Колко дълго трябва да остане достъпен цифровия паспорт на продукта?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Паспортът остава консултативен, докато важи задължението

Член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) установява, че цифровият продуктов паспорт трябва да остане достъпен, но точната продължителност за матраци не е предвидена в самия регламент. ESPR е рамков регламент: конкретните изисквания за всяка група продукти се съдържат в делегиран акт, и едва там ще бъде посочено колко дълго паспортът на матрака трябва да остане консултативен след продажбата. За производителите и вносителите на матраци това означава преди всичко, че вече сега трябва да се вземе в предвид, че паспортът не е нещо, което правиш и след това можеш да забравиш — това е задължение, което продължава след продажбата, за период, който все още не е определен, но вероятно ще бъде установен в делегирания акт за матраци.

За предприятие със 100 до 100 служители това означава, че изборът на хостинг не е нещо за краткосрочния период. Система, която спира след няколко години или чиято непрекъснатост не е гарантирана, не отговаря на задължение, което при всеки продукт може да продължи години.

Данните трябва да останат актуални и достъпни, не само да бъдат "някъде" съхранени

Оставането достъпно е повече от просто "да не се отключи". Член 10 установява изисквания за достъпност на данните през целия период, в който паспортът трябва да съществува. За производител на матраци това означава, че QR кодът на продукта или етикетът, на който е поставен, трябва да остане неповреден и четим — и че базовите данни трябва да останат достъпни, дори ако междувременно има промени в продукта, доставчика или собствената дейност на компанията. Какво да се направи, ако етикетът все пак се повреди, е описано на страницата за какво да се направи, ако QR кодът се повреди.

Паспортът е регистриран и независимо от това, където се хоства

Член 13 на ESPR регулира регистъра на цифровите продуктови паспорти: централното място, където се записват (метаданни на) паспортите. Тази регистрация е паралелна с изискването паспортът сам по себе си да остане достъпен. За предприятието това означава, че трябва да се следят две неща: паспортът, който трябва да остане консултативен чрез QR кода, и регистрацията, която съществува отделно. Какво точно трябва да стои в този регистър и как се свързва с самия паспорт, е обяснено на страницата за европейския регистър.

Задължението преживява промени в компанията

Тъй като периодът на съхранение (веднъж определен) вероятно ще бъде по-дълъг от някои бизнес промени, е възможно паспортът на матрака да трябва да остане достъпен, докато компанията, която го е създала, вече не съществува в сегашния си вид — поради поглъщане, прекратяване или смяна на хостинг партньор. Какво се случва с това, когато дадена компания спира, е описано на страницата за какво се случва с продуктовия паспорт, когато вашата компания спре работа.

Където неправилното се случва на практика

Хостингът се избира по цена, не по устойчивост. Евтино решение, което спира след няколко години или смени собственик, е риск, когато основното задължение продължава години. Компаниите често откриват това едва когато пристигне първата жалба за неработещ QR код.

Не се съхранява резервна копия на първоначалните данни. Ако платформа спре или връзката със системата ERP отпадне, данните понякога не могат да бъдат намерени никъде другаде. Какво трябва да се вземе предвид, е описано на страницата за резервни копия на паспортните данни.

QR кодът се залепва едва впоследствие на съществуващите запасите, без да е добре регистрирана връзката към правилния паспорт. За маласи, които са произведени, преди задължението да влезе в сила, това е реален сценарий — вижте обяснението за залепване на QR кодове на съществуващи запасите. Ако не се регистрира добре кой код към кой продукт принадлежи, достъпността на паспорта на практика не може да се гарантира.

Предполага се, че един паспорт е достатъчен, докато матрак може да се състои от няколко компонента с собствени изисквания. Ако например един матрак има отделна калъфка или пълнеж със своя собствена задължение за паспорт, то е неясно кой паспорт има каква продължителност на живота. Как това работи заедно, е описано на страницата за множество паспорти за един продукт.

При преемственост или сливане се забравя, че паспортите на старото фирмено име остават да съществуват. Купувачът на фирмата често мисли само за запасите и клиентската база, но не и за стотиците или хилядите дигитални паспорти, които трябва да продължат да работят някъде.

Какво можете да отбележите

• Преглед на това коя хостинг компания управлява кой паспорт, включително продължителност на договора и периоди на отказ, така че приемствеността да не зависи от паметта на един служител.
• Резервно споразумение за първоначалните данни, отделно от платформата, на която работи паспортът — вижте страницата за резервни копия на паспортните данни.
• Връзка между паспорта и вашата собствена система за управление на запасите или ERP, така че данните да не се поддържат двойно и да останат по-лесно актуални; повече информация на страницата за свързване с вашата собствена система.
• Установена процедура за това какво се случва с паспортите при прекратяване на дейност на фирмата, преемственост или сливане.
• Список на това кои продукти са оборудвани с кой уникален идентификационен код, така че при проблеми с QR кода да бъде бързо ясно кой паспорт е свързан — вижте страницата за уникални идентификационни кодове.
• Документация за момента и начина, по който е създаден всеки паспорт, с какви данни на производител или вносител, така че при по-късна проверка да бъде ясно, че паспортът там не е случайно, а е съзнателно съставен и поддържан.