Jak długo produktpasport musi być dostępny?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Paszport pozostaje dostępny, o ile obowiązuje wymóg

Artykuł 10 rozporządzenia ESPR (rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa, że cyfrowy paszport produktu musi pozostać dostępny, ale dokładny okres obowiązywania dla matrców nie jest określony w samym rozporządzeniu. ESPR jest rozporządzeniem ramowym: konkretne wymogi dla poszczególnych kategorii produktów znajdują się w akcie delegowanym, a dopiero w tym akcie określone zostanie, jak długo paszport matracowy musi pozostać dostępny po sprzedaży. Dla producentów i importerów matrców oznacza to przede wszystkim, że już teraz muszą wziąć pod uwagę, że paszport to nie coś, co się tworzy, a potem można zapomnieć — to obowiązek, który trwa po sprzedaży, na okres, który nie jest jeszcze ustalony, ale prawdopodobnie zostanie określony w akcie delegowanym dla matrców.

Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników oznacza to, że wybór hostingu nie jest zagadnieniem krótkoterminowym. System, który przestaje działać po kilku latach lub którego ciągłość nie jest gwarantowana, nie odpowiada obowiązkowi, który dla każdego produktu może trwać wiele lat.

Dane muszą pozostać aktualne i dostępne, nie tylko „gdzieś

Pozostanie dostępnym to więcej niż tylko „nie wyłączać się w tryb offline". Artykuł 10 określa wymogi dotyczące dostępności danych przez cały okres, w którym paszport musi istnieć. Dla producenta matrców oznacza to, że kod QR na produkcie lub na etykiecie, na której się znajduje, musi pozostać nieuszkodzony i możliwy do zeskanowania — a dane w tle muszą pozostać dostępne, nawet jeśli tymczasem coś zmieni się w produkcie, dostawcy lub prowadzeniu własnej działalności. Co zrobić, jeśli ta etykieta jednak ulegnie uszkodzeniu, opisane jest na stronie dotyczącej co zrobić w przypadku uszkodzenia kodu QR.

Paszport jest również zarejestrowany, niezależnie od tego, gdzie jest hostowany

Artykuł 13 rozporządzenia ESPR reguluje rejestr cyfrowych paszportów produktów: centralne miejsce, w którym rejestruje się (metadane) paszporte. Ta rejestracja przebiega równolegle do wymóg, aby paszport sam w sobie pozostał dostępny. Dla firmy oznacza to, że trzeba monitorować dwie rzeczy: paszport, który musi pozostać dostępny za pośrednictwem kodu QR, i rejestrację, która istnieje obok niego. Co dokładnie musi znaleźć się w tym rejestrze i jak się to wiąże z samym paszportem, wyjaśnione jest na stronie dotyczącej europejskiego rejestru.

Obowiązek przetrwa zmiany w firmie

Ponieważ okres przechowywania (po jego ustaleniu) będzie prawdopodobnie dłuższy niż niektóre zmiany biznesowe, możliwe jest, że paszport matraca musi pozostać dostępny, podczas gdy firma, która go stworzyła, już nie istnieje w obecnej formie — z powodu przejęcia, zamknięcia lub zmiany partnera hostingu. Co się stanie w takim przypadku, gdy firma się zamknie, opisane jest na stronie dotyczącej co się dzieje z paszportem produktu, gdy vaša firma się zamyka.

Gdzie się psuje w praktyce

Partner hostingu jest wybierany ze względu na cenę, a nie na ciągłość. Tania rozwiązanie, które przestaje działać po kilku latach lub zmienia właściciela, stanowi zagrożenie, jeśli obowiązek podstawowy trwa wiele lat. Firmy często odkrywają to dopiero, gdy pojawiła się pierwsza skarga na niedziałający kod QR.

Nie jest przechowywana kopia zapasowa danych źródłowych. Jeśli platforma się zamknie lub połączenie z systemem ERP zaniknie, dane czasami nigdzie indziej nie istnieją. Co warto wziąć pod uwagę, znajduje się na stronie dotyczącej kopii zapasowych danych paszportu.

Kod QR jest naklejany dopiero później na istniejące zapasy, bez prawidłowego rejestrowania łącza do właściwego paszportu. W przypadku matrców, które wurden wyprodukowane przed wejściem obowiązku w życie, jest to realistyczny scenariusz — zobacz wyjaśnienie dotyczące naklejania kodów QR na istniejące zapasy. Jeśli nie zostanie prawidłowo zarejestrowane, który kod należy do którego produktu, dostępność paszportu w praktyce nie może być gwarantowana.

Zakłada się, że jeden paszport wystarczy, chociaż matrac może składać się z wielu części, z których każda ma własne wymogi. Jeśli na przykład materac ma oddzielne pokrowce lub wypełnienie z własnym obowiązkiem paszportu, nie wiadomo, jaki paszport ma jaką żywotność. Sposób ich współpracy opisano na stronie wiele paszportów dla jednego produktu.

Podczas przejęcia lub fuzji zapomina się, że paszporty starej nazwy firmy wciąż istnieją. Nabywca firmy myśli najczęściej tylko o zapasach i bazie klientów, a nie o setkach lub tysiącach cyfrowych paszportów, które muszą gdzieś działać.

Co można udokumentować

• Przegląd, która strona hostingowa zarządza którym paszportem, łącznie z czasem trwania umowy i terminami rozwiązania, aby ciągłość nie zależała od pamięci jednego pracownika.
• Umowa dotycząca kopii zapasowej danych źródłowych, niezależnie od platformy, na której działa paszport — zobacz stronę na temat kopii zapasowych danych paszportu.
• Powiązanie między paszportem a własnym systemem inwentaryzacji lub ERP, aby dane nie były prowadzone podwójnie i łatwiej pozostawały aktualne; więcej na temat na stronie powiązanie z własnym systemem.
• Ustalona procedura określająca, co dzieje się z paszportami w przypadku zamknięcia firmy, przejęcia lub fuzji.
• Lista produktów, które zostały wyposażone w jaki unikalny kod identyfikacyjny, aby w przypadku problemów z kodem QR było szybko wiadomo, jaki paszport do niego należy — zobacz stronę na temat unikalne kody identyfikacyjne.
• Dokumentacja, kiedy i jak został stworzony każdy paszport, z jakimi danymi producenta lub importera, aby podczas późniejszej kontroli było jasne, że paszport tam nie stanął przypadkowo, ale został świadomie zestawiony i utrzymywany.