kan jag träffa en sekretessavtal med min leverantör om uppgifterna för passet

Ja, ett sekretessavtal och produktpasset är skilda från varandra

Ett sekretessavtal kan efterfrågas från en leverantör, och ingenting i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) hindrar det. Ett sekretessavtal reglerar relationen mellan två parter: vilken information som var och en får, och vad som får och inte får göras med den. ESPR reglerar något annat, nämligen vilka uppgifter som slutligen måste finnas i produktpasset för en madrass och att dessa uppgifter är tillgängliga för den som enligt reglerna har rätt till dem. Det är två olika nivåer: överenskommelsen mellan köparen och leverantören om sekretess, och förpliktelsen som vilar på själva produkten att lämna vissa uppgifter vidare. Ett sekretessavtal kan ordna den första nivån, men kan inte sätta ur kraft den andra nivån.

Vad ett sekretessavtal reglerar och vad det inte gör

Ett sekretessavtal kan fastslå att en leverantör inte får dela tekniska ritningar, skumreceptur eller leverantörsnamn med tredje parter, och att en köpare inte weitergefährt samma information till konkurrenter. Det är precis vad ett sekretessavtal är avsett för: skydd för affärskänslig information mellan två handelspartner. Vad ett sekretessavtal inte är avsett för, och inte heller kan användas för, är att begränsa uppgifterna som slutligen hamnar i produktpasset. Artikel 10 i ESPR beskriver vilken produktinformation som måste vara tillgänglig via passet, och denna förpliktelse gäller produkten, inte den enskilda leverantören som råkar vara bunden av ett sekretessavtal. En leverantör kan därför komma överens med en tillverkare om att viss underliggande affärsinformation inte delges världen, men det befriar ingen från förpliktelsen att leverera de uppgifter som passet kräver till den part som sammanställer passet. Denna skillnad mellan "konfidentiell för tredje parter" och "obligatorisk för passet" är precis vad ett anpassat sekretessavtal måste behandla: formulerat för brett, och det hindrar oavsiktligt leveransen av passuppgifter; formulerat för snävt, och det skyddar ingenting.

Ingen fast datum ännu, men en fast rollfördelning är redan på plats

När produktpasset för madrasser blir obligatoriskt är ännu okänt — det följer av en delegerad handling som ännu inte finns för denna produktgrupp. Vad som redan är fastställt, oberoende av detta datum, är rollfördelningen i försörjningskedjan som artikel 38 i ESPR beskriver för aktörer såsom leverantörer av komponenter, och artikel 29 för importörer som för in produkter från utanför EU på marknaden. Dessa artiklar fastslår vem som måste kunna tillhandahålla vilken information, oberoende av när förpliktelsen för madrasser träder i kraft. Ett sekretessavtal som slutas nu med en leverantör kan därför mycket väl förbereds för detta, även om det exakta förplichtningsdatumet ännu inte är känt. Mer om detta datum finns på sidan om när passet blir obligatoriskt, och bakgrunden till hur en sådan delegerad handling kommer till stånd finns på förklaringen om delegerade handelingar.

Hur man hanterar detta i praktiken

Den som vill komma överens om ett sekretessavtal med en leverantör av madrass-komponenter börjar med att skilja två listor åt: vilka uppgifter behövs för produktpasset, och vilken övrig affärsinformation utväxlas mellan parterna. Endast den andra kategorin bör omfattas av sekretessavtalet; den första kategorin måste tvärtom förbli tillgänglig, även om den kommersiella relationen någon gång förändras. Ett praktiskt steg är att först få klarhet i vilka uppgifter som faktiskt behövs — en översikt över vad som efterfrågas från leverantören hjälper till att göra den där listan skarp innan NDA-texten utarbetas. Efter det är det klokt att inte låta NDA:n stå separat från inköpskontraktet, utan låta de två ansluta till varandra: inköpskontraktet reglerar att paspoportsuppgifterna levereras, NDA:n reglerar hur man därför hanterar konfidentiell information. Hur den leveransen av paspoportsuppgifter avtalsmes fastställs är utarbetad på sidan om avtalsregler i inköpskontraktet. Ett NDA kan mycket väl existera där vid sidan av, så länge det inte av misstag täcker samma uppgifter som kontraktet faktiskt kräver. Vid osäkerhet om den exakta gränsen mellan "konfidentiell" och "passortsansvar" är det lämpligt att uttryckligen namnge denna gräns i NDA-texten, istället för att förlita sig på en allmän sekretessklausul som senare visar sig vara föremål för diskussion.

Var det står: artikel 10, 38 och 29 i ESPR

Skyldigheten att göra produktinformation tillgänglig via passet följer av artikel 10 i ESPR. Rollen för leverantörer av komponenter och material inom leverantörskedjan beskrivs i artikel 38, och de ytterligare skyldigheter för importörer som marknadsför produkter från utanför EU anges i artikel 29. Ingen av dessa artiklar reglerar sekretessavtal mellan privata parter; dessa förblir en civilrättslig angelägenhet mellan köpare och leverantör, med anmärkningen att ett sådant avtal inte kan kontraktuera bort den lagstadgade leveranskravet.

Den som börjar med detta gör klokt i att först få kompletta listan över nödvändiga paspoportsuppgifter, diskutera den listan med leverantören, och först därefter utarbeta NDA-texten så att den exakt ansluter till vad som faller under sekretess och vad som inte gör det.