mnogih primerih z podobno formulacijo ponovno uporabna pri ponudnikih. Takoj ko ponudnik zahteva lastne pogoje ali ko ima mednarodno dobavljanje vlogo, postane prilagoditev — in to stane več časa kot izpolnjevanje predloge.
Pomembno je tudi vprašanje, ali že sami uporabljate programsko opremo za spremljanje podatkov ponudnikov. Če so ti podatki že nekje strukturirano razporejeni, je korak k pogodbenemu obvezanju manjši kot tedaj, ko se vse še izmenjuje po e-pošti in ločenih dokumentih. To je tudi vprašanje, ki se dobro ujema z pregledom vprašanj, ki si jih podjetja pogosto postavljajo o povezavi med procesom nabave in potnim listom.
Končno šteje, kako pogosto je treba pogodbe v prihodnosti ponovno prilagoditi. Uredba, ki je še v razvoju, se lahko na nekaterih točkah spremeni, preden obveznost za matrače dokončno začne veljati. Pogodbe, ki so gibljivo oblikovane — na primer z navedbo »zakonitih zahtev, ki veljajo takrat« namesto fiksnega seznama — jih kasneje ne bo treba pogosteje pregledati. To na daljši rok prihrani ponovljene pravne stroške.
Kako si najprej naredite sliko vaše situacije
Ker se stroški med podjetji bistveno razlikujejo, najbolj koristni prvi korak ni povpraševanje o cenah, ampak inventura: katere dobavitelje imate, katere podatke že sedaj zagotavljate in katere pogodbe že obstajajo. Z nekaj vprašanji, ki vam jasno pokažejo, kje ste boste brez stroškov dobili prvo orientacijo, ne da bi to že bilo pravno svetovanje o vaših posebnih pogodbah.
Za stroške samega pasporta, ločeno od prilagoditev pogodb, daje pregled tarif in kaj je v njih vključeno konkretno predstavo. Za vprašanje, ali in kako je treba vaše trenutne pogodbe prilagoditi, je pametno, da se posvetujete s pravnikom, ki lahko oceni posebne pogodbe z vašimi dobavitelji.
Se želite prvo sami oblikovati predstavo, kaj je relevantno za vaše podjetje? Opravite brezplačno hitro skeniranje ali brskajte po temah v bazi znanja, da vidite, kateri koraki so za vašo situacijo relevantni.