kan jeg aftale en NDA med min leverandør om dataene til passet

Ja, en NDA og produktpasportet er uafhængige af hinanden

En fortrolighedserklæring kan anmodes fra en leverandør, og intet i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) forhindrer det. En NDA regulerer forholdet mellem to parter: hvem der får hvilken information, og hvad der må og ikke må ske med den. ESPR regulerer noget helt tredje, nemlig hvilke data der til sidst skal stå i produktpasportet for en madras, og at disse data er tilgængelige for dem, der ifølge reglerne har ret til det. Det er to forskellige lag: aftalen mellem køber og leverandør om fortrolighed, og forpligtelsen, der hviler på selve produktet, om at videregive bestemt information. En NDA kan indrette det første lag, men kan ikke suspendere det andet lag.

Hvad en NDA regulerer og hvad den ikke gør

En fortrolighedserklæring kan fastlægge, at en leverandør ikke må dele tekniske tegninger, skumreceptur eller leverandørnavne med tredjeparter, og at en køber ikke videregiver samme information til konkurrenter. Det er præcis, hvad en NDA er til for: beskyttelse af forretningsfølsom information mellem to handelspartnere. Hvad en NDA ikke er til, og heller ikke kan bruges til, er at begrænse de data, der til sidst kommer i produktpasportet. Artikel 10 i ESPR beskriver, hvilke produktoplysninger der skal være tilgængelige via pasportet, og denne forpligtelse gælder produktet, ikke den enkelte leverandør, der tilfældigvis er bundet af en fortrolighedsaftale. En leverandør kan således aftale med en fabrikant, at bestemt bagvedliggende forretningsinformation ikke bliver delt med verden, men det fritager ingen fra forpligtelsen til at levere de data, som pasportet kræver, til den part, der sammenstiller pasportet. Denne forskel mellem "fortroligt over for tredjeparter" og "forpligtet for pasportet" er præcis det, en skræddersyet NDA skal tage højde for: formuleret for bredt, og den hindrer utilsigtet leveringen af pasportdata; formuleret for specifikt, og den beskytter intet.

Ingen fast dato endnu, men en fast rollefordeling

Hvornår produktpasportet for madrasser bliver obligatorisk, er endnu ikke fastsat — det følger af en delegeret retsakt, som endnu ikke foreligger for denne produktgruppe. Hvad der allerede er fastsat, uafhængigt af den dato, er rollefordeling i værdikæden, som artikel 38 i ESPR beskriver for aktører som leverandører af komponenter, og artikel 29 for importører, der bringer produkter fra uden for EU på markedet. Disse artikler fastlægger, hvem der skal kunne levere hvilken information, uafhængigt af hvornår forpligtelsen for madrasser træder i kraft. En NDA, der indgås nu med en leverandør, kan derfor uden videre forberedes dertil, selvom den præcise forpligtelsesdato endnu ikke kendes. Mere om denne dato findes på siden om hvornår pasportet bliver obligatorisk, og baggrunden for, hvordan sådan en delegeret retsakt fremkommer, forklares på forklaringen om delegerede retsakter.

Sådan håndteres det i praksis

Den, der vil aftale en NDA med en leverandør af madrasprodukter, begynder med at adskille to lister: hvilke data er nødvendige for produktpasportet, og hvilken øvrig forretningsinformation udveksles ellers mellem parterne. Kun den anden kategori hører hjemme i fortrolighedserklæringen; den første kategori skal tværtimod forblive garanteret tilgængelig, selv hvis det kommercielle forhold ændres på et tidspunkt. Et praktisk skridt er først at få klart for sig, hvilke data der faktisk er nødvendige — en oversigt over, hvad der bliver anmodet om fra leverandøren hjælper til at få det skema skarpt, før NDA-teksten udarbejdes. Derefter er det klogt ikke at lade NDA'en stå alene fra indkøbskontrakten, men at få de to til at passe sammen: indkøbskontrakten fastlægger, at pasportdataene leveres, og NDA'en fastlægger, hvordan fortrolig information ellers håndteres. Hvordan denne levering af pasportdata kontraktligt fastlægges, beskrives på siden om aftaler i indkøbskontrakten. En NDA kan sagtens eksistere ved siden af det, så længe han ikke ved et uheld afskærmer de samme data, som kontrakten netop pålægger. Ved tvivl om den præcise grænse mellem "fortrolig" og "pasportpligtig" er det tilrådeligt at navngive denne grænse eksplicit i NDA-teksten i stedet for at stole på en generel fortrolighedsklausul, som viser sig at være åben for diskussion efterfølgende.

Hvor det står: artikel 10, 38 og 29 i ESPR

Forpligtelsen til at stille produktinformation til rådighed via pasportet følger af artikel 10 i ESPR. Rollen for leverandører af dele og materialer inden for forsyningskæden beskrives i artikel 38, og de supplerende forpligtelser for importører, der bringer produkter fra uden for EU på markedet, står i artikel 29. Ingen af disse artikler regulerer fortrolighedsaftaler mellem private parter; disse forbliver en civil ret mellem køber og leverandør, med den bemærkning, at en sådan aftale ikke kan kontraktmæssigt eliminere den lovpligtige leveringsforpligtelse.

Den, der går i gang med dette, gør klogt i først at få listen over nødvendige pasportdata fuldendt, diskutere denne liste med leverandøren, og først derefter udarbejde NDA-teksten, så den passer præcist til, hvad der falder ind under og ikke falder ind under fortrolighed.