Olenko maahantuoja tai valmistaja ESPR:n mukaan?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

ESPR tekee selvän erottelun patjanvalmistajan ja patjan maahantuojan välillä, ja tämä erottelu määrittää, mikä artikla on sovellettava: artikla 27 valmistajille, artikla 29 maahantuojille. Kenen rooli on kyseessä, voidaan yleensä määrittää nopeasti yhden yksinkertaisen kysymyksen avulla: missä valmistetaan myytävä patja? Valmistetaanko patja EU:n sisällä — yrityksen omassa toiminnassa tai tilauksesta — kyseessä on valmistajuus. Valmistetaanko patja EU:n ulkopuolella ja tuodaanko se yrityksen toimesta EU:hun, kyseessä on maahantuojuus. Käytännössä tilanne on usein epäselvempi kuin kysymys antaa ymmärtää, etenkin yrityksissä, jotka sekä valmistavat itse että hankkivat tuotteita EU:n ulkopuolella olevilta toimittajilta.

Mitä sinulta odotetaan

Valmistajana: vastuu tuotepassin sisällöstä

ESPR:n artikla 27 asettaa valmistajalle vastuun digitaalisen tuotepassin oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. 10–100 työntekijää työllistävälle patjanvalmistajalle tämä tarkoittaa, että tekniset tiedot materiaaleista, koostumuksesta ja alkuperästä on oltava saatavilla sisäisesti ja siirrettävissä osapuolelle, joka kokoaa tuotepassin. Tämä edellyttää nimettyä yhteyshenkilöä yrityksessä — usein joku laadun tai tuotekehityksen puolelta — joka tietää, millainen vaahto, millainen täyte ja millainen päällinen tietyssä mallissa on, ja pystyy perustelemaan sen tuotepassin kokoavalle ja isännöivälle osapuolelle.

Valmistajana: varmistaa, että tuotepassi on olemassa ennen tuotteen markkinoille saattamista

Velvoite ulottuu markkinoille saattamishetkeen: tuotepassin on oltava olemassa ennen patjan myyntiä, ei jälkikäteen lisätty. Sänkyjen erityisliikkeissä toimivalle yritykselle tämä tarkoittaa, että uuden kokoelman suunnittelu on otettava huomioon aika, joka tarvitaan tuotepassin kokoamiseen ja QR-tietoliikenteen kytkemiseen patjaan.

Maahantuojana: tarkistaa, ovatko valmistajat suorittaneet osuutensa

ESPR:n artikla 29 asettaa maahantuojalle valvontaroolin. Joka saattaa patjoja EU:n ulkopuolella olevilta valmistajilta Euroopan markkinoille, on tarkistettava, onko voimassa oleva tuotepassi olemassa, eikä ole yksinkertaisesti oletettava, että asia on kunnossa. Se on eri velvoite kuin valmistajalla: maahantuoja ei laadi itse tuotepassin sisältöä, mutta hänen on voitava osoittaa, että tuotepassin olemassaolo ja oikea kytkentä on tarkistettu. Maahantuojalle tämä käytännössä tarkoittaa, että jokaiselta uudelta toimittajalta tai jokaiselle uudelle mallille pyydetään todiste tuotepassista ennen ensimmäisen lähetyksen saapumista EU:hun.

Maahantuojana: lisätä omat tiedot tarvittaessa

Valvontaroolin lisäksi maahantuojalle voi aiheutua lisävelvoite ilmoittaa omat yritystietonsa — kuten yrityksen nimi ja yhteystiedot — tuotteeseen liittyen. Tämä on eri velvoite kuin tuotepassin teknisen sisällön kokoaminen, joka jää valmistajalle. Kysymys kuka vastaa patjatarjoukseen liittyvästä tuotepassista? käsittelee syvemmälle, miten vastuu jakaantuu osapuolten kesken.

