Nie ma stałej kwoty, lecz stały zestaw czynników
Nie można podać taryfy, która pasowałaby dla każdego przedsiębiorstwa, ponieważ koszty dostosowania umów zakupowych do paszportu matraca zależą od tego, ile dotyczy umów, jak wyglądają one obecnie i kto wykonuje prace. Przedsiębiorstwo z dwoma stałymi dostawcami i umowami standardowymi stoi przed innym zadaniem niż importer współpracujący z dziesięcioma hurtowniami rozsiednymi w kilku krajach. Odpowiedź na pytanie "ile to kosztuje" jest zatem zawsze taka: zależy to od kilku konkretnych punktów, które wymieniam poniżej.
Istotą jest fakt, że paszport matraca wymaga danych, które muszą pochodzić z gdzieś: składu materiałowego, pochodzenia, instrukcji konserwacji i innych. Jeśli dane te nie są obecnie ustalone w umowie między Panem/Panią a dostawcą, musi to nastąpić teraz. Prace te — nie sama technika paszportu — stanowią zwykle największą pozycję kosztową.
Skąd pochodzi kwota
W praktyce koszty są sumą kilku elementów. Po pierwsze czas poświęcony zagadnieniom prawnym: ktoś musi przejrzeć istniejące umowy, określić, które postanowienia brakują, i opracować lub polecić opracowanie nowych klauzul dotyczących dostarczania, aktualizacji i weryfikacji danych produktu. To, czy prace te są wykonywane wewnętrznie przez osobę będącą już prawnikiem, czy zewnętrznie przez adwokata lub specjalistę od umów, ma znaczący wpływ na kwotę.
Po drugie negocjacje samych umów. Dostawca przyzwyczajony już do udostępniania tego rodzaju danych szybko zaakceptuje postanowienie dodatkowe. Dostawca, który tego nie robi, lub który znajduje się poza UE i ma inne oczekiwania, wymaga więcej konsultacji — a tym samym więcej czasu. Dotyczy to w większym stopniu przedsiębiorstw, które przypadek po przypadku ustalają, jakie obowiązki ich dotyczą, ponieważ zapotrzebowanie na umowy może się różnić w zależności od relacji z dostawcą.
Po trzecie skala: ile umów trzeba dostosować. Przepisanie jednej ramowej umowy z ustaloną hurtownią to inne przedsięwzięcie niż przejrzenie dwudziestu oddzielnych umów z dostawcami, każda z własnymi warunkami. Przedsiębiorstwa sprzedające pod własną marką i współpracujące z wieloma producentami często mają więcej umów do przeglądu niż sklep kupujący od jednej hurtowni.
Co wpływa na cenę
Niezależnie od tego, czy można pracować z klauzulami standardowymi, czy potrzebne jest rozwiązanie na zamówienie, ma duże znaczenie. Klauzula wskazująca, że dostawca ma obowiązek dostarczania aktualnych danych produktu i zgłaszania zmian w odpowiednim czasie, w wielu przypadkach może być ponownie wykorzystywana w podobnym sformułowaniu u różnych dostawców. Gdy tylko dostawca żąda własnych warunków lub gra rolę dostawa międzynarodowa, staje się to rozwiązaniem na zamówienie — a to wymaga więcej czasu niż wypełnienie szablonu.
Znaczenie ma również pytanie, czy już używa się u siebie oprogramowania do zarządzania danymi dostawców. Jeśli dane te już teraz znajdują się w uporządkowanej formie gdzieś, przejście do zobowiązania umownego jest mniejsze niż w przypadku, gdy wszystko jest jeszcze wymieniane pocztą elektroniczną i jako osobny dokument. Jest to również pytanie, które dobrze pasuje do przeglądu pytań, które przedsiębiorstwa często zadają dotyczących połączenia między procesem zakupowym a paszportem.
W końcu znaczenie ma to, jak często kontrakty będą musiały być korygowane w przyszłości. Rozporządzenie, które jest jeszcze w opracowaniu, może zmienić się w poszczególnych elementach, zanim obowiązek dla matrców wejdzie ostatecznie w życie. Kontrakty sformułowane elastycznie — na przykład poprzez odwołanie się do 'obowiązujących w danym momencie wymogów prawnych' zamiast ustalonej listy — będą musiały być później rzadziej weryfikowane. To na dłuższą metę zmniejsza powtarzające się koszty prawne.
Jak uzyskać pierwszy obraz swojej sytuacji
Ponieważ koszty różnią się znacznie w zależności od przedsiębiorstwa, pierwszy i najbardziej przydatny krok to nie zapytanie ofertowe, ale inwentaryzacja: jakich dostawców mają Państwo, jakie dane dostarczają Państwo już teraz, i jakie umowy już istnieją. Za pomocą kilku pytań, które zobrazują Waszą obecną sytuację otrzymają Państwo bezpłatnie wstępne wskazanie, bez konieczności konsultacji prawnej dotyczącej Waszych konkretnych umów.
Jeśli chodzi o koszty samego paszportu, niezależnie od zmian umów, przegląd stawek i zawartości poszczególnych pakietów daje konkretny obraz. W kwestii tego, czy i jak Wasze obecne umowy muszą być zmienione, wskazane jest skonsultowanie się z prawnikiem, który będzie w stanie ocenić konkretne umowy z Waszymi dostawcami.
Chcielibyście najpierw sami sobie wyobrazić, co się dzieje w Waszej firmie? Przeprowadźcie bezpłatne szybkie skanowanie lub przejrzyjcie tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, które kroki są dla Waszej sytuacji istotne.