Non esiste un importo fisso, ma esiste una serie fissa di fattori
Non esiste un tariffario valido per tutti i fornitori, poiché i costi per adattare i contratti di acquisto al passaporto del materasso dipendono da quanti contratti avete, da come sono strutturati attualmente e da chi svolge il lavoro. Un'impresa con due fornitori fissi e contratti standard ha un compito diverso da un importatore con dieci grossisti sparsi in più paesi. La risposta a 'quanto costa' è quindi sempre: dipende da alcuni fattori concreti, che abbiamo elencato di seguito.
L'elemento essenziale è che il passaporto del materasso richiede dati che devono provenire da qualche parte: composizione dei materiali, provenienza, istruzioni per la manutenzione e altro ancora. Se questi dati attualmente non sono specificati contrattualmente tra voi e il vostro fornitore, devono esserlo. Questo lavoro — non la tecnologia del passaporto stesso — è solitamente la voce di costo più importante.
Da dove proviene l'importo
In pratica, i costi sono la somma di alcuni elementi. Innanzitutto il tempo legale: qualcuno deve esaminare i contratti esistenti, determinare quali disposizioni mancano e redigere o far redigere nuove clausole in merito alla fornitura, all'aggiornamento e alla verifica dei dati dei prodotti. Il fatto che questo avvenga internamente da parte di un giurista o esternamente da parte di un avvocato o di un esperto di contratti fa una grande differenza sull'importo.
In secondo luogo, la negoziazione stessa. Un fornitore che è già abituato a condividere questo tipo di dati approverà rapidamente una disposizione aggiuntiva. Un fornitore che non è abituato, o che si trova al di fuori dell'UE e ha diverse aspettative, richiede più discussioni — e quindi più tempo. Ciò vale ancora di più per le aziende che valutano caso per caso quali obblighi si applicano a loro, perché il fabbisogno contrattuale può variare in base alla relazione con i fornitori.
In terzo luogo, la scala: quanti contratti devono essere adattati. Riscrivere un accordo quadro con un grossista fisso è un'altra faccenda rispetto ad esaminare venti contratti di fornitura separati, ognuno con le proprie condizioni. Le aziende che vendono con marchio proprio e lavorano con più produttori spesso hanno più contratti da revisionare rispetto a un negozio che si rifornisce da un solo grossista.
Cosa influisce ulteriormente sul prezzo
Il fatto che possiate utilizzare clausole standardizzate o se è necessario un lavoro personalizzato pesa molto. Una clausola che specifica che il fornitore è obbligato a fornire dati di prodotto aggiornati e a segnalare tempestivamente le modifiche, in molti casi può essere riutilizzata con una formulazione simile tra i diversi fornitori. Non appena un fornitore richiede condizioni proprie, o non appena la fornitura internazionale gioca un ruolo, diventa lavoro personalizzato — e questo richiede più tempo rispetto all'utilizzo di un modello.
Anche la questione se voi già utilizzate software per mantenere i dati dei fornitori è rilevante. Se questi dati sono già strutturati da qualche parte, il passaggio a un obbligo contrattuale è minore rispetto a quando tutto viene ancora scambiato via e-mail e in documenti separati. Anche questa è una domanda che si adatta bene a l'elenco delle domande che i fornitori spesso pongono sul collegamento tra il processo di acquisto e il passaporto.
Infine, conta anche con quale frequenza i contratti dovranno essere adattati di nuovo in futuro. Un regolamento ancora in fase di sviluppo può subire modifiche in alcuni aspetti prima che l'obbligo per i materassi diventi definitivo. I contratti formulati in modo flessibile — ad esempio facendo riferimento ai 'requisiti legali in vigore in quel momento' anziché a un elenco fisso — richiedono meno revisioni in seguito. Questo fa risparmiare tempo e costi legali ricorrenti nel lungo termine.
Come ottenere un primo quadro della vostra situazione
Poiché i costi variano notevolmente da un'azienda all'altra, il primo passo più utile non è una richiesta di preventivo ma un'inventario: quali fornitori avete, quali dati fornite già adesso, e quali contratti esistono già. Con poche domande che mappano la vostra situazione ottenete gratuitamente una prima indicazione, senza che si tratti ancora di una consulenza legale sui vostri contratti specifici.
Per i costi del pasaporto stesso, al di là degli adattamenti contrattuali, il prospetto dei tariffe e di ciò che includono fornisce un'immagine concreta. Per la questione se e come i vostri contratti attuali debbano essere adattati, rimane consigliabile consultare un giurista che possa valutare i vostri accordi specifici con i fornitori.
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