Missä käytännössä menee pieleen

Yritys ostaa patjoja tehtaalta Turkissa tai Kiinassa ja myy ne omalla tuotenimellään Alankomaissa. Oletetaan, että "tavallisen" myyjän rooli on riittävä, vaikka tosiasiassa kyseessä on maahantuojuus silloin, kun yritys itse saattaa tuotteet EU:hun.

Toinen skenaario: hollantilainen valmistaja antaa osan tuotantosta suoritettavaksi kolmannella osapuolella EU:n ulkopuolella, mutta säilyttää vastuun suunnittelusta ja reseptiikasta. Tässä tilanteessa syntyy epäselvyys siitä, kuka on ESPR:n merkityksessä tosiasiallisesti valmistaja — tuotenimeä käyttävä yritys vai osapuoli, joka fyysisesti valmistaa patjan. Tämä tilanne käsitellään tarkemmin kysymyksessä kuka on vastuussa passista, jos annan patjat valmistaa omalla merkilläni.

Kolmas tilanne syntyy, kun yritykset omalla brändillä valmistettavista matraatseista antavat ulkopuolisen valmistajan tuottaa, ja olettavat, että valmistaja automaattisesti ottaa kaikki ESPR-velvoitteet vastattavakseen. Se ei ole itsestään selvää; velvoitteiden jakautuminen riippuu sopimuksellisista järjestelyistä ja siitä, kuka tosiasiallisesti määritellään valmistajiksi. Katso tästä aiheesta myynti omalla brändillä — mitä velvoitteita minulle tulee?

Neljäs tilanne: tuoja vastaanottaa valmistajalta EU:n ulkopuolelta QR-koodin tai passin, mutta ei tarkista, vastaako sisältö todella toimitettuun tuotteeseen. Myöhemmässä tarkastuksessa käy ilmi, että passin ja fyysisen tuotteen välinen yhteys ei pidä paikkaansa, kun taas tuoja oletti, että tämä "oli tehtaan vastuu".

Viides tilanne koskee yrityksiä, jotka sekä tuottavat itse että tuovat maahan tuotteita mallista tai kokoelmasta riippuen. Ilman sisäistä yleiskatsausta siitä, mikä rooli kuuluu mihinkin tuotteeseen, syntyy riski, että yhdellä matraatsilla sovelletaan artiklan 27 velvoitteita ja toisella artiklan 29 velvoitteita, ilman että tämä ero on missään kirjattu.

Mitä voitte kirjata

• Yleiskatsaus tuotantolinjaa tai mallia kohden siitä, missä tuotanto tapahtuu, jotta on selvästi nähtävissä, mikä rooli — valmistaja tai tuoja — on sovellettavissa.
• Sopimukselliset järjestelyt ulkopuolisen valmistajan tai tuottajan kanssa siitä, kuka toimittaa passin tekniset tiedot ja kuka takaa niiden oikeellisuuden.
• Vakiintunut sisäinen prosessi passin saatavuuden ja sisällön tarkistamiselle jokaisessa EU:n ulkopuolelta saapuvassa uudessa toimituksessa, sekä tieto siitä, kuka yrityksessä suorittaa tarkistuksen.
• Dossier mallia kohden taustalla olevilla materiaalitiedoilla, jotta muutoksessa vaahdossa tai täytteessä on selvää, mitä tietoja on säädettävä — katso myös täytyykö minun päivittää tuotepassi, jos vaihdoin vaahtoa tai täytettä
• Valmistajan yhteystiedot ja yhteyshenkilöt EU:n ulkopuolella, siltä varalta että passin tietojen tarkempi perusteluja tarvitaan; merkittävää vastaukselle minun valmistajani sijaitsee EU:n ulkopuolella — kuka järjestää tuotepassin?
• Pohjat sisäisen vastuunjaon määrittelemiseksi, jotta henkilöstön vaihtuvuuden yhteydessä on selvää, kuka yrityksessä täyttää mitä roolia tuotepassiin liittyvässä prosessissa.