Neexistuje pevná suma, ale existuje pevná sada faktorov
Neexistuje tarifa, ktorá by platila pre každý podnik, pretože náklady na prispôsobenie nákupných zmlúv digitálnemu produktovému pasu na matrace závisia od toho, koľko zmlúv sa týka, ako vyzerajú v súčasnosti a kto vykoná prácu. Podnik s dvoma pevnými dodávateľmi a štandardnými zmluvami má inú úlohu ako importér s desiatimi veľkoobchodmi rozptýlenými cez viaceré krajiny. Odpoveď na otázku "koľko to stojí" je teda vždy: závisí to od niekoľkých konkrétnych bodov, ktoré si uvedieme nižšie.
Podstatou je, že digitálny produktový pas na matrace požaduje údaje, ktoré musia pochádzať odkiaľsi: zloženie materiálu, pôvod, pokyny na údržbu a ďalšie. Ak tieto údaje v súčasnosti nie sú zmluvne dohodnuté medzi vami a vašim dodávateľom, musia sa dohodnúť. Táto práca — nie samotná technológia pasu — je zvyčajne najväčšou položkou nákladov.
Odkiaľ suma pochádza
V praxi sú náklady súčtom niekoľkých komponentov. Po prvé, právny čas: niekto musí preštudovať existujúce zmluvy, určiť, ktoré dohodnuté podmienky chýbajú, a vypracovať alebo nechať vypracovať nové klauzuly o poskytovaní, aktualizácii a overovaní údajov o výrobkoch. To, či sa vykonáva interne osobou, ktorá je už právnikom, alebo externe právnikom alebo špecialista na zmluvy, predstavuje veľký rozdiel v sume.
Po druhé, samotné rokovania. Dodávateľ, ktorý je už zvyknutý zdieľať tento typ údajov, rýchlo schváli dodatočnú dohodnutú podmienku. Dodávateľ, ktorý na to nie je zvyknutý, alebo ktorý sídli mimo EÚ a má iné očakávania, si vyžaduje viac konzultácií — a teda viac času. To platí silnejšie pre podniky, ktoré situáciu analyzujú a určujú, aké povinnosti na nich viažu, pretože potreba zmluvy sa môže líšiť v závislosti od vzťahu s dodávateľom.
Po tretie, rozsah: koľko zmlúv je potrebné prispôsobiť. Prepisovanie jednej rámcovej zmluvy s pevným veľkoobchodom je iný prípad ako preštudovanie dvadsiatich jednotlivých zmluv s dodávateľmi, z ktorých každá má svoje vlastné podmienky. Podniky, ktoré predávajú pod vlastnou značkou a pracujú s viacerými výrobcami, majú často viac zmlúv na prehodnotenie ako obchod, ktorý nakupuje od jedného veľkoobchodu.
Čo ďalej ovplyvňuje cenu
To, či môžete pracovať so štandardnými klauzulami alebo potrebujete prispôsobené riešenie, je veľmi dôležité. Klauzula, ktorá uvádza, že dodávateľ je povinný poskytnúť aktuálne údaje o produktoch a včas oznámiť zmeny, je v mnohých prípadoch opakovateľná s porovnateľným znaením u rôznych dodávateľov. Akonáhle dodávateľ požaduje vlastné podmienky, alebo keď je do hry zapojená medzinárodná dodávka, ide o prispôsobené riešenie — a to vyžaduje viac času ako vyplnenie šablóny.
Tiež záleží na otázke, či sami používate softvér na údržbu údajov o dodávateľoch. Ak sú tieto údaje už niekde štruktúrovaných, je krok k zmluvnej povinnosti menší, ako keď sa všetko ešte vymieňa prostredníctvom e-mailu a samostatných dokumentov. To je tiež otázka, ktorá sa dobre hodí do prehľadu otázok, ktoré si podniky často kladú o prepojení medzi nákupným procesom a pasportom.
Napokon, má ďaleko dôležitosť, ako často budú zmluvy v budúcnosti znova prispôsobované. Nariadenie, ktoré sa ešte pripravuje, sa môže na niektorých miestach zmeniť, kým sa povinnosť pre matrace konečne neuskutoční. Zmluvy, ktoré sú formulované flexibilne — napríklad odkazom na "vtedy platné právne požiadavky" namiesto pevného zoznamu — sa neskôr nebudú musieť taký často prehodnocovať. To ušetrí na dlhšiu dobu opakované právne náklady.
Ako si vytvoríte prvý prehľad o svojej situácii
Pretože sa náklady medzi podnikmi výrazne líšia, najužitočnejší prvý krok nie je výzva na ponuky, ale inventarizácia: ktorí sú vaši dodávatelia, aké údaje už teraz poskytujete a aké zmluvy už existujú. S niekoľkými otázkami, ktoré mapujú vašu situáciu dostanete bezplatné prvé indikácie bez toho, aby to už bolo právne poradenstvo týkajúce sa vašich konkrétnych zmlúv.
Na náklady samotného pasportu, bez ohľadu na zmeny zmlúv, poskytuje prehľad sadzieb a to, čo obsahujú konkrétnu predstavu. Pre otázku, či a ako je potrebné upraviť vaše súčasné zmluvy, je vhodné poradiť sa s právnikom, ktorý môže posúdiť konkrétne zmluvy s vašimi dodávateľmi.
Chcete si sami vytvorieť predstavu o tom, čo sa týka vášho podniku? Vykonajte bezplatný rýchly sken alebo prelisteujte témy v knowledge base a zistite, ktoré kroky sú relevantné pre vašu situáciu.