Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß der ESPR?

Was Sie konkret tun müssen

Die ESPR unterscheidet streng zwischen dem Hersteller und dem Einführer einer Matratze, und diese Unterscheidung bestimmt, welcher Artikel anwendbar ist: Artikel 27 für Hersteller, Artikel 29 für Einführer. Wer welche Rolle hat, lässt sich in der Regel schnell durch eine einfache Frage beantworten: Wo wird die Matratze, die verkauft wird, hergestellt? Wird die Matratze in der EU hergestellt — vom eigenen Unternehmen oder in Auftrag — handelt es sich um eine Herstellerschaft. Wird die Matratze außerhalb der EU hergestellt und vom eigenen Unternehmen in die EU gebracht, handelt es sich um eine Einführerschaft. Die Praxis ist oft weniger eindeutig als diese Frage vermuten lässt, besonders bei Unternehmen, die sowohl selbst produzieren als auch bei Parteien außerhalb der EU einkaufen.

Was von Ihnen erwartet wird

Als Hersteller: Verantwortung für den Inhalt des Produktpasses

Artikel 27 der ESPR legt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des digitalen Produktpasses beim Hersteller. Für einen Matratzenhersteller mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die technischen Daten über Materialien, Zusammensetzung und Herkunft intern verfügbar sein müssen und an die Partei übertragen werden können, die den Produktpass zusammenstellt. Dies erfordert einen festen Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens — häufig jemanden aus Qualität oder Produktentwicklung — der weiß, welche Schaumstoffart, welche Füllung und welcher Bezug in einem bestimmten Modell enthalten sind, und der das gegenüber der Partei, die den Produktpass erstellt und hostet, nachweisen kann.

Als Hersteller: Dafür sorgen, dass der Produktpass vorhanden ist, bevor das Produkt auf den Markt kommt

Die Verpflichtung erstreckt sich bis zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens: Der Produktpass muss vorhanden sein, bevor die Matratze verkauft wird, nicht nachträglich hinzugefügt. Für ein Unternehmen, das mit Fachbettenfachgeschäften arbeitet, bedeutet dies, dass die Planung einer neuen Kollektion die Zeit berücksichtigen muss, die erforderlich ist, um den Produktpass zusammenzustellen und an den QR-Datenträger auf der Matratze zu koppeln.

Als Einführer: Überprüfen, ob der Hersteller seinen Teil erledigt hat

Artikel 29 der ESPR erteilt dem Einführer eine Kontrollaufgabe. Wer Matratzen eines Herstellers außerhalb der EU auf den europäischen Markt bringt, muss überprüfen, ob ein gültiger Produktpass vorhanden ist, und darf nicht einfach davon ausgehen, dass dies in Ordnung ist. Dies ist eine andere Verpflichtung als die des Herstellers: Der Einführer stellt den Inhalt des Produktpasses nicht selbst zusammen, muss aber nachweisen können, dass überprüft wurde, ob der Produktpass vorhanden und korrekt gekoppelt ist. Für ein einführendes Unternehmen bedeutet dies in der Praxis, dass bei jedem neuen Lieferanten oder jedem neuen Modell der Nachweis des Produktpasses angefordert wird, bevor die erste Sendung in die EU kommt.

Als Einführer: Eigene Daten hinzufügen, soweit erforderlich

Neben der Kontrollaufgabe kann für den Einführer eine zusätzliche Verpflichtung entstehen, eigene Unternehmensdaten — wie Name und Kontaktdaten — im Zusammenhang mit dem Produkt kenntlich zu machen. Dies ist eine andere Verpflichtung als die Zusammenstellung des technischen Inhalts des Produktpasses, der beim Hersteller verbleibt. Die Frage wer ist verantwortlich für den Produktpass von Matratzen? geht näher darauf ein, wie diese Verantwortung zwischen Parteien verteilt ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Unternehmen kauft Matratzen von einer Fabrik in der Türkei oder China ein und verkauft diese unter dem eigenen Markennamen in den Niederlanden. Es wird davon ausgegangen, dass die Rolle des "gewöhnlichen" Verkäufers ausreichend ist, während es sich tatsächlich um eine Einführerschaft handelt, sobald das Unternehmen selbst die Produkte in die EU bringt.

Ein anderes Szenario: Ein niederländischer Hersteller lässt einen Teil der Produktion von einer dritten Partei außerhalb der EU ausführen, bleibt aber selbst für Entwurf und Rezeptur verantwortlich. Hier entsteht Unklarheit darüber, wer im Sinne der ESPR tatsächlich der Hersteller ist — das Unternehmen, das die Marke trägt, oder die Partei, die die Matratze physisch herstellt. Diese Situation wird bei der Frage näher erläutert wer ist verantwortlich für den Pass, wenn ich Matratzen unter meiner eigenen Marke anfertigen lasse.

Eine dritte Situation tritt bei Unternehmen auf, die Matratzen unter Eigenmarke von einem externen Hersteller produzieren lassen und davon ausgehen, dass der Hersteller automatisch alle ESPR-Verpflichtungen übernimmt. Das ist nicht selbstverständlich; die Verteilung der Verpflichtungen hängt von den vertraglichen Vereinbarungen und davon ab, wer tatsächlich als Hersteller eingestuft wird. Siehe hierzu Verkauf unter Eigenmarke — welche Verpflichtungen habe ich?

Eine vierte Situation: Ein Importeur erhält vom Hersteller außerhalb der EU einen QR-Code oder ein Passdatenblatt, überprüft aber nicht, ob der Inhalt tatsächlich mit dem gelieferten Produkt übereinstimmt. Bei einer späteren Kontrolle stellt sich heraus, dass die Verknüpfung zwischen Passdatenblatt und physischem Produkt nicht stimmt, während der Importeur davon ausging, dass dies "die Verantwortung der Fabrik" war.

Eine fünfte Situation stellt sich bei Unternehmen, die sowohl selbst produzieren als auch importieren, je nach Modell oder Kollektion. Ohne eine interne Übersicht, welche Rolle bei welchem Produkt zutrifft, besteht das Risiko, dass für eine Matratze die Verpflichtungen von Artikel 27 gelten und für eine andere die von Artikel 29, ohne dass dieser Unterschied irgendwo dokumentiert ist.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht pro Produktlinie oder Modell, wo die Produktion stattfindet, damit klar ist, welche Rolle — Hersteller oder Importeur — anwendbar ist.
• Vertragliche Vereinbarungen mit dem externen Hersteller oder Produzenten darüber, wer die technischen Daten für das Passdatenblatt liefert und wer deren Richtigkeit gewährleistet.
• Ein festes internes Verfahren zur Überprüfung des Vorhandenseins und des Inhalts eines Produktpassdatenblatts bei jeder neuen Lieferung von außerhalb der EU, einschließlich der Information, wer im Unternehmen diese Überprüfung durchführt.
• Ein Dossier pro Modell mit den zugrunde liegenden Materialangaben, damit bei einer Änderung von Schaum oder Füllung klar ist, welche Daten angepasst werden müssen — siehe auch muss ich den Produktpass anpassen, wenn ich den Schaum oder die Füllung ändere
• Kontaktdaten und Ansprechpartner des Herstellers außerhalb der EU für den Fall, dass weitere Begründung von Passdatenblattangaben erforderlich ist; relevant bei der Frage mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktpassdatenblatt dann?
• Vorlagen für interne Verantwortungsteilung, damit bei Personalwechseln klar bleibt, wer im Unternehmen welche Rolle im Prozess rund um das Produktpassdatenblatt erfüllt.