Der findes intet fast beløb, men derimod et fast sæt faktorer
Der er ingen takst at nævne, der passer til hvert enkelt firma, for omkostningerne ved at tilpasse indkøbskontrakter til madraspasporten afhænger af, hvor mange kontrakter det drejer sig om, hvordan de ser ud nu, og hvem der udfører arbejdet. Et firma med to faste leverandører og standardkontrakter har en anden opgave end en importør med ti grossister spredt over flere lande. Svaret på 'hvad koster det' er således altid: det afhænger af et par konkrete punkter, og dem gennemgår vi nedenfor.
Kernen er, at madraspasporten kræver data, der skal komme fra et sted: materialesammensætning, oprindelse, vedligeholdelsesinstruktioner og mere. Hvis disse data ikke nu er kontraktfæstet mellem dig og din leverandør, må det ske alligevel. Det arbejde — ikke selve pasportets teknik — er som regel den største omkostningspost.
Hvor beløbet kommer fra
Omkostningerne er i praksis en sum af et par dele. For det første juridisk tid: nogen skal gennemgå de eksisterende kontrakter, afgøre hvilke bestemmelser der mangler, og udarbejde eller få udarbejdet nye klausuler om levering, vedligeholdelse og verifikation af produktdata. Om det foregår internt ved nogen, der allerede er jurist, eller eksternt ved en advokat eller kontraktjurist, gør stor forskel for beløbet.
For det andet selve forhandlingen. En leverandør, der allerede er vant til at dele denne slags data, vil hurtigt godkende en tillæggende bestemmelse. En leverandør, der ikke er vant til det, eller som befinder sig uden for EU og har andre forventninger, kræver mere drøftelse — og således mere tid. Det gælder stærkere for firmaer, der lader afklare pr. situation, hvilke forpligtelser der gælder for dem, fordi kontraktbehovet kan variere pr. leverandørrelation.
For det tredje omfanget: hvor mange kontrakter skal tilpasses. At omskrive én rammeaftale med en fast grossist er et andet arbejde end at gennemgå tyve separate leverandørkontrakter, hver med egne betingelser. Firmaer, der sælger under eget mærke og arbejder med flere producenter, har ofte flere kontrakter at gennemse end en butik, der køber fra én grossist.
Hvad der påvirker prisen yderligere
Om du kan arbejde med standardklausuler eller har brug for skræddersyede løsninger, vejer tungt. En klausul, der fastslår, at leverandøren er forpligtet til at levere aktuelle produktdata og meddele ændringer rettidigt, kan i mange tilfælde genbruges med en lignende formulering på tværs af leverandører. Så snart en leverandør kræver egne betingelser, eller så snart international levering spiller en rolle, bliver det skræddersyet — og det tager mere tid end at udfylde en skabelon.
Det betyder også noget, om du allerede bruger software til at vedligeholde leverandørdata. Hvis disse data allerede er struktureret et sted, er skridtet til en kontraktlig forpligtelse mindre, end når alt stadig udveksles pr. e-mail og løst dokument. Det er også et spørgsmål, der passer godt til oversigten over spørgsmål, som firmaer ofte stiller om forbindelsen mellem indkøbsproces og pasport.
Endelig tæller det med, hvor ofte kontrakter fremover skal tilpasses igen. En forordning, der stadig er under udvikling, kan ændres på enkelte punkter, før forpligtelsen for madrasser endeligt træder i kraft. Kontrakter, der er formuleret fleksibelt — for eksempel ved at referere til 'de til enhver tid gældende juridiske krav' i stedet for en fast liste — behøver senere at blive revideret mindre ofte. Det sparer på længere sigt i gentagne juridiske omkostninger.
Sådan får du et første overblik over din situation
Fordi omkostningerne varierer så meget fra virksomhed til virksomhed, er det mest nyttige første skridt ikke en prisforespørgsel, men en kortlægning: hvilke leverandører har I, hvilke data leverer I allerede nu, og hvilke kontrakter findes der allerede. Med nogle få spørgsmål, der kortlægger, hvor I står får I gratis en første indikation heraf, uden at det allerede er en juridisk rådgivning om jeres specifikke kontrakter.
For omkostningerne ved selve pasporttet, uafhængigt af kontraktjusteringerne, giver oversigten over takster og hvad der ligger heri et konkret billede. For spørgsmålet om og hvordan jeres nuværende kontrakter skal tilpasses, er det fortsat klogt at konsultere en jurist, der kan vurdere de specifikke aftaler med jeres leverandører.
Vil I først selv få et billede af, hvad der spiller for jeres virksomhed? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i videnbanken for at se, hvilke skridt der er relevante for jeres situation.