Kuinka kauan tuotteen digitaalisen passin on oltava saatavilla?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Passi pysyy saatavilla niin kauan kuin velvoite on voimassa

Verordannon (EU) 2024/1781 (ESPR) 10 artikla edellyttää, että digitaalisen tuotepassin on pysyttävä saatavilla, mutta matraasin kohdalla sen tarkka kesto ei ole määritelty itse verordannossa. ESPR on puitekehysasetus: kunkin tuoteryhmän konkreettiset vaatimukset määritellään delegoidussa säädöksessä, ja vasta siinä määritetään, kuinka kauan matraassipassin on oltava saatavilla myynnin jälkeen. Matraasin valmistajille ja maahantuojille tämä merkitsee ennen kaikkea sitä, että jo nyt on varauduttava siihen, ettei passistä ole kyse, jota valmistaa ja jota sen jälkeen voi unohtaa — se on velvoite, joka jatkuu myynnin jälkeen määrittelemättömäksi ajaksi, mutta todennäköisesti määritellään matraasseja koskevan delegoidun säädöksen yhteydessä.

10–100 työntekijän yritykselle tämä merkitsee sitä, että hostingratkaisu ei ole lyhyen aikavälin valinta. Järjestelmä, joka lakkauttaa toimintansa muutaman vuoden kuluttua tai jonka jatkuvuus ei ole taattu, ei sovi yhteen velvoitteeseen, joka voi kestää tuotekohtaisesti useita vuosia.

Tietojen on pysyttävä ajan tasalla ja saatavilla, ei vain "jonnekin tallennettuina"

Saatavilla pysyminen on enemmän kuin vain "ei mennä offline-tilaan". Artikla 10 asettaa vaatimuksia tietojen saatavuudelle koko siltä ajalta, kun passilla on oltava olemassaolo. Matraassin valmistajalle tämä merkitsee sitä, että tuotteessa oleva QR-koodi tai sen sisältävä merkintä on oltava ehjä ja skannattavissa — ja että sen taustalla olevat tiedot on oltava saavutettavissa myös, jos tuote, toimittaja tai oman yrityksen toiminta muuttuu välillä. Ohjeita siitä, mitä tehdä, jos merkintä silti vaurioituu, on kuvattu sivulla mitä tehdä, jos QR-koodi vaurioituu.

Passille on myös rekisteröintiä, riippumatta siitä, missä se isännöidään

ESPR:n 13 artikla säätää digitaalisten tuotepassien rekisteristä: keskuspaikasta, jossa passeista tallennetaan (metatietoja). Rekisteröinti tapahtuu rinnakkain sen vaatimuksen kanssa, että passistä itsestään on oltava saatavilla QR-koodin kautta. Yritykselle tämä merkitsee sitä, että on pidettävä silmällä kahta asiaa: passia, jonka on oltava saatavilla QR-koodin kautta, ja rekisteröintiä, joka on sen lisäksi olemassa. Mitä tarkoin ottaen on tuotava rekisteriin ja miten se liittyy itse passiin, on selitetty sivulla Euroopan rekisteri.

Velvoite säilyy yrityksen muutosten yli

Koska säilytysaika (kun se vahvistetaan) on todennäköisesti pitempi kuin eräät yrityksen muutokset, on mahdollista, että matraassipassia on oltava saatavilla vielä silloin, kun sitä luoneen yrityksen nykyinen muoto ei enää ole olemassa — yritysoston, lopettamisen tai hostingpalveluntarjoajan vaihdon seurauksena. Mitä tapahtuu, jos yritys lopettaa toimintansa, on kuvattu sivulla mitä tuotepasille tapahtuu, kun yrityksenne lopettaa.

Missä käytännössä menee pieleen

Hostingpalveluntarjoaja valitaan hinnan, ei jatkuvuuden perusteella. Halpa ratkaisu, joka lopettaa toimintansa muutaman vuoden kuluttua tai vaihtaa omistajaa, on riski, jos taustalla oleva velvoite jatkuu useita vuosia. Yritykset huomaavat tämän usein vasta, kun ensimmäinen valitus tulee ei-toimivasta QR-koodista.

Lähdetiedoista ei pidetä varmuuskopiota. Jos alusta lopettaa toimintansa tai yhteys ERP-järjestelmään katkeaa, tieto ei joskus ole enää muualla saatavilla. Mitä asiaan liittyen on hyvä pohtia, on kuvattu sivulla passitieto jen varmuuskopiointi.

QR-koodi liitetään olemassa olevaan varastoon vasta jälkikäteen ilman, että linkkiä oikeaan passiin on asianmukaisesti dokumentoitu. Matrasseille, jotka oli tuotettu ennen velvoitteen voimaantuloa, tämä on realistinen skenaario — katso lisäselitystä QR-koodien liittäminen olemassa olevaan varastoon. Jos ei dokumentoida selvästi, mikä koodi kuuluu mihin tuotteeseen, passiin pääsyn saatavuutta ei voida käytännössä taata.

Oletetaan, että yksi passistä riittää, vaikka matras voi koostua useista osista, joilla on omat vaatimuksensa. Jos esimerkiksi patjalla on erillinen päällinen tai täyttö, jolla on oma pasaporttisitoumus, on epäselvää, mikä pasaportti koskee mitä käyttöikää. Miten se toimii yhdessä, on kuvattu sivulla useita pasaportteja yhdelle tuotteelle.

Yrityksen hankinnan tai sulautumisen yhteydessä unohdetaan, että vanhan yrityksen nimen pasaportit ovat olemassa. Yrityksen ostaja ajattelee usein vain varastoa ja asiakaskuntaa, ei satojen tai tuhansien digitaalisten pasaporttien jatkuvaa toimintaa jonkin verran.

Mitä voitte kirjata

• Yleiskatsaus siitä, mikä hosting-osapuoli hallinnoi mitä pasaporttia, mukaan lukien sopimuksen kesto ja irtisanomisajat, jotta jatkuvuus ei riipu yhden työntekijän muistista.
• Lähdetietojen varmuuskopiosopimus, erillään alustasta, jolla pasaportti toimii — katso sivu passitieto jen varmuuskopiointi.
• Linkitys pasaportin ja oman varaston tai ERP-järjestelmän välillä, jotta tietoja ei pidetä kahtena ja ne säilyvät helpommin ajan tasalla; lisätietoa sivulla linkitys omaan järjestelmään.
• Dokumentoitu menettely sille, mitä pasaportille tapahtuu liiketoiminnan päättyessä, hankinnan tai sulautumisen yhteydessä.
• Luettelo tuotteista, jotka on varustettu ainutlaatuisella tunnistenumerolla, jotta QR-koodin ongelmien sattuessa on nopeasti selvää, mikä pasaportti siihen liittyy — katso sivu ainutlaatuiset tunnistenumerot.
• Dokumentaatio siitä, milloin ja miten kukin pasaportti luotiin, millä valmistajan tai maahantuojan tiedoilla, jotta myöhemmässä tarkastuksessa on selvää, että pasaportti ei ole sattumalta paikalla vaan se on tietoisesti koottu ja ylläpidetty.