Er jeg importør eller producent ifølge ESPR?

Hvad du konkret skal gøre

ESPR'en gør en skarp skelnen mellem producenten og importøren af en madras, og denne skelnen bestemmer, hvilket artikel der er applicable: artikel 27 for producenter, artikel 29 for importører. Hvem der har hvilken rolle, kan normalt hurtigt bestemmes ved hjælp af ét enkelt spørgsmål: hvor produceres den madras, der sælges? Hvis madrassen produceres inden for EU — af virksomheden selv eller i hendes opdrag — er der tale om producentrolle. Hvis madrassen fremstilles uden for EU og bringes ind i EU af virksomheden selv, er der tale om importørrolle. Praksis er ofte mindre entydig end dette spørgsmål antyder, især for virksomheder, der både producerer selv og køber fra parter uden for EU.

Hvad der forventes af dig

Som producent: ansvar for indholdet af passet

Artikel 27 i ESPR lægger ansvaret for rigtighed og fuldstændighed af det digitale produktpas hos producenten. For en madrasproducent med 10 til 100 ansatte betyder det, at tekniske data om materialer, sammensætning og oprindelse skal være tilgængelige internt og kunne overføres til den part, der samler passet. Det kræver et fast kontaktpunkt i virksomheden — ofte en person fra kvalitet eller produktudvikling — som ved, hvilken skumtype, hvilken fyldning og hvilken beklædning der sidder i en bestemt model, og som kan dokumentere det over for den part, der udarbejder og hoster passet.

Som producent: sikre at passet er til stede, før produktet kommer på markedet

Forpligtelsen strækker sig til tidspunktet for markedsføring: passet skal være til stede, før madrassen sælges, ikke tilføjet efterfølgende. For en virksomhed, der arbejder med sengspecialforretninger, betyder det, at planlægningen af en ny kollektion skal tage højde for den tid, der er nødvendig for at samle passet og knytte det til QR-datakøretøjet på madrassen.

Som importør: kontrollere, at producenten har gjort sin del

Artikel 29 i ESPR lægger importøren en kontrolerende rolle på. Den, der bringer madrasser fra en producent uden for EU på det europæiske marked, skal kontrollere, om der er et gyldigt produktpas, og ikke bare antage, at det er i orden. Det er en anden forpligtelse end producentens: importøren sammensætter ikke selv indholdet af passet, men skal dog kunne vise, at det er kontrolleret, om passet er til stede og korrekt tilsluttet. For en importørvirksomhed betyder det i praksis, at der for hver ny leverandør eller hver ny model anmodes om bevis for passet, før første forsendelse kommer ind i EU.

Som importør: tilføje egne data, hvor det er nødvendigt

Ud over den kontrolerende rolle kan der for importøren opstå en yderligere forpligtelse til at gøre egne virksomhedsdata — såsom navn og kontaktoplysninger — kendte i forbindelse med produktet. Dette er en anden forpligtelse end sammensætningen af passets tekniske indhold, som forbliver hos producenten. Spørgsmålet hvem er ansvarlig for produktpasset for madrasser? går dybere ind på, hvordan ansvaret fordeles mellem parterne.

Hvor det går galt i praksis

En virksomhed køber madrasser fra en fabrik i Tyrkiet eller Kina og sælger dem under eget mærkenavn i Nederland. Det antages, at rollen som "almindelig" sælger er tilstrækkelig, hvorimod der faktisk er tale om importørrolle, så snart virksomheden selv bringer produkterne ind i EU.

Et andet scenarie: en dansk producent lader en del af produktionen udføre af en tredjepart uden for EU, men forbliver selv ansvarlig for design og receptur. Her opstår der uklarhed om, hvem der faktisk er producenten i henhold til ESPR — virksomheden, der fører mærket, eller den part, der fysisk producerer madrassen. Denne situation bliver nærmere udarbejdet ved spørgsmålet hvem er ansvarlig for passet, hvis jeg får madrasser fremstillet under mit eget brand.

En tredje situation opstår hos virksomheder, der får madrasser produceret under eget mærke af en ekstern producent, og som går ud fra, at producenten automatisk overtager alle ESPR-forpligtelser. Det er ikke uden videre tilfældet; fordelingen af forpligtelser afhænger af kontraktlige aftaler og af, hvem der faktisk betragtes som producent. Se herom salg under eget mærke — hvilke forpligtelser har jeg?

En fjerde situation: en importør modtager fra producenten uden for EU en QR-kode eller paspoort, men kontrollerer ikke, om indholdet faktisk stemmer overens med det leverede produkt. Ved en senere kontrol viser det sig, at forbindelsen mellem paspoort og fysisk produkt ikke stemmer overens, mens importøren gik ud fra, at dette "var fabrikens ansvar".

En femte situation optræder hos virksomheder, der både selv producerer og importerer, afhængigt af modellen eller kollektionen. Uden et internt overblik over, hvilken rolle der hører til hvilket produkt, opstår der risiko for, at forpligtelserne i artikel 27 gælder for den ene madras og forpligtelserne i artikel 29 for den anden, uden at denne forskel er dokumenteret noget sted.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik pr. produktlinje eller model over, hvor produktionen finder sted, således at det er klart, hvilken rolle — producent eller importør — der gælder.
• Kontraktlige aftaler med den eksterne producent eller fabrikant om, hvem der leverer de tekniske data til pasportet, og hvem der garanterer rigtigheden af disse data.
• En fast internt proces for kontrol af tilstedeværelsen og indholdet af et produktpaspoort ved hver ny levering udefra EU, herunder hvem inden for virksomheden, der udfører denne kontrol.
• Et dossier pr. model med de underliggende materialdata, således at ved en ændring i skum eller fyld er det klart, hvilke data der skal tilpasses — se også skal jeg opdatere produktpasset, hvis jeg ændrer skummet eller fyldningen
• Kontaktoplysninger og kontaktpunkter hos producenten uden for EU, i tilfælde af at yderligere dokumentation af pasportdata er nødvendig; relevant ved spørgsmålet min producent sidder uden for EU — hvem ordner produktpasset så?
• Skabeloner for intern ansvarsfordeling, således at ved personaleskifte forbliver det klart, hvem inden for virksomheden, der udfører hvilken rolle i processen omkring produktpasset.